एक्सल 2002 का परिचय एवं प्रयोग:-

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एक्सल 2002 का परिचय एवं प्रयोग
माइक्रोसाॅफ्ट एक्सल 2002 आॅफिस ग्च् का एक उपयोगी सहायक एप्लीकेशन है। जहां वर्ड 2002 एक वर्ड-प्रोसेसर है, वही एक्सल 2002 एक स्प्रेडशीट है। कम्पयूटर एक इलैक्ट्राॅनिक डिवाइस है, अतः इस पर प्रदर्शित होने वाली शीट को इलेक्ट्राॅनिक शीट कहा जाता है। एक्सल 2002 में म्समबजतवदपब ैचतमंकेीममजए क्ंजंइंेम और ग्राफिक्स का प्रयोग अत्यन्त सरल एवं प्रभावशाली ढंग से किया जा सकता है।
एक्सल 2002 में हमें एक अत्यन्त विशाल स्प्रडशीट उपलब्ध होती है, जिसमें प्रत्येक खाने अर्थात् सैल ;ब्मससद्ध में एक डाटा इनपुट कर सकते हैं और वे सभी कार्य कर सकते हैं जो डाॅस के वातावरण में कार्य करने वाले साॅफ्टवेयर लोट्स द्वारा किए जा सकते है। इसे हम लोट्स का विस्तृत, सुविधाजनक एवं समृ़़द्ध संस्करण भी कह सकते है। एक्सल 2002 की स्प्रेडशीट में माउस का प्रयोग सम्भव होने से इसमें फाॅरमेटि।ग का कार्य अत्यन्त सरलता से किया जा सकता है।
एक्सल 2002 को लोड करना
विन्डोज के स्टार्ट मेन्यू के उप-मेन्यू च्तवहतंउे में निम्नांकित चित्र की भांति माइक्रोसाॅफ्ट एक्सल भी स्थित होता है। इस पर माउ प्वाॅइन्टर लाकर क्लिक करके माइक्रोसाॅफ्ट एक्सल 2002 को लोड किया जा सकता है।
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एक्सल 2002 को आॅफिस 2002 की शाॅर्टकटबार पर दिए गए टूल आइकन छमू व्ििपबम क्वबनउमदज पर क्लिक करने पर निम्नांकित चित्र की भांति प्रदर्शित होने वाले छमू व्ििपबम क्वबनउमदज डायलाॅग बाॅक्स में से ठसंदा ॅवताइववा को चुनकर पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करके भी लोड किया जा सकता है।
एक्सल 2002 प्रोग्राम के लोड होने पर निम्नांकित चित्र की भांति एक्सल 2002 की एप्लीकेशन विन्डो का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर होता है
एक्सल 2002 के बारे में अन्य जानकारी प्राप्त करने से पहले हम इस एप्लीकेशन विन्डो के विभिन्न भागो के बारे में जानकारी प्राप्त करते है।
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हम एक्सल 2002 को आॅफिस शाॅर्टकट बार पर प्रदर्शित होने वाले म्गबमस के टूल आइकन पर क्लिक करके भी लोड कर सकते है।
एक्सल 2002 की स्क्रीन के भाग
एक्सल 2002 के लोड होने पर माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होने वाली एक्सल की विन्डो के मुख्य भागो का वर्णन निम्नानुसार है
स्पे्रड शीट या वर्कशीट ;ैचतमकेीममज वत ॅवतोीममजद्ध
यह एक्सल 2002 की विन्डो का मुख्य एवं सबसे बड़ा भाग है। स्प्रेडशीट ;ैचतमकेीममजद्ध को आम बोलचाल की भाषा में वर्कशीट ;ॅवतोीममजद्ध भी कहा जाता है। एक्सल 2002 का यह कार्यकारी क्षेत्र ;ॅवतापदह ैचंबमद्ध होता है। इस स्प्रेडशीट की संरचना अत्यन्त विशाल ग्राफ पेपर के समान होती है, जिसे पंक्तियो ;त्वूेद्ध एवं स्तम्भो अर्थात् काॅलम्स ;ब्वसनउदेद्ध में विभाजित किया गया हो। चूंकि स्प्रडशीट का आकार बहुत बड़ा होता है, अतः पूरी स्प्रेडशीट को एक साथ माॅनीटर स्क्रीन पर नही देख जा सकता , परन्तु इसका ऊपरी बायां कोना पर प्रदर्शित होता है, जहां से हम अपना डाटा इनपुट करना आरम्भी कर सकते है।
इस स्प्रेडशीट अथवा वर्कशीट के । से प् (आई) तक कुल 9 काॅलम्स एवं 1 से 27 कुल 27 पंक्तियो ;त्वूेद्ध प्रदर्शित होती है। एक्सल 2002 की सम्पूर्ण स्प्रेडशीट अथवा वर्कशीट में कुल 256 काॅलम्स होते हैं, जिन्हें ।एठएब्३ण्णर्् ए ।।एठठए ठब्३३ प्ट के रूप में नाम दिए जाते है, ये नाम काॅलम्स के लेबल कहलाते है। इसी प्रकार सम्पूर्ण स्प्रडशीट अथवा वर्कशीट में ऊपर से नीचे कुल 65536 पंक्तियां ;त्वूेद्ध होती है, जिन्हे 1,2,3 …… आदि संख्याओ के आधार पर लेबल दिया होता है। इस प्रकार एक्सल 2002 की सम्पूर्ण स्प्रडशीट में 256 ग 65536 त्र 16777216 खाने होते है। वर्कशीट के इस खाने को सैल ;ब्मससद्ध कहा जाता है अर्थात् एक काॅलम और पंक्ति के मिलने से बनने वाला खाना सैल ;ब्मससद्ध कहलाता है।
स्प्रेडशीट का आकार अत्यन्त विशाल होने के कारण न तो इस पूरी स्प्रडशीट को एक साथ माॅनीटर स्क्रीन पर देख सकते हैं और न ही प्रिन्टर की सहायता से कागज पर प्रिन्ट प्राप्त कर सकते है। इसीलिए हम इसके थोडे भाग को स्क्रीन पर खिसका ;ैबतवससद्ध कर देख सकते है और इसी प्रकार टूकड़ो में ही इसकका प्रिन्ट प्राप्त कर सकते है।
स्पेडशीट का आकार अत्यन्त विशाल होने के कारण न तो इस पूरी स्पे्रडशीट को एक साथ माॅनीटर स्क्रीन पर देख सकते हैं और न ही प्रिन्टर की सहायता से कागज पर प्रिन्ट प्राप्त कर सकते है। इसीलिए हम इसके थोडे़ भाग को स्क्रीन पर खिसका ;ैबतवससद्ध कर देख सकते हैं और इसी प्रकार टुकड़ो में ही इसका प्रिन्ट प्राप्त कर सकते है।
स्प्रेडशीट के प्रत्येक छोटे-छोटे खानो को ब्मसस कहते है, जिन्हें हम अपने डाटा के आकार और प्रकार क अनुसार छोटा-बड़ा कर सकते है। और फाॅरमेट कर सकते है। वर्कशीट के प्रत्येक सैल में हम ज्ंइसम के रूप में डाटा संचित करके रखते है और आवश्यकतानुसार उसे ब्वचलए डवअम आदि कर सकते है। इस डेटा को हम अपने कार्य के अनुसार फाॅर्मूला देकर कैलकुलेट भी कर सकते है। जब हम एक्सल 2002 को लोड करते हैं तो इसका ऊपरी बायां कोना चुना हुआ प्रदर्शित कहा जाता है। सैल का नामकरण पंक्ति एवं काॅलम के लेबल से किया जाता है अर्थात् पहले काॅलम और पहली पंक्ति के सैल को ।1 तथा दूसरे काॅलम और सातवीं पंक्ति के सैल को ठ7 कहा जाएगा। यहां पर ।1 तथा ठ7 सैल एड्रैस कहलाते है। इसी प्रकार ब्20ण्।10ए ।ठ200 तथा प्ट65000 सैल के एडैªसेज है। इनमे ब्ए।ए ।ठ तथा प्ट काॅलम के लेबल्स हैं और 20,10,200 तथा 65000 पंक्ति का क्रमांक ।
एक्सल 2002 की विन्डो में तीन वर्कशीट्स होती है। इसके लोड होने पर माॅनीटर स्क्रीन पर पहली वर्कशीट
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का प्रदर्शन होता है। इस विन्डो में वर्कशीट्स पर इसकी क्षैतिज स्क्राॅलबार पर दिए गए बटन्स ैीममज1ए ैीममज2ए एवं ैीममज3 पर क्लिक करके जाया जा सकता है।
टाइटिलबार ;ज्पसजमइंतद्ध
एक्सल 2002 विन्डो की टाइटलबार अन्य विन्डोज पर आधारित प्रोग्राम्स की भांति स्क्रीन के सबसे ऊपर एक पट्टी के रूप में प्रदर्शित होती है। इस पर डपबतवेवजि म्गबमस के साथ उस फाइल का नाम भी प्रदर्शित होता है जो फाइल इस समय एक्सल 2002 में खुली हुई है। एक्सल 2002 के लोड होते ही माॅनीटर स्क्रीन पर ठववा1 नामक फाइल खुल जाती है। इस समय टाइटिलबार के ऊपरी दाएं कोने पर तीन बटन्स डपदपउप्रमए डंगपउप्रम अथवा त्मेजवतम एवं ब्सवेम होते है। इन बटन्स का प्रयोग इस विन्डो को क्रमशः डपदपउप्रम करके विन्डोज के शाॅर्टकटबार पर प्रदर्शित करने के लिए , डंगपउप्रम करने अथवा डंगपउप्रम विन्डो को त्मेजवतम करने के लिए एवं इस प्रोग्राम को बन्द करने के लिए किया जाता है।
मेन्यूबार ;डमदनइंतद्ध
एक्सल 2002 की विन्डो में टाइटिलबार के ठीक नीचे मेन्यूबार होती है। इस मेन्यूबार पर एक्सल 2002 क विभिन्न नौ पूल डाउन मेन्यूज ;च्नसस क्वूद उमदनेद्ध दिए होते है। माउस प्वाॅइन्टर को वांछित मेन्यू पर लाकर क्लिक करने अथवा ।सज ‘की‘ को दबाने के उपरान्त वांछित मेन्यू के रेखांकित अक्षर वाली ‘की‘ को दबाने से इस पुल डाउन मेन्यू में दिए गए वांछित कार्य किया जा सकता है।
टूलबार ;ज्ववसइंतद्ध
वर्ड 2002 की भांति एक्सल 2002 में मेन्यूबार के नीचे विभिन्न टूलबार्स का प्रदर्शन होता है। इन टूलबार्स पर दिए गए अधिकांश टूल आइकन्स एवं उनके कार्य लगभग उसी प्रकार है, जैसे कि हमने वर्ड 2002 में प्रयोग किए है। कुछ टूल आइकन्स जोकि वर्ड 2002 से भिन्न है, उनके बारे मे हम उसी अध्याय में आगे स्थान-स्थान पर चर्चा करेंगे।
फाॅर्मूलाबार ;थ्वतउनसंइंतद्ध
फाॅर्मूलाबार , एक्सल की विन्डो में चुने गए सैल के ब्वदजमदजे फाॅर्मूला के रूप में होने पर उन्हे वैसे ही अर्थात् फाॅर्मूला के रूप में प्रदर्शित कर देती है जबकि सामान्यतः सैल में फाॅर्मूला के स्थान पर उसके अनुसार गणना का परिणाम प्रदर्शित होता है।
काॅलम लेबल ;ब्वसनउद स्ंइमसद्ध
हम पहले भी बता चुके है, कि स्पे्रडशीट में काॅलम के ऊपर ।ए ठए ब्ए ३३ आदि अक्षर प्रदर्शित होते है। इन अक्षरो को ही सम्बन्धित काॅलम लेबल ;ब्वसनउद स्ंइमसद्ध कहा जाता है।
पंक्ति क्रमांक ;त्वू छनउइमतद्ध
हम पहले भी बता चुके हैं, कि स्प्रेडशीट में बाई ओर ऊपर से नीचे बढंते क्रमांक में प्रत्येक पंक्ति के लिए ऊपर 1,2,3, ….. आदि अंक प्रदर्शित होते है। इन अंको को ही सम्बन्धित पंक्ति को ही सम्बन्धित पंक्ति का रो लेबल ;त्वू स्ंइमसद्ध कहा जाता है।
स्क्राॅलबार ;ैबतवससइंतद्ध
एक्सल 2002 की स्प्रेडशीट में क्षैतिज ;भ्वतप्रवदजंसद्ध एवं ऊध्र्वाधर ;टमतजपबंसद्ध दो स्क्राॅलबार्स होती है। ऊध्र्वाधर
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;टमतजपबंसद्ध स्काॅलबार का प्रयोग एक्सल 2002 में खुली हुई स्प्रेडशीट को ऊपर अथवा नीचे खिसकाने के लिए एवं क्षैतिज ;भ्वतप्रवदजंसद्ध स्क्राॅलबार का प्रयोग वर्कशीअ को दाएं अथवा बाएं खिसकाने के लिए किया जाता है। हम पहले भी बता चुके है, कि क्षैतिज स्क्राॅलबार पर ही इस फाइल की तीनो स्पे्रडशीट्स में से वांछित स्पे्रडशीट्स में से वांछित स्पे्रडशीट पर जाने के लिए ैीममज1ए ैीममज2 एवं ैीममज3 बटन्स दिए होते है।
वर्कबुक एवं वर्कशीट ;ॅवताइववा – ॅवतोीममजद्ध क्या है?
जब हम एक्सल 2002 को लोड करते हैं, तो एक्सल की एप्लीकेशन विन्डो एक नए वर्कबुक के साथ खुलती है। वर्कबुक एक ऐसी फाइल होती है जिसमें एक अथवा एक से अधिक स्पेडशीट्स अर्थात् वर्कशीट्स को संचित किया जा सकता है। एक्सल 2002 की वर्कबुक में ठल क्मंिनसज तीन स्पे्रडशीट्स अर्थात् होती है।
वर्कबुक में वर्कशीट की संख्या को निर्धारति करने के लिए एक्सल 2002 के ज्ववसे मेन्यू में दिए गए विकल्प व्चजपवदे का प्रयोग करने पर प्रदर्शित होने वाले व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स के मुख्य विकल्प ळमदमतंस को चुनकर ैीममजे पद दमू ूवताइववा स्पिन बाॅक्स पर क्लिक कर वर्कशीट की संख्या को बढ़ा अथवा घटा सकते है। एक वर्कबुक में न्यूनतम् 1 तथा अधिकतम् 255 वर्कशीट्स हो सकती है।
सैल प्वाॅइन्टर क्या है?
एक्सल 2002 प्रोग्राम के लोड होने पर प्रदर्शित होने वाली स्प्रेडशीट अथवा वर्कशीट ऊपर कोने का एक आयत हाइलाइट होता है। यह हाइलाइट आयताकार खाना ही सैल प्वाॅइन्टर कहलाता है, जो इस समय सक्रिय ब्मसस को त्मचतमेमदज करता है। की-बोर्ड की सहायता से वर्कशीट पर जो भी डेटा टाइप किया जाएगा , वह उस ब्मसस में जाता है जिस पर सैल प्वाॅइन्टर स्थित है।
सैल प्वाॅइन्टर को वर्कशीट में एक स्थान से दूसरे स्थान पर ले जाना
एक्सल 2002 की वर्कशीट में डेटा टाइप करने अथवा उनका सम्पादन करने के लिए हमें एक सैल से दूसरे सैल मेें जाने की आवश्यकता हहोती है। यदि हमें वर्तमान हाइलाइट सैल में डेटा टाइप न करके किसी अन्य सैल में करना है, तो सैल प्वाॅइन्टर को वंाछित सैल में , ।ततवू ‘की‘ अथवा माउस प्वाॅइन्टर की सहायता से ले जाकर डेटा टाइप करना होगा । इस कार्य को सैल प्वाॅइन्टर को वर्कशीट में एक स्थान से दूसरे पर ले जाना अर्थात् ब्मसस च्वपदजमत को डवअम करना कहा जाता है।

‘की-बोर्ड‘ पर दी गई ।ततवू ज्ञमले की सहायता से इस कार्य को अत्यन्त सरलता से किया जा सकता है। निम्न तालिका में इन ।ततवू ज्ञमले एवं इनसे किए जा सकने वाले कार्याे को दिया गया है
।ततवू ज्ञमल ।ततवू ज्ञमल का कार्य
ब्मसस च्वपदजमत को एक काॅलम दाई ओर ले जाने के लिए।
ब्मसस च्वपदजमत को एक काॅलम बाई ओर ले जाने के लिए ।
ब्मसस च्वपदजमत को एक त्वू ऊपर ले जाने के लिए।
ब्मसस च्वपदजमत को एक त्वू नीचे ले जाने के लिए ।
ब्जतस ़ ब्मसस च्वपदजमत को डेटा भरी हुई ऊपर की पहली त्वू पर ले जाने के लिए ।
ब्जतस ़ ब्मसस च्वपदजमत को डेटा भरी नीचे त्वू पर ले जाने के लिए।
ब्जतस ़ स्क्रीन पर प्रदर्शित पूरा पृष्ठ दाई ओर ले जाने के लिए।
ब्जतस ़ स्क्रीन पर प्रदर्शित पूरा पुष्ठ बाई ओर ले जाने के लिए।
भ्वउम ब्मसस च्वपदजमत को पहली त्वू के पहले काॅलम पर लाने के लिए।
म्दक म्दक डवकम सेट करने के लिए ।
च्हन्च एक स्क्रीन ऊपर ले जाने के लिए।
च्हक्द एक स्क्रीन नीचे लाने के लिए।
ब्जतस ़ भ्वउम सबसे ऊपर की त्वू में पहले खाने पर जाने के लिए।
।सज ़ च्हन्च स्क्रीन पर प्रदर्शित पूरा पृष्ठ बाई ओर ले जाने के लिए ।
।सज ़ च्हक्द स्क्रीन पर प्रदर्शित पूरा पृष्ठ दाई ओर ले जाने के लिए ।
ब्जतस ़ ज्ंइ या ब्जतस ़ थ्6 एक्सल में खुली एक से अधिक वर्कबुक में एक वर्कबुक से दूसरी वर्कबुक पर जाने के लिएं
एक्सल 2002 में डेटा
एक्सल 2002 में विभिन्न प्रकार के डेटा प्रयोग किए जाते है। एक्सल 2002 के बारे में अन्य जानकारी प्राप्त करने से पूर्व हमें इसमें प्रयोग किए जाने वाले डेटा के विभिन्न प्रकारो की जानकारी होनी आवश्यक है। एक्सल 2002 में निम्न प्रकार के डेटा का प्रयोग किया जाता है
छनउइमत
डेटा के इस प्रकार में विभिन्न अंको का प्रयोग किया जाता है। इस डेटा का प्रयोग विभिन्न गणनाओ के लिए किया जाता है। छनउइमत डेटा में दशमलव का भी प्रयोग किया जा सकता है।
क्ंजम
डेटा के इस प्रकार का प्रयोग सैल में तिथि को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। एक्सल 2002 में दिनांक को निम्न चार प्रकार से प्रयोग किया जा सकता है डडध्क्क्ध्ल्ल् अर्थात् माह अंक/दिनांक/वर्ष के अंक दो-दो अंको में 02/16/00 , डडड.ल्ल् अर्थात् माह का नाम अक्षरो माह का नाम अक्षरों में-वर्ष अंक दो अंको में थ्म्ठ.00ए क्क्.डडड.ल्ल् अर्थात् दिनांक-माह का नाम तीन अक्षरो में-वर्ष अंक दो अंक में 16.थ्म्ठ.00 एवं क्क्.डडड अर्थात् दिनांक-माह का नाम तीन अक्षरों में 16.थ्म्ठ।
ज्पउम
डेटा के इस प्रकार का प्रयोग सैल में समय को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। एक्सल 2002 में समय को भी चार प्रकार से प्रयोग किया जा सकता है भ्भ्रूडड अर्थात् घण्टा: मिनट 9रू52ए भ्भ्रूडडरूैै अर्थात् घण्टाःमिनटःसेकण्ड 9ः52ः25 , भ्भ्रूडड ।डध्च्ड अर्थात् घण्टाःमिनट के साथ यह भी प्रदर्शित होता है कि यह समय दोपहर से पूर्व का है अथवा
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बाद का 9रू52 ।ड एवं भ्भ्रूडडरूैै ।डध्च्ड अर्थात् घण्टाःमिनटःसेकण्ड के साथ यह भी प्रदर्शित होता है कि यह समय दोपहर से पूर्व का हे अथवा बाद का 9रू52रू25 ।ड।
थ्वतउनसं
डेटा के इस प्रकार का प्रयोग विभिन्न गणनाओ के लिए गणितीय सूत्रो के लिए किया जाता है; जैसे यदि हमे वर्तमान सैल में सेल ।1 एवं ।2 में स्थित छनउइमत डेटा का योगफल प्रदर्शित करना है तो इसके लिए इस सैल में ़।1़।2 टाइप करना होगा। यह टाइप करक जैसे ही हम किसी अन्य सैल में जाएंगे तो सैल ।1 एवं ।2 में स्थित छनउइमत डेटा का योग इस सैल में प्रदर्शित हो जाएगा।
ज्मगज
इस प्रकार के डेटा का प्रयोग सैल में विभिन्न जानकारियों प्रदान करने के लिए किया जाता है; जैसे नाम , पता आदि। इस प्रकार के डेटा में वे आंकिडेटा भी आते है, जिनका प्रयोग किसी गणना में नही किया सकता; जैसे टेलीफोन नम्बर।
सैल में डेटा प्रविष्ट करना
हम एक्सल 2002 की वर्कशीट के किसी भी सैल मे सीधे-सीधे निम्नलिखित तीन प्रकार से प्रविष्ट कर सकते
आंकिक प्रविष्टि ;टंसनम म्दजतलद्ध किसी वर्कबुक के किसी सैल में की जाने वाली ऐसी प्रविष्टि , जिसमें केवल अंको का ही प्रयोग होता है और इन अंको से कोई गणना की जा सकनी सम्भव होती है, आंकिक प्रविष्टि कहलाती है।
टैक्स्ट प्रविष्टि ;ज्मगज म्दजतलद्ध किसी वर्कबुक के किसी सैल में की जाने वाली ऐसी प्रविष्टि, जो किसी अक्षर अथवा विशेष चिन्ह से प्रारम्भ होती है अथवा जिसमें अंको का प्रयोग तो होता है, परन्तु इन अंको से कोई गणना नही की जा सकती , टैक्स्ट प्रविष्टि कहलाती है।
फाॅर्मुला प्रविष्टि ;थ्वतउनसं म्दजतलद्ध किसी वर्कबुक के किसी सैल में की जाने वाली ऐसी प्रविष्टि,जो त्र चिन्ह से प्रारम्भ होती है, फाॅर्मूला प्रविश्टि कहलाती है।
डपरोक्त में से किसी भी प्रकार की डेटा प्रविष्टि करने के लिए सर्वप्रथम हम सैल प्वाॅइन्टर को उस सैल पर ले आते है, जिस सेल मे हमें प्रविष्टि करनी है। इसके पश्चात् की-बोर्ड से टाइप करके वांछित प्रविष्टि की जाती है। यदि हमसे प्रविष्टि करते समय कोई ़त्रुटि हो गई है, और हम इस सैल पर कार्य कर रहे है, तो इस त्रुटि को सुधारने के लिए हमें इस सैल पर सैल प्वाॅइन्टर को लाना होगा और अंको की-बोर्ड पर फंक्शन ‘की‘ थ्2 को दबाते है। इससे यह सैल म्कपज डवकम में आ जाएगा। अब हम इसमें वांछित सुधार करके पुनः सैल प्वाॅइन्टर को किसी अन्य सेल् पर ले जाकर कार्य कर सकते है। हम वर्कशीट में उपरोक्त तीन प्रकार की प्रविष्टियों के अतिरिक्त अन्य प्रकार के डेटा; जैसे ग्राफिक्स , हाइपरलिंक्स , क्लिपबोर्ड के आॅब्जेक्ट इत्यादि की भी प्रविष्टि कर सकते है, परन्तु इनको प्रविष्ट करने की प्रक्रिया उपरोक्त तीनो प्रकार की प्रविष्टि प्रक्रिया से भिन्न होती है।
सैल का कन्टेन्ट्स को मिटाना
किसी सैल के कन्टेन्ट्स को मिटाने के लिए उस सैल पर सैल प्वाॅइन्टर को लाने के पश्चात् की-बोर्ड पर क्मसमजम ‘की‘ को दबाना होगा। हम सैल के कन्टेन्ट्स को मिटाने के लिए एक्सल 2002 के म्कपज मेन्यू के ब्समंत विकल्प पर माउस प्वाॅइन्टर को लाने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में दिए गए विकल्प ब्वदजमदजे का भी प्रयोग कर सकते है।
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वर्कबुक में एक से अधिक सैल्स को चुनना
एक्सल 2002 मे कम से कम एक सैल चुना हुआ होता है, जिसे सक्रिय सैल ;।बजपअम ब्मससद्ध कहा जाता है। किसी पूरे काॅलम को चुनने के लिए हम काॅलम लेबल माउस प्वाॅइन्टर को लाकर क्लिक करते है। इसी प्रकार किसी पूरी पंक्ति को चुनने के लिए पंक्ति क्रमांक पर माउस प्वाॅइन्टर को लाकर क्लिक करते है।
एक से अधिक सैल्स को क्षैतिज अथवा ऊध्र्वाधर रूप से चुनने के लिए सर्वप्रथम माउस प्वाॅइन्टर को उस सैल पर लाते हैं, जहां से ैमसमबजपवद त्ंदहम प्रारम्भ होगी अब माउस का बायां बटन दबाए हुए ही क्षैतिज अथवा ऊध्र्वाधर दिशा में ड्रैग करके उस सैल पर लाकर ड्राॅप करते, जहां तक के सैल्स को हमें चुनना है। इस प्रकार के सैल का चुनाव करने को ब्वदजपदनवने ब्मसस ैमसमबजपवद कहा जाता है। छवद ब्वदजपदनवने ब्मसस ैमसमबजपवद करने के लिए पहले सैल को चुनने के उपरान्त की-बोर्ड पर ब्जतस ‘की‘ दबाकर अन्य सैल्स पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर क्लिक करते है।
सैल प्वाॅइन्टर की आकृति विभिन्न चुनाव के समय बदल जाती है। निम्नांकित सारणी में सैल प्वाॅइन्टर के विभिन्न आकारो को उसके प्रयोग के साथ दर्शाया गया है
प्वाॅइन्टर शेष प्रयोग
सेल्स को स्लेक्ट करने के लिए।
रो स्लेक्अ करने के लिएं
काॅलम को स्लेक्ट करने के लिए
काॅलम विड्थ को बढाने-घटाने के लिए।
रो हाइट को बढ़ाने-घटाने के लिए।
स्लेक्टेड सेल्स के कन्टेन्ट्स को मूव करने के लिए।
सैल में आॅटोफिल करने के लिए।
वर्कशीट में विभिन्न गणनाएं करना
हम वर्कशीट में विभिन्न गणितीय तथा सांख्यकीय गणनाओ को सरलतापूर्वक कर सकते है। गणितीय गणनाएं करने के लिए हम निम्नलिखित अंकगणितीय ;डंजीमउंजपबंसद्ध आॅपरेटर्स का प्रयोग कर सकते हैं
आॅपरेटर्स प्रयोग
़ जोड़ने के लिए।
– घटाने के लिए।
’ गुणा करने के लिए।
/ भाग देने के लिए।
‘ एक्सपोनेनसिएशन यानि पाॅवर देने के लिए।
( ) आॅपरेशन की प्राथमिकता निश्चित करने के लिए।
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दो मानो की तुलना करने के लिए निम्नलिखित सम्बन्धपरक ;त्मसंजपवदंसद्ध आॅपरेटर्स का प्रयोग कर सकते है
आॅपरेटर्स प्रयोग
त्र बराबर है या नही।
झ बड़ा है या नही।
ढ छोटा है या नही।
ढझ बराबर है या नही।
झ त्र बड़ा या बराबर है या नही।
ढ त्र छोटा या बराबर है या नही।
वर्कशीट में गणितीय गणनाएं किसी एक सैल अथवा सैल रेंज पर किया जा सकता है, जबकि सांख्यिकीय गणनाएं सैल रेंज पर ही की जाती है। सैल रेंज एक से अधिक सैल्स का समूह होता है।
उदाहरण के लिए म्1रूम्10 सैल रनेज का तात्पर्य है कि सैल म्1 सैल रेंज का अन्तिम सैल है तथा इन सभी सेल्स का सम्बन्ध एक ही काॅलम से है। हम एक से अधिक काॅलम को भी सैल रेंज में चुन सकते है। जैसे , ।5रूब्10 सैल रेंज में ।5 से ।10ण्ठ5 से ठ10 तथा ब्5 से ब्10 तक के सैल्स चुने होते है।
सामान्यतः सैल रेंज का प्रयोग गणितीय तथा सांख्यिकीय गणनाओ केा करने के लिए किया जाता है। वर्कशीट में गणितीय गणनाओ के महत्व तथा आवश्यकता को समझने के लिए हम यहां पर एक उदाहरण दे रहे है। इस उदाहरण में हमने । काॅलम में कर्मचारियो के नाम तथा ठ काॅलम में इनका मुल वेतन प्रविष्ट किया है। काॅलम ब्एक्एम्एथ्एळएभ् तथा
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प् में क्रमशः कर्मयारियों के क्।ए भ्त्।ए टमीपबसमए ळच्थ्ए स्प्ब्ए ळतवेे च्ंल तथा छमज च्ंल की गणना करनी है। पिछले पृष्ठ पर दिए गए चित्र की भांति हमने पहले कर्मचारियों के नाम तथा मुल वेतन की प्रविष्टि क्रमशः म्उचसवलमम छंउम तथा ठंेपब ैंसंतल काॅलम्स में कर ली है। अब अन्य भत्ते तथा कटौतियों ;स्प्ब् और ळच्थ्द्धए ग्राॅस सैलरी तथा नेट सैलरी की प्रविष्टि के लिए अब तक की गई प्रविष्टि पर गणितीय गणनाएं करने के लिए निम्नलिखित सूत्रो का प्रयोग करते है
काॅलम शीर्षक बेसिक सैलरी का सैल एड्रैस सुत्र अथवा मान
क्। 130ः ब्3 त्र ठ3 ’ 1ण्30
भ्त्। 20ः क्3 त्र ठ3 ’ 0ण्2
टमीपबसम . म्3 700
ळच्थ् 12ः थ्3 त्र ठ3 ’ 0ण्12
स्प्ब् . ळ3 500
ळतवेे च्ंल . भ्3 त्र ठ3 ़ ब्3 ़ क्3 ़ थ्3 ़ ळ3 ़ भ्3
छमज च्ंल . प्3 त्र;प्2द्ध दृ ;ळ2 ़ प्2द्ध
उपरोक्त तालिका में दिए गए सूत्र आदि तीसरी पंक्ति के सैल्स में प्रविष्टि करने के लिए है। हमें अन्य पंक्तियो के विभिन्न सेल्स में इन सूत्र का करने के लिए बार-बार फाॅर्मूला टाइप करने की आवश्यकता नही है। किसी काॅलम के ऐसे सैल जिसमें हमने फाॅर्मूला का प्रयोग किया है, पर सैल प्वाॅइन्टर को लाते है। अब सैल प्वाॅइन्टर के दाहिनी ओर सबसे नीचे दिए गए छोटी-सी आयताकार आकृति, जिसे पिछले पृष्ठ पर दिए गए चित्र में हमने एक वृत्त से घिरा हुआ दर्शाया है, पर माउस प्वाॅइन्टर को लाते है अब माउस प्वाॅइन्टर आकार ़ चिन्ह की भांति हो जाए, तो माउस का बायां बटन दबाकर उसी काॅलम में उस सैल तक ड्रैग करते है, जिस सैल तक हम इस फाॅमूले को प्रभावी करना चाहते है। अब माउस का बायां बटन छोड़ने पर इन सैल्स में सूत्रानुसार गणना होकर परिणाम प्रदर्शित होने लगता है।
यहां पर ध्यान देने योग्य बात यह है किसी भी फाॅर्मूला प्रविष्टि के पहले ‘त्र‘ लिखना आवश्यक होता है, क्योंकि एक्सल में फाॅर्मूला प्रविष्टि ‘ त्र ‘ से ही प्रारम्भ होती है। जैसे ही आप किसी सैल में फाॅर्मूला प्रविष्ट करने के पश्चात् जब हम अगले सैल पर जाते हैं, तो इस सैल में इस सूत्र का परिणाम प्रदर्शित हो जाएगा। यदि हम गलत सूत्र प्रविष्ट करते है, तो एक्सल एक त्रुटि सन्देशन प्रदर्शित करता है।
यदि हम किसी सैल में प्रविष्ट किए गए सूत्र में कोई सुधार करना चाहते है, तो उस सैल पर सैल प्वाॅइन्टर को लाकर फंक्शन ‘की‘ थ्2 को दबाते है। अब यह सैल म्कपज मोड में आ जाएगा। आप फाॅर्मूला में वांछित सुधार करने के पश्चात् सैल प्वाॅइन्टर को किसी अन्य सैल पर जाते ही सुधरे हुए फाॅर्मूले के अनुसार गणना होकर इस सैल में परिणाम प्रदर्शित होता है।
सैल प्3 के लिए लिखे गए सूत्र त्र ठ3 ़ ब्3 ़ क्3 ़ म्3 ़ थ्3 ़ भ्3 के स्थान पर एक्सल के गणितीय फंक्शन त्र ैनउ ;द्ध का प्रयोग भी किया जा सकता है। इस सूत्र के स्थान पर हम त्र ैनउ ;ठ2रूभ्2द्ध भी टाइप कर सकते है। यदि हम ैनउ ;द्ध फंक्शन का प्रयोग एक सैल रेंज पर न कर अलग-अलग सैल पर करना चाहते हैं, तो ैन्ड;द्ध फंक्शन में सभी सैल को कौमा ;एद्ध से सेपरेट कर दें। इस स्थिति में यह इस प्रकार भ्ज्ञी टाइप किया जा सकता था त्र ैन्ड;ठ3एब्3एक्3एम्3एथ्3एळ3एभ्3द्ध। एक्सल 2002 के विभिन्न फंक्शन्स की चर्चा विस्तृत रूप से इसी अध्याय में हम आगे करेंगे।
एक्सल 2002 में नई फाइल बनाना
एक्सल 2002 नई फाइल को बनाने के लिए इसकी स्टैन्डर्ड टूलबार में दिए गए टूल आइकन छमू पर क्लिक करना होता है अथवा इसके थ्पसम मेन्यू के विकल्प छमू का प्रयोग करना होता है। ऐसा करते ही एक्सल 2002 की विन्डो
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जिस प्रकार वर्ड 2002 की फाइल को डाॅक्यूमेण्ट कहा जाता है, उसी प्रकार एक्सल 2002 की फाइल को वर्कबुक कहा जाता है।
में दाई ओर टास्कपेन विन्डो का प्रदर्शन होता है। टास्क पेन विन्डो में छमू के नीचे दिए गए ठसंदा ॅवताइववा पर क्लिक करते ही एक्सल 2002 में एक नई वर्कबुक खुल जाती है। ‘की-बोर्ड‘ पर ब्जतस एवं दोनो ‘कीज‘ को एक साथ दबाने पर बिना टास्क पेने विन्डांे के प्रदर्शन के ही एक्सल 2002 में एक नई वर्कबुक खुलकर प्रदर्शित होती है।
एक्सल 2002 में पहले से बनी वर्कबुक अर्थात् फाइल खोलना
एक्सल 2002 में पहले से बनी हुई वर्कबुक को खोलने के लिए फाइल मेन्यू के दूसरे विकल्प व्चमद अथवा इसकी स्टैण्डर्ड टूलबार पर दिए गए टूल आइकन व्चमद का प्रयोग करना होता है अथवा ‘की-बोर्ड‘ पर ब्जतस एवं व् दोनो ‘कीज‘ को एक साथ दबाया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग करते ही माॅनीटर स्क्रीन पर व्चमद डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में वांछित फोल्डर को चुनने के बाद उसमें से वांछित वर्कबुक को चुन कर पुश बटन व्चमद पर क्लिक करके उसको खोला जा सकता है। ‘की-बोर्ड‘ पर ब्जतस एवं व् दोनो ‘कीज‘ को एक साथ दबाकर भी पहले बनी हुई वर्कशीट अर्थात् एक्सल 2002 की फाइल को खोला जा सकता है।
वर्कबुक में किए गए कार्य को सुरक्षित करना
एक्सल 2002 मे वर्कबुक पर किए गए कार्य को सुरक्षित ;ैंअमद्ध करने के लिए फाइल मेन्यू के विकल्प ैंअम का प्रयोग करना होता है। वर्कबुक पर कार्य करते समय थोड़ी-थोड़ी देर के बाद हमें वर्कबुक मेें किए गए कार्य को सुरक्षित करते रहना चाहिए। यदि नई वर्कबुक पर किए गए कार्य को पहली बार सुरक्षित करने के लिए इस विकल्प का प्रयोग करते है तो यह विकल्प इसी मेन्यू में दिए गए इससे अगले विकल्प ैंअम ।े की भांति कार्य करता है। एक्सल 2002 की स्टैण्डर्ड टूलबार पर दिए गए टूल आइकन ैंअम पर क्लिक करके अथवा ‘की-बोर्ड‘ पर ब्जतस ‘की‘ एवं ै ‘की‘ को एक साथ दबाकर भी इस विकल्प का प्रयोग किया जा सकता है। वर्तमान सक्रिय वर्कबुक को किसी अन्य नाम से सुरक्षित करने के लिए फाअल मेन्यू के विकल्प ैंअम ।े का प्रयोग करना होता है। इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर ैंअम ।े डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। किसी नई वर्कबुक में किए गए कार्य को पहली बार सुरक्षित करने भी ैंअम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में थ्पसम छंउम के आगे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में फाइल का नया नाम टाइप कर देते है। अब इस फाइल को वर्तमान फोल्डर/डायरेक्ट्री के अतिरिक्त आदि किसी अन्य फोल्डर में सुरक्षित करना होता है, तो उस फोल्डर का चुनाव ैंअम पद के समान दिए गए बाॅक्स के दाई ओर दिए डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से कर लिया जाता है। अब पुश बटन ैंअम पर क्लिक करने पर हमारी वर्तमान फाइल दिए गए नाम से सुरक्षित हो जाती है। इस विकल्प का प्रयोग ‘की-बोर्ड‘ पर ।सज ‘केी‘, थ् ‘की‘ एवं । ‘की‘ को क्रमशः दबाकर भी किया जा सकता है।
वर्कस्पेस सुरक्षित करना
एक्सल 2002 में कभी-कभी किसी कार्य विशेष के लिए हमें एक से अधिक फाइल्स का प्रयोग करना होता है, ऐसी परिस्थिति में पुनः उसकाय्र विशेष को करने के लिए हमें पुनः सभी फाइल्स को खोजना एवं खोलना होगा। इसमें बचने के लिए एक्सल 2002 में ैंअम ॅवतोचंबम सुविधा को दिया गया है। यदि हमने अपने पिछले कार्य के समय इन सभी फाइल्स को एक वर्कस्पेस के रूप में ैंअम कर दिया है तो अब व्चदम विकल्प का प्रयोग करने पर इस
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वर्कस्पेस फाइल, जिसका विस्तारित नाम ग्स्ॅ होता है, को थ्पसमे व िेजलसम के सामने दिए गए बाॅक्स के दाई ओर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करके करने पर प्रदर्शित सूची में से ॅवतोचंबम चुनकर वर्कस्पेस को खोला जा सकता है। वर्कस्पेस के खुलने पर वे सभी वर्कशीट एक साथ खुल जाती है, जिनकी हमें इस कार्य विशेष को करने के लिए आवश्यकता होगी। वर्कस्पेस के रूप में वर्कबुक को सुरक्षित करने के लिए फाइल मेन्यू के ैंअम ॅवतोचंबम विकल्प का प्रयोग करना होता है। इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर ैंअम ॅवतोचंबम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इसमें थ्पसम छंउम के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में इस वर्कस्पेस का नाम टाइप करके पुश बटन ैंअम पर क्लिक करके इस कार्य को सम्पन्न किया जा सकता है। इस विकल्प का प्रयोग ‘की-बोर्ड‘ पर ।सज ‘की‘ , एवं ॅ ‘की‘ को क्रमशः दबाकर भी किया जा सकता है।
एक्सल 2002 में सैल को फाॅरमेट करना
पृष्ठ 247 पर दिए गए चित्र में हमने वर्कशीट के पहली पंक्ति में काॅलम के शीर्षक अर्थात् म्उचसवलमम छंउम ए क्मेपहदंजपवद आदि के फाॅन्ट स्टाइल तथा आकार को फाॅरमेट किया है। यह कार्य हम एक्सल 2002 की फाॅरमेटिंग टूलबार का प्रयोग करके तथा एक्सल 2002 के थ्वतउंज मेन्यू के विकल्प ब्मससे का प्रयोग करके कर सकते है। इस प्रकार की फाॅरमेटिंग करना सीखने से पूर्व हम किसी सैल में प्रविष्टि किए गए मान की फाॅरमेटिंग करने के बारे में जानकारी प्राप्त करते है। इसकी फाॅरमेटिंग के लिए हम एक्सल 2002 की फाॅरमेटिंग टूलबार पर दिए गए निम्नलिखित टूल का प्रयोग कर सकते है।
टूल बटन टूल बटन का नाम टूल बटन का प्रभाव
ब्नततमदबल चुने गए सैल में आंकिक राशि के पहले मुद्रा चिन्ह, जो भी हमने निर्धारित किया है, प्रदर्शित होने लगता है।
ब्वउउं चुने गए सैल में की गई प्रविष्टि को 100 से गुणा करके प्रविष्टि के बाद: का चिन्ह प्रदर्शित होने लगता है। उदाहरण के लिए यदि सैल में की गई प्रविष्टि 4000 है, तो इस टूल बटन पर क्लिक करने यह 4,000.00 प्रदर्शित होने लगती है।
प्दबतमंेम क्मबपउंस चुने गए सैल में की गई प्रविष्टि में दशमलव के बाद एक अंक और बढ़ाने के लिए इस टूल बटन का प्रयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए यदि सैल में 4000.00 प्रदर्शित हो रहा है, तो इस टूल बटन पर क्लिक करने पर 4000.000 प्रदर्शित होने लगता है।
क्मबतमंेम क्मबपउंस चुने गए सैल में की गई प्रविष्टि में दशमलव के बाद एक अंक और
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घटाने के लिए इस टूल बटन का प्रयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए यदि सेल में 4,000.000 प्रदर्शित हो रहा है, तो इस टूल बटन पर क्लिक करने पर 4,000.00 प्रदर्शित होने लगता है।
थ्वतउंज मेन्यू के विकल्प ब्मससे का प्रयोग करके सैल को फाॅरमेट करना
एक्सल 2002 के थ्वतउंज मेन्यू के विकल्प ब्मससे का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति थ्वतउंज ब्मसस डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। की-बोर्ड पर ब्जतस ‘की‘ तथा प् ‘की‘ को एक साथ दबाने पर भी यह डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स के छह मुख्य विकल्प छनउइमतए ।सपहदउमदजए थ्वदज एठवतकमतए च्ंजजमतद तथा च्तवजमबजपवद होते है।
इनमें से ठल क्मंिनसज इस डायलाॅग बाॅक्स का मुख्य विकल्प छनउइमत चुना हुआ प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग मे ब्ंजमहवतल के नीेचे वाली प्रविष्टि का फाॅर्मेट निर्धारित करने पर विभिन्न फाॅर्मेट्स की सूची प्रदर्शित होती है। इस सूची में चुने गए विकल्प के अनुरूप ही इस डायलाॅग बाॅक्स के दाएं भाग में ैंउचसम बाॅक्स के नीचे वाले भाग में प्रदर्शन परिवर्तित होता रहता है।
ब्ंजमहवतल के नीचे दिए गए लिस्ट बाॅक्स में दी सूची मे निम्नलिखित फाॅर्मेट्स होते है
ळमदमतंस यह एक्सल 2002 के सैल में एक जाने वाली प्रविष्टि का पूर्व निर्धारित फाॅर्मेट होता है। इस फाॅर्मेट में आंकिक प्रविष्टि बिना दशमलव तथा ब्वउउं ैमचतंजवत ;एद्ध के साथ प्रदर्शित होती है।
छनउइमत एक्सल 2002 के सैल में की जाने वाली प्रविष्टि के इस फाॅर्मेट में आंकिक प्रविष्टि में दशमलव तथा ब्वउउं ैमचमतंजवत ;एद्ध के साथ प्रदर्शित होती है।
ब्नततमदबल एक्सल 2002 के सैल में की जाने वाली आंकिक प्रविष्टि से पहले मुद्रा चिन्ह प्रदर्शित होता है। इस मुद्रा चिन्ह का निर्धारिण हम इस डायलाॅग बाॅक्स में ैंउचसम बाॅक्स के नीेचे वाले भाग में ैलउइवस के नीचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स में से वांछित मुद्रा चिन्ह को चुनकर कर सकते है।
।बबवनदजपदह एक्सल 2002 के सैल में की जाने वाली प्रविष्टि का यह फाॅर्मेट ब्नततमदबल फाॅर्मेट के समान ही होता है, परन्तु सैल में की गई प्रविष्टि यदि शून्य (0) है, तो उसके स्थान पर डैश (-) प्रदर्शित होता है।
च्मतबमदजंहम एक्सल 2002 के सैल में की जाने वाली आंकिक प्रविष्टि को 100 से गुणा करके , प्रविष्टि के अन्त में: चिन्ह प्रदर्शित करने के लिए इस फाॅर्मेट का प्रयोग किया जाता है।
थ्तंबजपवद एक्सल 2002 के सैल में की जाने वाली आंकिक प्रविष्टि के दशमलव के बाद के अंको केा अंश और हर मे प्रदर्शित करने के लिए फाॅर्मेट का प्रयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए , यह फाॅर्मेट 2.50 को 2 1/2 के रूप में प्रदर्शित करता है।
ैबपमदजपपिब एक्सल 2002 के सैल में की जाने वाली आंकिक प्रविष्टि को फ्लोटिंग प्वाॅइन्टर सिस्टम में प्रदर्शित करनेे के लिए इस फाॅर्मेट के लिए इस फाॅर्मेट का प्रयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए , यह फाॅर्मेट 2.50 को 2ण्50म् ़ 00 के रूप मे प्रदर्शित करता है।
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ज्मगज एक्सल 2002 के सैल में की जानेे वाली आंकिक प्रविष्टि को टैक्स्ट के रूप में प्रयोग करने के लिए इस फाॅरमेट का प्रयोग किया जाता है। इस प्रकार का फाॅरमेट उन आंकिक डेटा पर किया जाता है, जिनमें स्मंकपदर्ह मतव का प्रदर्शित करना होता है; जैसे कर्मचारी का आईडी क्रमांक 00123436 आदि । आंकिक प्रविष्टि इस फाॅरमेट मे सैल के बाएं सिरे से ।सपहद होती है, न कि दाएं सिरे से।
क्ंजम एक्सल 2002 के सैल में की जाने वाली आंकिक प्रविष्टि को तिथि के रूप में प्रदर्शित करने के लिए इस फाॅरमेट का प्रयोग किया जाता है। इस फाॅरमेट को चुनने पर इस डायलाॅग बाॅक्स में ैंउचसम बाॅक्स के नीचे वाले भाग में ज्लचम नीचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स में से तिथि के प्रदर्शन का प्रकार चुना जा सकता है।
ज्पउम एक्सल 2002 के सैल मे की जाने वाली आंकिक प्रविष्टि को समय के रूप में प्रदर्शित करने के लिए इस फाॅरमेट का प्रयोग किया जाता है। इस फाॅरमेट को चुनने पर इस डायलाॅग बाॅक्स में ैंउचसम बाॅक्स के नीेच वाले भाग में ज्लचम के नीचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स में से समय के प्रदर्शन का वांछित प्रकार चुना जा सकता है।
ैचमबपंस एक्सल 2002 के सैल में की जाने वाली आंकिक प्रविष्टि को विशेष अंको के रूप में प्रदर्शित करने के लिए इस फाॅरमेट का प्रयोग किया जाता है। इस फाॅरमेट को चुनने पर इस डायलाॅग बाॅक्स में ैंउचसम बाॅक्स के नीेचे वाले भाग में ज्लचम के नीचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स में से विशेष अंको के रूप प्रदर्शन का वांछित प्रकार चुना जा सकता है।
यदि हम सैल में की गई आंकिक प्रविष्टि को ज्मगज अथवा ैचमबपंस थ्वतउंजपदह ब्ंजमहवतल से फाॅर्मेट करते है, तो उस सैल पर अंकगणितीय गणनाएं नही की जा सकती है।
किसी सैल में प्रविष्टि करते समय यदि हम अंको से पहले एपोस्ट्राॅफी ट्राॅफी (‘) का प्रयोग करते है, तो वह आंकिक प्रविष्टि टैक्स्ट के रूप में परिवर्तित हो जाती है। जैसे ‘5000, यह सैल में टैक्स्ट प्रविष्टि है, न कि मान ;टंसनमद्ध प्रविष्टि ।
सैल में की गई प्रविष्टि का ।सपहदउमदज निर्धारित करने के लिए थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स के दूसरे मुख्य विकल्प ।सपहदउमदज का प्रयोग किया जाता है। इस मुख्य विकल्प को चुनने पर थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स में भ्वतप्रवदजंस के नीेचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से वांछित विकल्प को चुनकर प्रविष्टि के क्षैतिज ।सपहदउमदज का निर्धारण किया जाता है। एक्सल 2002 में ठल क्मंिनसज भ्वतप्रवदजंस ।सपहदउमदज टैक्स्ट प्रविष्टि ;ज्मगज म्दजतलद्ध के लिए स्मजि तथा मान प्रविष्टि ;टंसनम म्दजतलद्ध के लिए त्पहीज होता है। सैल में प्रविष्टि किया गया तार्किक एवं त्रुटि मान ;स्वहपबंस ंदक म्ततवत टंसनमेद्ध का भ्वतप्रवदजंस ।सपहदउमदज ब्मदजमत होता है। यहां पर भ्वतप्रवदजंस ।सपहदउमदज में किया गया निर्धारण केवल सैल में प्रविष्टि किए गए डेटा के ।सपहदउमदज में ही परिवर्तन करता है, न कि इसके डेटा प्रकार में। इस डायलाॅग बाॅक्स में टमतजपबंस के नीेचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से वांछित विकल्प को चुनकर प्रविष्टि के ऊध्र्वाधर ।सपहदउमदज का निर्धारण किया जाता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में क्मंिनसज भ्वतप्रवदजंस ।सपहदउमदज ळमदमतंस तथा क्मंिनसज ।सपहदउमदज ठवजजवउ होता है। इस डायलाॅग
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बाॅक्स में प्दकमदज के नीेचे दिए गए स्पिन बाॅक्स में सैल की गई प्रविष्टि की सैल के बाएं अथवा सिरे से न्यूनतम दूरी का निर्धारण कियसा जता है। इस स्पिन बाॅक्स में प्रत्येक वृद्धि का मान एक कैरेक्टर की चैड़ाई के बराबर होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स के ज्मगज ब्वदजतवस वाले भाग में तीन विकल्प चैक बाॅक्स के रूप में दिए होते है। इनमें से पहले चैक बाॅक्स ॅतंच जमगज को चुनने पर टैक्स्ट की लम्बाई से अधिक होने पर टैक्स्ट एक से अधिक लाइन्स में सैल के अन्तर्गत प्रदर्शित होता है। इस चैक बाॅक्स को चुनते ही दूसरा चैक बाॅक्स निष्क्रिय हो जाता है। दूसरे चैक में सैल के अन्तर्गत प्रदर्शित होता है। इस चैक बाॅक्स को चुनते ही दूसरा चैक बाॅक्स निष्क्रिय हो जाता है। दूसरे चैक बाॅक्स ैीतपदा जव पिज को चुनने पर चुने गए सैल में प्रविष्टि डेटा काॅलम की चैड़ार्ठ के अन्तर्गत ही प्रदर्शित होता है। यदि डेटा की चैड़ाई काॅलम की चैड़ाई से अधिक है, तो डेटा का फाॅन्ट आकार स्वतः ही छोटा हो जाता है, यदि हमने एक से अधिक सैल्स को चुन रखा है, तो इन सैल्स को एक सैल के रूप में डमतहम करने के लिए इस भाम में दिए गए तीसरे चैक बाॅक्स डमतहम ब्मससे को चुनते है। इस डायलाॅग बाॅक्स के त्पहीज.जव.समजि वाले भाग में दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में त्मंकपदह व्तकमत तथा ।सपहदउमदज के लिए विकल्प प्रदर्शित होते है। इनमे से हम आवश्यकतानुसार से वांछित विकल्प को चुन सकते है। सैल में टैक्स्ट को किसी कोण पर प्रदर्शित करने के लिए व्तपमदजंजपवद वाले भाग में वांछित कोण का निर्धारण किया जाता है। यह निर्धारण हम इस भाग में दिए गए स्पिन बाॅक्स में वांछित कोण का निर्धारण करके कर सकते हैं और ज्योमेट्री में प्रयोग होने वाले चांदे अथवा डी;क्द्ध की आकृति पर बने विभिन्न बिन्दुओ में से किसी भी बिन्दु पर क्लिक करके भी कर सकते है। सैल ऊंचाई स्वतः ही बढ़ जाएगी।
सैल में की गई प्रविष्टि के थ्वदज के लिए विभिन्न निर्धारण करने हेतु थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स के तीसरे मुख्य विकल्प थ्वदज का प्रयोग किया जाता है। इस मुख्य विकल्प को चुनने पर थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन संलग्न चित्र की भांति माॅनीटर स्क्रीन पर होता है। थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स के इस प्रदर्शन में हम सैल में की गई प्रविष्टि अथवा की जाने वाली प्रविष्टि का फाॅन्ट प्रकार, फाॅन्ट आकार , फाॅन्ट स्टाइल, फाॅन्ट का रंग आदि निर्धारित कर सकते है। यह कार्य हम ठीक उसी प्रकार कर सकते है, जिस प्रकार हमने वर्ड 2002 के टैक्स्ट में किया था।
एक्सल 2002 के किसी सैल अथवा चुने गए सैल्स की बाॅर्डर लाइन्स को प्रदर्शित करने के लिए थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स के चैथे मुख्य विकल्प ठवतकमत का प्रयोग करते है। इस मुख्य विकल्प को चुनने पर थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स में स्पदम वाले भाग में ैजलसम के नीेचे दिए गए बाॅक्स में विभिन्न प्रकार की रेखाओ का प्रदर्शन होता है। इस बाॅक्स में सैल अथवा सैल्स की बाॅर्डर लाइन का चुनाव किया जाता है। चुनी गई लाइन के रंग का निर्धारण इस भाग में ब्वसवत के नीचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले कलर बाॅक्स में किया जा सकता है।
अब यह बाॅर्डर लाइन सैल अथवा सैल्स के किस-किस ओर प्रदर्शित होनी है, इसका निर्धारण च्तमेमज वाले भाग तथा ठवतकमत वाले
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भाग में किया जाता है। च्तमेमज वाले भाग में दिए गए छवदम पर क्लिक करने पर चुने गए सैल अथवा सैल्स के चारो प्रदर्शित होने वाली बाॅर्डर लाइन्स निरस्त हो जाती है। व्नजसपदम बटन पर क्लिक करने पर चुने गए सैल अथवा सैल्स के चारो ओर बाॅर्डर लाइन्स प्रदर्शित होने लगती है। तीसरा बटन प्देपकम तभी सक्रिय होता है, जबकि हमने एक से अधिक सैल्स को चुना हुआ हो। इस बटन पर क्लिक करने पर चुन गए एक से अधिक सैल्स को भी विभाजित करने वाली लाइन प्रदर्शित होती है। इस डायलाॅग बाॅक्स के ठवतकमत वाले भाग में बाॅर्डर की चारो ओर तथा मध्य की विभिन्न लाइन्स को प्रदर्शित करने तथा प्रदर्शित न करने के लिए विभिन्न बटन्स दिए होते है। ये बटन्स टाॅगल ‘कीज‘ के रूप् में कार्य करती है। आॅन बटन्स पर क्लिक करने पर एक बार रेखाएं इस भाग में दिए गए च्तमअपमू बाॅक्स में प्रदर्शित होती है और दूसरी बार क्लिक करने पर ये प्रदर्शित नही होती है।
एक्सल 2002 के किसी सैल अथवा चुने गए सैल्स को किसी पैटर्न से भरा हुआ प्रदर्शित करने के लिए थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स के पांचवे मुख्य विकल्प च्ंजजमतद का प्रयोग करते है। इस मुख्य विकल्प को चुनने पर थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर नीेचे बाई ओर दिए गए चित्र की भांति होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स के ब्वसवत के नीेचे दिए गए कलर बाॅक्स में से चुने गए सैल अथवा सैलस में भरा जाने वाले रंग का निर्धारण किया जाता है। इस डायलाॅग बाॅक्स के च्ंजजमतद के सामने दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में वांछित पैटर्न का चुनाव कर सकते है। चुने गए रंग तथा पैटर्न के अनुरूप् इस डायलाॅग बाॅक्स में ैंउचसम बाॅक्स में प्रदर्शन होता है।
एक्सल 2002 के किसी सैल अथवा चुने गए सैल्स को च्तवजमबज करने के लिए थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स के छठे मुख्य विकल्प च्तवजमबजपवद का प्रयोग करते है। इस मुख्य विकल्प को चुनने पर थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर ऊपर दाई ओर दिए गए चित्र की भांति होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में दो चैक बाॅक्स दिए होते है। पहले चैक बाॅक्स स्वबामक को चुनने पर चुने गए सैल अथवा सैल्स को मिटाने , उसके आकार में परिवर्तन करने अथवा इसमें कोई भी परिवर्तन करने से च्तवजमबज किया जाता है। यदि पूरी वर्कशीट ही हमने च्तवजमबज की हुई है, तो इस चैक बाॅक्स को चुनने का कोई प्रभाव नही पड़ता है।
किसी शीट को च्तवजमबज करने के लिए एक्सल 2002 के ज्ववसे मेन्यु के च्तवजमबजपवद विकल्प पर माउस प्वाॅइन्टर लाने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू के पहले विकल्प च्तवजमबज ैीममज का प्रयोग करने पर प्रदर्शित होने वाले च्तवजमबज ैीममज डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए चैक बाॅक्स च्तवजमबज ूवतोीममज ंदक बवदजमदजे व िसवबामक बमससे को चुन लेते हैं और इसमेे इस वर्कशीट पर कार्य करने के लिए वांछित पासवर्ड को इस डायलाॅग बाॅक्स में टाइप कर देते है।
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दूसरे चैक बाॅक्स भ्पककमद को चुनने पर वर्कशीट पर चुने गए सैल अथवा सैल्स को अब पुनः चुनने पर ये फाॅर्मूला बार पर प्रदर्शित नही होते है।
काॅलम की चैड़ाई को बढाना
एक्सल 2002 में काॅलम की चैड़ाई को बढाने के लिए हम सर्वप्रथम काॅलम लेबल पर काॅलम्स को विभक्त करने वाले रेखा पर माउस प्वाॅइन्टर को लाते है। अब माउस प्वाॅइन्टर का आकृति के समान हो जाती है। अब माउस को ऊपर अथवा नीेचे ड्रैग करके पंक्ति की वांछित ऊंचाई को बढ़ा सकते है।
वर्कशीट में पंक्ति को इन्सर्ट करना
एक्सल 2002 में दो पंक्तियो के मध्य एक नई पंक्ति को इन्सर्ट करने के लिए हम पहले सैल प्वाॅइन्टर को उस पंक्ति के किसी भी सैल में ले आते है , जिस पंक्ति के ऊपर हम नई पंक्ति इन्सर्ट करना चाहते है। अब हम एक्सल 2002 के प्देमतज मेन्यू के विकल्प त्वूे पर क्लिक करते है और क्लिक करते ही वर्कशीट में वर्तमान पंक्ति के ऊपर एक नई पंक्ति इन्सर्ट हो जाती है।
वर्कशीट में काॅलम को इन्सर्ट करना
एक्सल 2002 में दो काॅलम्स के मध्य एक नई काॅलम को इन्सर्ट करने के लिए हम पहले सैल प्वाॅइन्टर को उस काॅलम के किसी भी सैल में ले आते है, जिस काॅलम से पहले हम नया इन्सर्ट करना चाहते है। इसके पश्चात् एक्सल 2002 के प्देमतज मेन्यू के विकल्प ब्वसनउदे पर क्लिक करते ही वर्कशीट में वर्तमान काॅलम के पहले एक नया काॅलम इन्सर्ट हो जाता है।
वर्कशीट में पंक्ति अथवा काॅलम को मिटाना
एक्सल 2002 में किसी काॅलम अथवा पंक्ति को मिटाने के लिए उसे काॅलम अथवा पंक्ति को चुनकर इसके म्कपज मेन्यू के विकल्प क्मसमजम पर क्लिक करना ही पर्याप्त होगा ।
वर्कशीट में कट, काॅपी तथा पेस्ट का प्रयोग
एक्सल 2002 में वर्कशीट के सैल्स के कन्टेन्ट्स को वर्कशीट में एक स्थान से किसी अन्य स्थान पर मूव करने के लिए हम इसके म्कपज मेन्यू में दिए गए विकल्प ब्नज और च्ंेजम अथवा ब्वचल और च्ंेजम विकल्प का प्रयोग कर सकते है। इसी कार्य को हम एक्सल 2002 की स्टैण्डर्ड टूल बार पर स्थित ब्नज और च्ंेजम टूल अथवा ब्वचल और च्ंेजम टूल का प्रयोग करके भी कर सकते है। वर्कशीट में कट, काॅपी तथा पेस्ट का प्रयोग करने के लिए हमे निम्नलिखित चरणो का स्टेप्स का अनुसरण करना होगा
सर्वप्रथम हमें उस सैल अथवा सैल रेंज को चुनना होगा, जिसे हम मूव करना चाहते है।
च्ंहम 256
अब यदि हमें चुने गए सैल्स के कन्टेन्ट्स को इस स्थान से मिटाकर किसी अन्य स्थान पर ले जाना है, तो हम एक्सल 2002 के म्कपज मेन्यू में दिए गए विकल्प ब्नज अथवा इसकी स्टैण्डर्ड टूल बार पर स्थित ब्नज टूल का प्रयोग करते है।
यदि हमें चुने गए सैल्स के कन्टेन्ट्स को इस स्थान से काॅपी करके किसी अन्य स्थान पर ले जाना है, तो हम एक्सल 2002 के म्कपज मेन्यू में दिए गए विकल्प ब्वचल अथवा इसकी स्टैण्डर्ड टूलबार पर स्थित ब्वचल टूल का प्रयोग करते है।
अब हम सैल प्वाॅइन्टर को उस सैल पर लाते है, जहां पर कि हमें ब्नज अथवा ब्वचल किए गए कन्टेन्टृस केा पेस्ट करना है।
अब हम एक्सल 2002 के म्कपज मेन्यू में दिए गए विकल्प च्ंेजम अथवा इसकी स्टैण्डर्ड टूलबार पर स्थित च्ंेजम टूल का प्रयोग करते है।
दो वर्कशीट के मध्य डेटा ट्रान्सफर करना
यदि आप एक वर्कशीट के डेटा को दूसरे वर्कशीअ में ट्रान्सफर करना चाहते है, तो पहले डेटा को स्लेक्ट कर , उसे क्लिपबोर्ड में काॅपी कर लें इसके पश्चात् उस शीट टैब पर क्लिक करे, जिसमें डेटा को काॅपी करना है। शीट टैब एप्लीकेशन विन्डो में सबसे नीचे , परन्तु स्टैटस बार के ठीक ऊपर होता है। इसके पश्चात् ब्सपचइवंतक टास्क पेन से उस आइटम पर क्लिक करे, जिसे आपने अभी-अभी क्लिपबोर्ड में काॅपी किया है।
दो वर्कबुक के मध्य डेटा ट्रान्सफर करना
एक वर्कबुक से दूसरी वर्कबुक में डेटा ट्रान्सफर करने के लिए पहले हम दोनो वर्कबुक्स केा खोल लेते है। अब हमें जिस वर्कबुक डेटा केा ट्रान्सफर करना है, उसे सक्रिय कर लेते है। इसके पश्चात् इस वर्क बुक में से वांछित सैल रेंज को चुनकर एक्सल 2002 के म्कपज मेन्यू में दिए गए विकल्प ब्वचल अथवा इसकी स्टैण्डर्ड टूल बार पर स्थित ब्वचल टूल का प्रयोग करते है। अब की-बोर्ड पर ब्जतस ‘की‘ को दबाकर हम उस वर्कबुक को सक्रिय करते है, जिस वर्कबुक में हमें डेटा को ट्रान्सफर करना है।
यह कार्य हम एक्सल 2002 के ॅपदकवू मेन्यू पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले फाइल्स के नामो में से उस वर्कबुक के नाम पर क्लिक करके भी कर सकते है। इस वर्कबुक में सैल प्वाॅइन्टर को उस स्थान पर लाते है, जहां पर हमें डेटा को पेस्ट करना है। अन्त में एक्सल 2002 के म्कपज मेन्यू में दिए गए विकल्प च्ंेजम अथवा इसकी स्टैण्डर्ड टूल बार पर स्थित च्ंेजम टूल का प्रयोग करते है।
सैल रेंज को आॅटोफाॅरमेट करना
हम जानते है, कि वर्कशीट पंक्तियो तथा काॅलम्ॅस से मिलकर बनती है। जब हम वर्कशीट पर किसी सैल रेंज केा चुनते है तो चुनी गई सेल रेंज एक टेबल का रूप ग्रहण कर लेती है, जिसमें हमारे द्वारा चुनी गई पंक्तियो तथा काॅलम्स सम्मिलित होते है। इस सैल रेंज को फाॅरमेट करने के लिए हम एक्सल 2002 के थ्वतउंज मेन्यू के विकल्प ।नजवथ्वतउंज का प्रयोग कर सकते है।
चुनी गई सैल रेंज को फाॅरमेट करने के लिए एक्सल 2002 के थ्वतउंज मेन्यू के विकल्प ।नजवथ्वतउंज का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर अगले पृष्ठ पर दिए गए चित्र की भांति ।नजवथ्वतउंज डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में छह स्टाइल्स ही प्रदर्शित होते हैं। अन्य स्टाइल्स को देखने तथा प्रयोग करने के लिए फाॅरमेट
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स्टाइल के साथ में दी गई ऊध्र्वाधार स्क्राॅल बार पर क्लिक करते है। इस डायलाॅग बाॅक्स में कुल 17 स्टाइल्स होती है। इनमे से हम वांछित स्टाइल का चुनाव कर सकते है।
यदि हम इस स्टाइल को पुरा-पुरा प्रभावी न करके इसका कुछ भाग , जैसे केवल इस स्टाइल का रंग संयोजन , अथवा बाॅर्डर अथवा फाॅन्ट आदि ही प्रभावी करना चाहते है, तो इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन व्चजपवदे पर क्लिक करते है। अब इस डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन निम्नांकित चित्र की भांति होने लगता है
यह प्रदर्शन भी पहले डायलाॅग बाॅक्स के समान ही होती है, केवल इस प्रदर्शन में थ्वतउंजे जव ंचचसल भाग प्रदर्शित होने लगता है। इस भाग मे छह विकल्प चैक बाॅक्सेज के रूप में दिए होते है। इनमे हम उस चैक बाॅक्स पर क्लिक करके रिक्त कर देते है, जिसे हम अपनी सैल रनेज पर प्रभावी नही करना चाहते है। अन्त में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर चुना गया रेंज इस डायलाॅग बाॅक्स मे किए गए चुनाव के अनुरूप फाॅरमेट हो जाता है।
कन्डीशनल फाॅर्मेटिंग करना
कभी-कभी हमें सैल रंेज में किसी विशेष शर्त के अनुसार सैल के मान को हाईलाइट करना पड़ता है, जैसे सैल
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इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पहले सैलेक्शन बाॅक्स जिसमें ब्मसस टंसनम प्े प्रदर्शित हो रहा है, के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में केवल दो विकल्प ब्मसस टंसनम प्े तथा थ्वतउनसं प्े प्रदर्शित होते है। यदि हम सैल की फाॅरमेटिंग सैल में प्रविष्ट किए गए मान के आधार पर करना चाहते है, तो पहले विकल्प ब्मसस टंसनम प्े को चुनते हैं और यदि किसी सूत्र के आधार पर करना चाहते हैं, तो दूसरे विकल्प थ्वतउनसं प्े को चुनते है। यह ज्तनम अथवा थ्ंसेम मान को निर्धारित करने वाला होना चाहिए।
इस सैलेक्शन बाॅक्स में ब्मसस टंसनम प्े विकल्प को चुनने के उपरान्त इसके आगे दिए गए अन्य सैलेक्शन बाॅक्स जिसमें इमजूममद प्रदर्शित हो रहा है, के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से हम वांछित आॅपरेटर को चुनाव करते हैं, जोकि हमारी शर्त को पूरा करता हो। उदाहरण के लिए हम 6000.00 अथवा 6000.00 से अधिक बेसिक सैलरी को हाईलाईट करना चाहते है, तो इस सूची में से हम ळतमंजमत जींद वत मुनंस जव आॅपरेटर को चुनते है। अब इसके सामने प्रदर्शित होने वाले दो बाॅक्स में हम 6000 टाइप करते है।
इसके उपरान्त इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन थ्वतउंज पर क्लिक करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में हम 6000.00 अथवा 6000.00 से अधिक बेसिक सैलरी वाले सैल्स के लिए फाॅन्ट का स्टाइल, आकार रंग तथा बाॅर्डर लाइन्स आदि का निर्धारण पूर्व की भांति कर सकते हैं। यहां पर वांछित निर्धारण करने के पश्चात् पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर हम वापस ब्वदकपजपवदंस थ्वतउंजजपदह डायलाॅग बाॅक्स में आ जाते है। इस डायलाॅग बाॅक्स में अब थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स में किए गए निर्धारण के अनुरूप च्तमअपमू बाॅक्स में प्रदर्शन होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर हम अपनी वर्कशीट पर आ जाते है।
अब सैल रेन्ज में जिस-जिस सैल में निर्धारित शर्त के अनुरूप मान प्राप्त होगा , उस सैल की फाॅर्मेटिंग किए गए निर्धारण के अनुरूप परिवर्तत हो जाएगी अर्थात् सैल रेंज के जिन सैल्स में 6000.00 अथवा 6000.00 से अधिक मान होगा , उसकी फाॅर्मेटिंग किए गए निर्धारण के अनुरूप परिवर्तित हो जाएगी।
वर्कशीट से सम्बन्धित कमाण्ड्स
जैसाकि हम जानते है, कि एक्सल 2002 एक वर्कबुक में ठल क्मंिनसज तीन वर्कशीट्स होती है। इन वर्कशीट्स
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के नाम एप्लीकेशन विन्डो में सबसे नीचे , परन्तु स्टेटस बार के ऊपर इसकी क्षैतिज स्क्राॅल बार पर प्रदर्शित होते है, जिनके क्मंिनसज नाम
ैीममज1ए ैीममज2 तथा ैीममज3 होते है, इन्हे हम शीट टैब्स भी कहते है।
यदि हम इनमे से किसी शीट का नाम बदलना चाहते है, अथवा मिटाना चाहते है अथवा एक नई वर्कशीट इन्सर्ट करना चाहते है, तो शीट टैब पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर माउस दायां बटन दबाते है, तो माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति एक शाॅर्टकट मेन्यू प्रदर्शित होता है
इस शाॅर्टकट मेन्यू में दिए गए विभिन्न विकल्प एवं इनके कार्य निम्नलिखित है
प्देमतज यह इस शाॅर्टकट मेन्यू का पहला विकल्प है। इस विकल्प का प्रयोग चुनी गई वर्कशीट से पहले एक नई वर्कशीट को इन्सर्ट करने के लिए किया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति प्देमतज डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स के मुख्य विकल्प ळमदमतंस को चुनकर इसमें से ॅवतोीममज पर क्लिक करके में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर इस वर्कबुक में एक नई वर्कशीट चुनी गई वर्कशीट से पहले इन्सर्ट हो जाती है। इस समय इस नई वर्कशीट का नाम ैीममज4 होता है।
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क्मसमजम शीट टैब पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर माउस का दायां बटन दबाने पर प्रदर्शित होने वाले शाॅर्टकट मेन्यू के क्मसमजम विकल्प का प्रयोग चुनी गई वर्कशीट को मिटाने के लिए किया जाता है। अब एक्सल एक चेतावनी सन्देश प्रदर्शित करता है, कि मिटाने के लिए चुनी गई वर्कशीट पर स्थित डेटा भी स्थाई रूप से मिट जाएगा, यदि हम इसे मिटाना चाहते है, तो पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक कर देते है।
त्मदंउम शीट टैब पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर माउस का दायां बटन दबाने पर प्रदर्शित होने वाले शाॅर्टकट मेन्यू के त्मदंउम विकल्प का प्रयोग चुनी गई वर्कशीट का नाम निर्धारित करने के लिए किया जाता है। इस विकल्प को चुनते ही चुनी गई वर्कशीट का नाम काले रंग के बाॅक्स में सफेद रंग से लिखा हुआ प्रदर्शित होने लगा है। अब हम की-बोर्ड से इस वर्कशीट को कोई भी वांछित नया नाम टाइप करते है और म्दजमत को दबाते ही यह नया नाम इस वर्कशीट के लिए निर्धारित हो जाता है।
डवअम वत ब्वचल शीट टैब पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर माउस का दायां बटन दबाने पर प्रदर्शित होने वाले शाॅर्टकट मेन्यू के डवअम वत ब्वचल विकल्प का प्रयोग चुंनी गई वर्कशीट को उसी वर्कबुक में अथवा किसी अन्य वर्कबुक में काॅपी अथवा मूव करने के लिए किया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति डवअम वत ब्वचल डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में ज्व ठववा के नीेचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से वांछित चुनाव किया जा सकता है। यदि हमने एक्सल 2002 में एक अथवा एक से अधिक वर्कबुक्स को खोल रखा है, तो इस सूची में उन सभी वर्कबुक्स के नाम तथा एक अन्य विकल्प छमू इववा प्रदर्शित होता है। यदि हमें किसी खुली हुई वर्कबुक में वर्तमान सक्रिय वर्कशीट को मूव करना है, तो उस वर्कबुक का नाम इस सूची में से चुन लेते है और यदि किसी नई वर्कबुक में मूव करना है, तो छमू इववा विकल्प को चुनते है। इस डायलाॅग बाॅक्स के ठमवितम ैीममज के नीेचे दिए गए बाॅक्स में प्रदर्शित होने वाली विभिन्न वर्कशीट्स की सूची में से वांछित शीट को चुनकर यह निर्धारित करते है, कि किस वर्कशीट से पहले चूनी गई वर्कशीट मूव होकर प्रदर्शित होगी। यदि हम चुनी गई वर्कशीट को मूव करने के स्थान पर केवल उसकी काॅपी करना चाहते है, तो इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए चैक बाॅक्स ब्तमंजम ं ब्वचल को चुन लेते है। इस डायलाॅग बाॅक्स में वांछित निर्धारण करने के उपरान्त पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करते है।
सैल अथवा सैल रेंज को नाम निर्धारित करना
यदि हमारी वर्कशीट में बहुत अधिक प्रविष्टियां हैं, अर्थात् अधिक डेटा अथवा फाॅर्मूलो का प्रयोग किया गया है, तो डेटा अथवा फाॅर्मूलो से सम्बन्धित सैल्स के एडेªस को याद रखना अत्यन्त कठिन हो जाता है। ऐसी परिस्थिति में सैल अथवा सैल रेंज का वांछित नाम निर्धारित करना उपयोगी होता है।
एक्सल 2002 की वर्कशीट पर कार्य करते समय किसी सैल अथवा सैल रेंज का बार-बार प्रयोग करने के लिए इसे नाम देने की सुविधा प्रदान की गई है। एक्सल 2002 के प्देमतज मेन्यू विकल्प छंउम पर माउस प्वाॅइन्टर लाने पर इसका उप-मेन्यू संलग्न चित्र की भांति माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है। इस उप-मेन्यू में पांच विकल्प प्रदर्शित होते है।
यदि हमने चुनी गई सैल रेंज के लिए पहले से कोई नाम ब्तमंजम अथवा क्मपिदम किया हुआ है तो इसके सभी विकल्प सक्रिय होते है, अन्यथा केवल क्मपिदमए ब्तमंजम तथा स्ंइमस विकल्प ही सक्रिय होते है।
इस उप-मेन्यू में से क्मपिदम विकल्प का प्रयोग नाम को परिभाषित करने के लिए किया जाता है। क्मपिदम विकल्प
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चुनने पर माॅनीटर स्क्रीन पर क्मपिदम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन ।कक को क्लिक करके यहां पर पहले से निर्धारित किसी भी नाम केा वर्कशीट में प्रयोग करने के लिए परिभाषित किया जा सकता है, साथ ही किसी नाम को पुश बटन क्मसमजम को एक क्लिक करक उसे मिटाया भी जा सकता है।
इस उप-मेन्यू के दूसरे विकल्प च्ंेजम का प्रयोग परिभाषित किए गए नाम को ब्मसस च्वपदजमत के स्थान पर च्ंेजम करने के लिए किया जाता है।
इस विकल्प को चुनने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति च्ंेजम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में च्ंेजम छंउम के नीचे परिभाषित किए गए नामो की सूची प्रदर्शित होती है। इनमें वांछित नाम चुनकर हम ब्मसस च्वपदजमत के स्थान पर च्ंेजम कर सकते है।
इस उप-मेन्यू के तीसरे विकल्प ब्तमंजम का प्रयोग वर्कशीट के अनुसार, नए नाम का निर्माण करने के लिए किया जाता है।
इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्रानुसार ब्तमंजम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए विकल्पो का प्रयोग करके त्वू एवं ब्वसनउद के लिए नए नाम का निर्माण किया जा सकता है।
इस उप-मेन्यू मे दिए गए चैथे विकल्प ।चचसल का प्रयोग नाम का प्रभावी करने के लिए किया जाता है।
इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्रानुसार ।चचसल छंउमे डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में ।चचसल छंउमे के नीेचे दी गई सूची में से किसी भी पूर्वनिर्धारित नाम को प्रयोग किया जा सकता है। अब पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर एक्सल 2002 चुने गए सैल्स में उस सूत्र को खोजता है, जिनमें इनका त्ममितमदबम दिया गया है और इस त्ममितमदबम के नाम से बदल देता है।
इस उप-मेन्यू के पांचवे और अन्तिम विकल्प स्ंइमस का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर स्ंइमस त्ंदहमे डायलाॅग बाॅक्स संलग्न चित्रानुसार प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए विकल्पो का प्रयोग करके पंक्ति अथवा काॅलम के लेबल का प्रयोग वांछित सूत्र में किया जा सकता है।
किसी सैल या सैल रेंज का नाम देने के लिए निम्नलिखित बातो का ध्यान रखना चाहिए
नाम 255 कैरेक्टर से अधिक का नही होना चाहिए।
नाम का पहला अक्षर निश्चित रूप से किसी कैरेक्टर अर्थात् ।३र्३ से शुरू होना चाहिए । जैसे ठंेपबैंसंतलए थ्वतउनसं1ए थ्वतउनसं2एछंउमऋव िऋमउचसवलमम इत्यादि।
च्ंहम 262
नाम किसी सैल का एड्रेस नही होना चाहिए। जैसे स्छ20ए।5एच्ज्ञ2 इत्यादि।
नाम को हम न्चचमत अथवा स्वूमतब्ंेम दोनो में से किसी में भी निर्धारित कर सकते है।
एक वर्कबुक में एक ही नाम से दो सैल अथव सैल रेंज नही होनी चाहिएं।
सैल रेफरेन्स
एक्सल 2002 में निम्नांकित तीन प्रकार के सैल रेफरेन्स होते है
रिलेटिव सैल रेफरेन्स
एक्सल 2002 में प्रविष्ट किए गए फाॅर्मूले में दिए गए सैल रेफरेन्स ठल क्मंिनसज रिलेटिव सैल रेफरेन्स होते है। उदाहरण के लिए यदि हमने म्2 सैल में त्र क्2 ’ 1ण्3 फाॅर्मूला प्रविष्ट किया है और इस फाॅर्मूले को म्2 सैल को नीचे की ओर काॅपी करते है, तो यह फाॅर्मूला म्3 सैल में त्र क्3’1ण्3यम्4 सैल में त्र क्4’1ण्3 के रूप में काॅपी होता है। इसी प्रकार यह अन्य सैल्स म्5एम्6३३ण् आदि सैल्स में भी काॅपी हो जाता हे अर्थात् अगर म्2 सैल से तथा म्4 सैल का क्4 सैल से होगा।
एबसाॅल्यूट रेफरेन्स
यदि हम चाहते हैं कि किसी फाॅर्मूला में दिए गए सैल का रेफरेन्स काॅपी करने पर परिवर्तित न हो तो फाॅर्मूला में दिए सैल के काॅलम लेबल तथा पंक्ति के क्रमांक के पहले डाॅलर ;$द्ध का चिन्ह लगाते है। उदाहरण के लिए किसी सैल में त्र$क्$2’1ण्3 फाॅर्मूला को टाइप करते समय काॅलम लेबल क् के पहले तथा पंक्ति क्रमांक 2 के पहले $ का चिन्ह लगाकर सैल रेफरेन्स को एबसाॅल्यूट बनाया गया है। अब इस फाॅर्मूले को नीचे की ओर काॅपी करने पर सैल का रेफरेन्स परिवर्तित नही होता है।
मिक्स्ड सैल रेफरेन्स
मिक्स्ड सैल रेफरेन्स का तात्पर्य सैल एड्रैस के एक भाग को रिलेटिव तथा दूसरे भाग को एबसाॅल्यूट बनाने से होता है अर्थात् यदि हम सैल एड्रेस में काॅलम लेबल से पहले $ लगाकर इसे एबसाॅल्यूट बनाते हैं तो पंक्ति क्रमांक के पहले $ नही लगाते है और यदि हम पंक्ति क्रमांक के पहले $ लगाते है, तो काॅलम लेबल के पहले $ नही लगाते है। इस प्रकार सैल का एक भाग रिलेटिव तथा दूसरा भाग एबसाॅल्यूट रेफरेन्स की भांति कार्य करता है। उदाहरण के लिए फाॅर्मूला त्र $ क्2’1ण्3 में काॅलम लेबल क् को एबसाॅल्यूट मोड में लिखा गया है, जबकि पंक्ति क्रमांक 2 को रेफरेन्स मोड में लिखा गया है। अब यदि आप इस फाॅर्मूले को नीचे की ओर काॅपी करेंगे, तो यह रिलेटिव रेफरेन्स की तरह तथा यदि आगे-पीछे क्षैतिज रूप से काॅलम में काॅपी करेंगे तो यह एबसाॅल्यूट रेफरेन्स की तरह कार्य करेगा।
एक्सल के फंक्शन्स
एक्सल 2002 में फंक्शन्स एक्सल के अन्तर्निमित फाॅर्मूले है, जोकि विभिन्न प्रकार के परिणाम प्राप्त करने के लिए प्रयोग किए जाते है। किसी भी फंक्शन केा सैल में त्र चिन्ह के साथ लिखा जाता है, इसके बाद फंक्शन का नाम और अंत में छोटे कोष्ठक के अन्दर वांछित सैल रेंज को परिभाषित किया जाता है।
डदाहरण के लिए किसी सैल में की गई प्रविष्टि त्रैन्ड;ठ3रूठ10द्ध है, तो इसका तात्पर्य है, कि इस सैल में सैल ठ2 से सैल ठ10 तक में की गई आंकिक प्रविष्टियों का योगफल प्रदर्शित हो। एक्सल 2002 के सभी फंक्शन्स को अग्रलिखित 10 वर्गो में विभाजित किया गया है
च्ंहम 263
फिनान्सियल फंक्शन्सइ इस प्रकार के फंक्शन्स का प्रयोग एसेट का डैप्रेसिएशन, लोन एमाउण्ट, इन्टरेस्ट इत्यादि की गणनाएं करने के लिए किया जाता है।
डेट और टाइम फंक्शन्स इस प्रकार के फंक्शन्स का प्रयोग तिथि तथा समय सम्बन्धी गणनाएं करने के लिए किया जाता है।
मैथ और ट्रिगनोमेट्रिक फंक्शन्स इस प्रकार के फंक्शन्स का प्रयोग गणितीय तथा त्रिकोणमितीय गणनाओ को करने के लिए किया जाता है।
स्टैटिसटिकल फंक्शन्स इस प्रकार के फंक्शन्स का प्रयोग सांख्यिकी से सम्बन्धित गणनाएं, जैसे स्टैण्डर्ड डेविएशन को ज्ञात करना आदि करने े लिए किया जाता है।
लुकअप और रेफरेन्स फंक्शन्स इस प्रकार के फंक्शन्स का प्रयोग वर्कशीट में किसी विशेष मान को सर्च करने अथवा नेटवर्क अथवा इन्टरनेट से किसी फाइल को हाइपरलिंक के माध्यम से सर्च करने के लिए किया जाता है।
डेटाबेस फंक्शन्स इस प्रकार के फंक्शन्स का प्रयोग एक्सल डेटाबेस में विभिन्न गणनाएं करने के लिए किया जाता है।
टेक्स्ट फंक्शन्स इस प्रकार के फंक्शन्स का प्रयोग सैल में किसी टैक्स्ट प्रविष्टि को न्चचमत ब्ंेमए स्वूमत ब्ंेम अथवा च्तवचमत ब्ंेम में बदलने , एक्सट्रैक्ट करने इत्यादि के लिए किया जाता है
लाॅजिकल फंक्शन्स इस प्रकार के फंक्शन्स का प्रयोग सैल या आॅब्जैक्ट की वर्तमान स्थिति को ज्ञात करने के लिए किया जाता है।
इन्जीनियरिंग फंक्शन्स ये फंक्शन्स साधारणतः एक्सल 2002 में स्थापित नही होते हैं। इन्हे स्थापित करने के लिए एनालिसिस टूलपैक का प्रयोग किया जाता है।
एक्सल के फंक्शन का प्रयोग करना
एक्सल 2002 के फंक्शन्स का प्रयोग करने के लिए प्रत्येक फंक्शन के सूत्र ;ैलदजंगद्ध को याद रखना आवश्यक नही है, क्योंकि फंक्शन का प्रयोग करते समय सूत्र स्वतः ही प्रदर्शित होता है। एक्सल 2002 के किसी भी फंक्शन का प्रयोग करने के लिए हमें इसके प्देमतज मेन्यू के थ्नदबजपवद विकल्प का प्रयोग करते है। इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर नीचे बाई ओर दिए गए चित्र की भांति प्देमतज थ्नदबजपवद डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है
च्ंहम 264
इस डायलाॅग बाॅक्स में ैमंतबी वित ं थ्नदबजपवद के नीचे दिए गए बाॅक्स में यह संक्षिप्त विवरण टाइप कर सकते है, कि हम किस प्रकार की गणना करना चाहते है। उदाहरण के लिए इस बाॅक्स में हम प् ूंदज जव बंसबनसंजम जीम कमचतमबपंजपवद व िंद ंेेमज टाइप करते हैं। इस संक्षिप्त विवरण को टाइप करने के पश्चात् पुश बटन ळव पर क्लिक करने पर ैमसमबज ं बंजमहवतल के नीचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स में त्मबवउउमदकमक प्रदर्शित होता है तथा ैमसमबज ं निदबजपवद के नीचे दिए गए बाॅक्स में हमारे द्वारा किए जाने वाले कार्य से सम्बन्धित फंक्शन्स पिछले पृष्ठ पर दिए दूसरे चित्र की भांति प्रदर्शित होते है। हम इनमे से वांछित फंक्शन को चुनकर पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करते है, तो माॅनीटर स्क्रीन पर इस फंक्शन के ।तहनउमदजे की प्रविष्टि करने के लिए थ्नदबजपवद ।तहनउमदजे डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। पिछले पृष्ठ पर दिए गए दूसरे चित्र में ैमसमबज ं निदबजपवद के नीेचे दिए गए बाॅक्स में से क्ठ फंक्शन को चुनकर पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति थ्नदबजपवद ।तहनउमदजे की प्रविष्टि करने के पश्चात् पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करते है। फंक्शन का परिणाम उस सैल में प्रदर्शित होने लगता है, जिस सैल पर सैल प्वाॅइन्टर लाकर हमने प्देमतज थ्नदबजपवद का प्रयोग किया होगा।
अब हम एक्सल 2002 में प्रयोग होने वाले विभिन्न फंक्शन के बारे में उनके बारे में उनके वर्ग के अनुसार जानकारी प्राप्त करते है।
फिनान्सियल फंक्शन
एक्सल में फिनान्सियल फंक्शन्स का प्रयोग अक्सर किया जाता है। हम इस वर्ग में आने वाले तथा बहुतायत में प्रयोग होने वाले कुछ फंक्श्ज्ञनस की चर्चा यहां करेंगे।
क्ठ;द्ध
यह फंक्शन थ्पगमक.क्मबसपदपदह ठंसंदबम डमजीवक के आधार पर किसी ।ेेमज (वस्तु) का किसी निर्धारित अवधि के लिए डेप्रिसिएशन निकालने के लिए प्रयोग किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र क्ठ;ब्वेजएैंसअंहमए स्पमिए च्मतपवकए डवदजीद्ध
जहां ब्वेज यह किसी वस्तु ;।ेेमजद्ध का प्रारम्भिक मूल्य है अर्थात् यह वह मूल्स है, जिस पर इस वस्तु को खरीदा गया है।
ैंसअंहम यह किसी वस्तु की जीवन अवधि के बाद का मूल्य होता है।
स्पमि यह किसी वस्तु की वह अवधि होती है, जिसके लिए इस वस्तु को डेप्रिसिएट किया जा रहा है।
डवदजी यह अवधि के पूरे साल अर्थात् 12 महीने का प्रयोग न करके कुछ ही महीने दर्शाता है।
डदाहरण के लिए यदि किसी वस्तु का प्रारम्भिक मूल्स 10,00,000.00 रूपए है और इसका ैंसअंहम मूल्य 1,00,000.00 रूपए है तथा इसकी जीवन अवधि ;स्मजि ज्पउमद्ध 6 वर्ष है। अब यदि हम इस वस्तु का 2 वर्षाे
च्ंहम 265
के बाद का डेप्रिसिएशन मूल्स ज्ञात करना चाहते है, तो किसी भी सैल में त्रक्ठ;1000000ए100000ए6ए2द्ध लिखेंगे। अब सैल प्वाॅइन्टर को किसी अन्य पर ले जाने पर इस फंक्शन अनुसार गणना होकर परिणाम इस सैल में प्रदर्शित होगा।
क्क्ठ;द्ध
यह फंक्शन क्पवनइसम.क्मबसपदपदह ठंसंदबम डमजीवक के आधार पर किसी ।ेेमज (वस्तु) का किसी निर्धारित अवधि के लिए डेप्रिसिएशन निकालने के लिए प्रयोग किया जाता है।
च्डज् ;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी लोन एमाउण्ट के लिए च्मतपवकपब च्ंलउमदज ज्ञात करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र च्डज् ;तंजमए दवण् व िचमतपवकएचअए अिए जलचमद्ध
जहां तंजम यह लोन ब्याज की दर है।
दवण् व िचमतपवक यह वह समयावधि है, जिसके लिए लोन लिया गया है।
चअ यह अन्तिम किस्त के लिए शेष बचने वाली राशि का मान है।
जलचम यह एक तार्किक मान है।
उदाहरण के लिए यदि हम किसी बैंक से 1,00,000.00 रूपए का लोन 12ः वार्षिक ब्याज की दर से 60 महीनो के लिए लेकर , समान किस्तो में इसका भुगतान करना चाहते हैं, तो प्रत्येक माह हमें कितना भुगतान करना होगा, इसकी गणना करने के लिए च्डज्;द्ध फंक्शन का प्रयोग किया जाएगा । हम किसी भी सैल में त्रच्डज्;12ध्12ए60ए100000द्ध लिखेंगे। अब सैल प्वाॅइन्टर को किसी अन्य सैल पर ले जाने पर इस फंक्शन के अनुसार गणना होकर परिणाम इस सैल में प्रदर्शित होगा।
छच्म्त्;द्ध
यदि हम एक फिक्स्ड इन्टरेस्ट रेट पर प्रत्येक महीने एक निश्चित राशि जमा करना चाहते हैं तथा यह ज्ञात करना चाहते है, कि कितने महीने तक यह समान राशि जमा करने पर धन 100000.00 या 200000.00 हो जाएगी , तो इसके लिए छच्म्त्;द्ध फंक्शन का प्रयोग किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र छच्म्त् ;तंजमए चउजए चअएअिएजलचमद्ध
जहां तंजम यह जमा राशि की ब्याज की दर है।
चउज यह प्रति माह जमा की जाने वाली धनराशि है, जो पूरी अवधि में समान ही रहेगी।
चअ यह भविष्य में प्राप्त किए जाने वाले धन का वर्तमान मूल्य है।
अि यह अन्तिम किस्त के बाद प्राप्त किए जाने वाली राशि का मान है।
जलचम यह एक तार्किक मान है।
थ्ट;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग एक फिक्स्ड इन्टरेस्ट रेट पर फिक्स्ड पीरियड के लिए समान किस्तो के भुगतान के बाद उसकी फ्यूचर वैल्यू ज्ञात करने के लिए की जाती है।
उदाहरण के लिए यदि हम 12ः वार्षिक ब्याज की दर से 60 महीने तक 500 रूपए जमा करते है, तो पांच वर्ष
अर्थात 60 महीने के बाद, प्राप्त होने वाली धन राशि क्या होगी? यह ज्ञात करने के लिए हम थ्ट;द्ध फंक्शन का प्रयोग निम्न प्रकार कर सकते हैं
त्रथ्ट ;12ःध्12ए60ए.500द्ध ।
चूंकि 500.00 रूपए को जमा किया जा रहा है, अतः इसे -500 लिखा गया है। परिणाम 40834.83 रूपया आएगा।
मैथेमेटिकल फंक्शन
एक्सल में मैथेमेटिकल फंक्शन का प्रयोग विभिन्न अंकगणितीय गणनाएं करने के लिए किया जाता है। हम इस वर्ग में आने वाले तथा बहुतायत में प्रयोग होने वाले कुछ फंक्शन्स की चर्चा यहां पर करेंगे।
प्छज्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी संख्या अथवा मान के केवल पूर्णांको को ही त्मजनतद करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र प्छज्;दनउइमतद्ध
जहां दनउइमत वह संख्या है, जिसका प्दजमहमतंस मान हम जानना चाहते हैं।
उदाहरण के लिए यदि सैल में त्रप्छज्;69ण्76द्ध प्रविष्टि किया जाता है, तो यह सैल में केवल 69 ही त्मजनतद करेगा , न कि 70, परन्तु यदि इस सैल में त्रप्छज्;.69ण्76द्ध प्रविष्टि किया गया है, तो यह सैल मे .70 त्मजनतद करेगा ।
त्व्न्छक् ;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी भी संख्या अथवा मान को त्वनदक विि करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र त्व्न्छक् ;दनउइमतएदनउऋकपहपजद्ध
जहां दनउइमत वह संख्या है, जिसको हम त्वनदक विि करना चाहते है।
दनउऋकपहपज संख्या को दशमलव के बाद जितने अंको तक त्वनदक विि करना है, वह यहां पर टाइप किया जाता है।
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्रत्व्न्छक् ;5058ण्57ए0द्ध प्रविष्ट करते है, तो एक्सल सैल में 5059 रिटर्न करेगा।
ज्त्न्छब् ;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी संख्या अथवा मान में से डेसिमल पार्टक अर्थात् फ्रैक्शनल पार्ट को हटाने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र ज्त्न्छब् ;दनउइमतएदनउऋकपहपजद्ध
जहां दनउइमत वह संख्या है, जिसको हम ज्तनदबंजम करना चाहते है।
दनउऋकपहपज संख्या केा दशमलव के बाद जितने अंको तक ज्तनदबंजम करना है, वह यहां पर टाइप किया जाता है।
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र त्व्न्छक्;5058ण्57ए1द्ध प्रविष्टि करते हैं, तो एक्सल सैल में 5059ण्5 रिर्टन करेगा।
च्ंहम 267
च्त्व्क्न्ब्ज्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग अनेक संख्याओ अथवा मानो का गुणनफल प्राप्त करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्रच्त्व्क्न्ब्ज्;दनउइमत1एदनउइमत2ए३ण्ण्द्ध
जहां दनउइमत1एदनउइमत2ए३३ण् वे संख्याएं है, जिसका हम गुणनफल प्राप्त करना चाहते है।
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्रच्त्व्क्न्ब्ज् ;10ए20ए5द्ध टाइप करते हैं, तो एक्सल इस सैल में इन तीनो संख्याओ का गुणनफल अर्थात् 1000 प्रदर्शित करेगा।
डव्क्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग दो संख्याओ अथवा मानो को भाग देने पर प्राप्त शेषफल को ज्ञात करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्रडव्क्;दनउइमतएकपअपेवतद्ध
जहां दनउइमत वह संख्या है, जिसमे भाग दिया जाना है।
कपअपेवत वह संख्या है, जिसमे भाग दिया जाना है।
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्रडव्क्;10ए5द्ध टाइप करते है, तो एक्सल इस सैल में शेषफल शून्य प्रदर्शित करेगा, न कि भागफल 2।
च्व्ॅम्त्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी संख्या का घात मान ज्ञात करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र च्व्ॅम्त् ;दनउइमतएचवूमतद्ध
जहां दनउइमत वह संख्या है, जिसमें भाग दिया जाना है।
चवूमत यह संख्या की घात है।
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्रच्व्ॅम्त्;10ए3द्ध टाइप करते है, तो एक्सल इस सैल में 1000 प्रदर्शित करता है।
ैन्ड;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग विभिन्न संख्याओ अथवा मानो का योगफल ज्ञात करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र ैन्ड;दनउइमत1एदनउइमत2ए३३द्ध
जहां दनउइमत1एदनउइमत2ए३३ण् वे संख्याएं है, जिसका हम योगफल प्राप्त करना चाहते है।
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्रैन्ड;10ए20ए5द्ध टाइप करते है, तो एक्सल इस सैल मे इन तीनो संख्याओ का योगफल अर्थात् 35 प्रदर्शित करेगा।
ैन्डप्थ्;द्ध
यह फंक्शन ैन्ड;द्ध फंक्शन के समान ही विभिन्न संख्याओ अथवा मानो का योगफल ज्ञात करने के लिए ही किया जाता है, परन्तु यह योगफल एक निश्चित शर्त के पूर्ण होने पर ही प्राप्त होता है। इस फंक्शन का सूत्र अग्रलिखित है
च्ंहम 268
सूत्र त्र ैन्ड प्थ्;तंदहमएबतपजमतपंएख्ेनउऋतंदहम,द्ध
जहा तंदहम वह सैल रेंज जिसके लिए किसी शर्त का निर्धारण करना है।
बतपजमतपं यह वह शर्त होती है, जिसके आधार पर योगफल ज्ञात करना है। इस शर्त को क्वनइसम फनवजमे; श् श्द्ध के अन्दर कन्डीशनल आॅपरेटर्स का प्रयोग करके घोषित किया जाता है।
ेनउऋतंदहम यह प्रविष्टि वैकल्पिक है। यदि हम इस प्रविष्टि को करते है, तो पहली रेंज की जिन पंक्तियो तथा सैल्स में दी गई शर्त पूर्ण होती है, उन सैल्स से सम्बन्धित सैल्स का योगफल प्राप्त होता है।
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्रैन्ड;ठ2रूठ10एश्झ80श्द्ध टाइप करते है, तो यह सैल ठ2 से ठ10 तक में जिन सैल्स में 80 से अधिक मान होगा, केवल उनके अनुरूप काॅलम ब् के सैल्स के मान का योगफल प्राप्त होता है।
टैक्स्ट फंक्शन्स
एक्सल में टैक्स्ट फंक्शन्स का प्रयोग टैक्स्ट पर विभिन्न आॅपरेशन्स को करने के लिए किया जाता है। हम इस वर्ग में आने वाले तथा बहुतायत में प्रयोग होने वाले कुछ फंक्शन्स की चर्चा यहां करेंगे।
ज्त्प्ड;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग सैल में इनपुट किए टैक्स्ट से अनावश्यक स्पेस को हटाने के लिए किया जाता है। किसी भी टैक्स्ट में दो प्रकार के स्पेस हो सकते हैं टैक्स्ट से पहले दिया गया स्पेस (लीडिंग स्पेस) तथा टैक्स्ट के बाद दिए गए स्पेस (ट्रेलिंग स्पेस)। ज्त्प्ड ;द्ध फंक्शन किसी टेक्स्ट से ट्रेलिंग और लीडिंग स्पेस को हटा देता है।
ज्त्प्ड ;द्ध फंक्शन का प्रयोग, उस स्थिति में उपयोगी होता है, जब आप एक्सल में क्ंजं मेन्यू पर क्लिक करके प्उचवतज म्गजमतदंस क्ंजं विकल्प से प्उचवतज क्ंजं उप-विकल्प का प्रयोग करके किसी अन्य डेटाबेस से डेटा का इम्पोर्ट करते है।
डदाहरण के लिए,यदि हम एक्सेस 2002 से किसी डेटा फाइल को एक्सल में इम्पोर्ट करते हैं, तो इम्पोर्ट किए गए डेटा फाइल के फील्ड की चैड़ाई ;थ्पमसक ॅपकजीद्ध के अनुसार ही एक्सल में काॅलम की चैड़ाई निर्धारित हो जाती है। यदि कोई फील्ड, मान लेते है, ।ककतमेे की चैड़ाई डेटा फाइल मे 30 है, तो एक्सल में काॅलम की चैढ़ाई इस फील्ड के अधिकतम् चैड़ाई (30) के अनुसार ही निर्धारित हो जाती है। अब यदि ।ककतमेे काॅलम के सैल में 20 ही कैरेक्टर्स हैं, तो शेष 10 स्पेस अनावश्यक रूप से कभी सैल्स में होंगे जो, मेल-मर्ज में प्रयोग करने पर, मर्ज डाॅक्यूमेन्ट में एड्रेस के बाद अनावश्यक रूप से अतिरिक्त स्पेस प्रिन्ट करेंगे। इस स्पेस को खत्म करने के लिए ज्त्प्ड;द्ध फंक्शन का प्रयोग किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र ज्त्प्ड;श्ज्मगज वत ब्मसस ।ककतमेेश्द्ध
डदाहरण के लिए यदि ब्3 सैल में छमू क्मसीप प्रदर्शित हो रहा है। अर्थात् छमू क्मसीप से पहले अतिरिक्त स्पेस प्रदर्शित हो रहा है, अब हमें सैल ब्4 में भी यही चाहिए, तो इसके लिए फंक्शन त्रज्त्प्ड;ब्3द्ध का प्रयोग करने पर यह सैल ब्4 में छमू क्मसीप ही प्रदर्शित करता है। यह फंक्शन छमू क्मसीप से पहले के अतिरिक्त स्पेस को हटा देता है। यहां पर ध्यान देने योग्य बात यह है, कि यह छमू और क्मसीप के मध्य का स्पेस ज्त्प्ड;द्ध फंक्शन नही हटाता है।
च्ंहम 269
स्म्थ्ज्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी टैक्स्ट या स्ट्रिंग में से बाई ओर से वांछित कैरेक्टर्स को निकालने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र स्म्थ्ज्;जमगजएदनउऋब्ींतेद्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्रस्म्थ्ज्;श्त्ंअप च्वबामज ठववोश्ए4द्ध टाइप करते हैं, तो इस सैल में परिणाम के रूप में त्ंअप प्राप्त होता है, क्योंकि स्ट्रिंग त्ंअप च्वबामज ठववो के पहले चार अक्षर , त्ंअप है।
त्प्ळभ्ज्;द्ध
इस फंक्शन्स का प्रयोग किसी टैक्स्ट या स्ट्रिंग में से दाई ओर से वांछित कैरेक्टर्स को निकालने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्रत्प्ळभ्ज्;जमगजएदनउऋबींतेद्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र त्प्ळभ्ज्;श्त्ंअप च्वबामज ठववोश्ए5द्ध टाइप करते हैं, तो इस सैल में परिणाम के रूप में ठववो प्राप्त होता है, क्योंकि स्ट्रिंग त्ंअप च्वबामज ठववो के अन्तिम पांच अक्षर, ठववो है।
डप्क्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग टैक्स्ट के मध्य से कैरेक्टर्स को निकालने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र डप्क्;जमगजऐजंतजऋदनउए दनउऋबींतेद्ध
उदाहरण, डप्क् ;श्त्ंअप च्वबामज ठववोश् ए6ए6द्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्रडप्क्;श्त्ंअप च्वबामज ठववोश्ए6ए6द्ध टाइप करते हैं, तो इस सैल में परिणाम के रूप में च्वबामज प्राप्त होता है, क्योंकि स्ट्रिंग त्ंअप च्वबामज ठववो के प्रारम्भ से छठा अक्षर च् है और इससे छह अक्षर च्वबामज है। अक्षरो की गिनती में एक रिक्त स्थान को भी एक कैरेक्टर माना जाता है।
स्व्ॅम्त्;द्ध
इस फंक्शन्स का प्रयोग किसी टैक्स्ट या स्ट्रिंग को स्वूमत ब्ंेम में प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र स्व्ॅम्त्;जमगजद्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र स्व्ॅम्त् ;श्त्ंअप च्वबामज ठववोश्द्ध टाइप करते है, तो इस सैल में परिणाम के रूप में तंअप चवबामज इववो प्राप्त होता है।
न्च्च्म्त्;द्ध
इस फंक्शन्स का प्रयोग किसी टैक्स्ट या स्ट्रिंग को न्चचमत ब्ंेम में प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र ़त्रन्च्च्म्त्;जमगजद्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र न्च्च्म्त्;श्त्ंअप च्वबामज ठववोश्द्ध टाइप करते हैं, तो इस सैल में परिणाम के रूप में त्।टप् च्व्ब्ज्ञम्ज् ठव्व्ज्ञै प्राप्त होता है।
च्ंहम 270
न्च्च्म्त्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी टैक्स्ट या स्ट्रिंग को च्तवचमत ब्ंेम में , अर्थात् प्रत्येक शब्द का पहला न्चचमत ब्ंेम में प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्रच्त्व्च्म्त्;जमगजद्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र च्त्व्च्म्त्;श्त्।टप् च्व्ब्ज्ञम्ज् ठव्व्ज्ञैश्द्ध टाइप करते है, तो इस सैल में परिणाम के रूप में त्ंअप च्वबामज ठववो प्राप्त होता है।
ब्व्छब्।ज्म्छ।ज्म;द्ध
ब्वदबंजमदंजम का अर्थ है, अन्त से जोड़ना। इस फंक्शन का प्रयोग दो अथवा दो से अधिक टैक्स्ट स्ट्रिंग्स को जोड़ने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र ब्व्छब्।ज्म्छ।ज्म्;जमगज1एजमगज2एजमगज3ए३३३ण्द्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्रब्व्छब्।ज्म्छ।ज्म्;श्त्।टप्श्ए श्च्व्ब्ज्ञम्ज्श्ए श्ठव्व्ज्ञैश्द्ध टाइप उदाहरण है, तो इस सैल में परिणाम के रूप में त्।टप्च्व्ब्ज्ञम्ज्ठव्व्ज्ञै प्राप्त होता है। यहां पर हम देख रहे है, कि इन शब्दो के मध्य कोई भी स्पेस रिक्त न होकर ये एक ही शब्द के रूप में प्रदर्शित होते है। यदि हम शब्दो के स्पेस भी चाहते है, तो इन्हे निम्न प्रकार टाइप करना होगा
ब्व्छब्।ज्म्छ।ज्म्;श्त्।टप्श्ए श्च्व्ब्ज्ञम्ज्श्ए श्ठव्व्ज्ञैश्द्ध
स्म्छ;द्ध
यह फंक्शन टैक्स्ट की लम्बाई अर्थात् टैक्स्ट में कैरेक्टर्स की संख्या को ज्ञात करने के लिए किया जाता है। कैरेक्टर्स की संख्या ज्ञात करने मे यह फंक्शन एक रिक्त स्पेस को एक कैरेक्टर के रूप में गिनता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र स्म्छ;जमगजद्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र स्म्छ;श्त्ंअप च्वबामज ठववोश्द्ध टाइप करते हैं, तो इस सैल में परिणाम के रूप में 17 प्राप्त होता है।
म्ग्।ब्ज्;द्ध
यह फंक्शन दो टैक्स्ट अथवा स्ट्रिंग्स के समानता की जांच करता है तथा जांच करने के पश्चात् एक तार्किक मान ज्त्न्म् अथवा थ्।स्ैम् परिणाम के रूप में प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र म्ग्।ब्ज्;जमगज1एजमगज2द्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र म्ग्।ब्ज्;श्त्ंअपश्ण् श्त्।टप्श्द्ध टाइप करते है, तो इस सैल में परिणाम के रूप में थ्।स्ैम् प्राप्त होता है। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि दोनो शब्दो की स्पेलिंग एक ही होते हुए भी दोनो के ब्ंेमे में अन्तर है।
ब्व्क्म्;द्ध
यह फंक्शन दिए गए कैरेक्टर का ।ैब्प्प् ;।उमतपबंद ैजंदकंतक ब्वकम वित प्दवितउंजपवद प्दजमतबींतहमद्ध कोड मान परिणाम के रूप् में प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र ब्व्क्म्;जमगजद्ध
च्ंहम 271
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र ब्व्क्म्;श्त्ंअपश्द्ध टाइप करते है, तो इस सैल में परिणाम के रूप में 82 प्राप्त होता है। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि यह फंक्शन इस शब्द के पहले अक्षर का ।ैब्प्प् केाड प्रदर्शित करता हे। यदि हम इस सैल में त्र ब्व्क्म्;श्त्द्ध ही टाइप करते हैं तो भी परिणाम 82 ही प्राप्त होता, परन्तु यदि हम इस सैल में त्रब्व्क्म्;श्त्द्ध ही टाइप करते हैं तो भी परिणाम 114 होता है। ऐसा दोनो के ब्ंेमे में अन्तर होने के कारण होता है।
ब्भ्।त्;द्ध
यह फंक्शन सैल में टाइप किए गए किसी आंकिक मान को ।ैब्प्प् केाड के रूप में प्रयोग करके इसके कैरेक्टर को परिणाम के रूप में प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्रब्भ्।त्;दनउइमतद्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्रब्भ्।त्;114द्ध टाइप करते है, तो इस सैल में परिणाम के रूप में त प्राप्त होता है। यह संख्या 0 से 255 के मध्य ही होनी चाहिए।
त्म्च्ज्;द्ध
यह फंक्शन दिए गए कैरेक्टर को निर्दिष्ट रिपीटशन नम्बर के अनुरूप त्मचवतज करके परिणाम के रूप में प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र त्म्च्ज्;जमगजएदनउइमतऋजपउमेद्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र त्म्च्ज्;श्’श्ए16द्ध टाइप करते हैं, तो इस सैल में परिणाम के रूप में ’’’’’’’’’’’’’’’’ प्राप्त होता है। यहां पर कैरेक्टर ’ सोलह बार त्मचमंज होकर प्रदर्शित होता है।
लाॅजिकल फंक्शन
एक्सल में विभिन्न सैल्स में से तार्किक रूप से मानो का प्रयोग करने के लिए लाॅजिकल फंक्शन्स का प्रयोग किया जाता है। हम इस वर्ग में आने वाले तथा बहुतायत में प्रयोग होने वाले प्थ्;द्ध फंक्शन की चर्चा यहां करेंगे।
प्थ्;द्ध
इस फंक्शन प्रयोग किसी शर्त के आधार पर ज्तनम अथवा थ्ंसेम मान को किसी सैल में जांचकर प्रयोग करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र प्थ्;सवहपबंसऋजमेजएख्अंसनमऋपऋिजतनम,ए ख्अंसनमऋपऋिंिसेम,द्ध
इस फंक्शन के उदाहरण के लिए हम निम्नांकित चित्र का अध्ययन करते है। इस चित्र में हमने कुछ विद्यार्थियों के विभिन्न विषयों के प्राप्तांको को दर्शाया है। अब हम इनके प्राप्तांको का योग ज्ञात करने के लिए ैन्ड;द्ध
च्ंहम 272
फंक्शन का प्रयोग ळ2 सैल में करता है। हम ळ2 सैल में त्रैन्ड;ठ2रूथ्2द्ध टाइप करके की-बोर्ड पर म्दजमत ‘की‘ को दबाते है। अब इस सैल में सैल ठ2 से थ्2 तक के सैल्स के प्राप्तांको का योग प्रदर्शित होने लगता है। अब इस सैल के फाॅर्मूले को सैल ळ3 से ळ6 तक काॅपी कर देते हैं, तो इन सभी सैल्स में प्राप्तांको का योग प्रदर्शित होने लगता है। अब इस सैल के फाॅर्मूले को सैल ळ3 से ळ6 तक काॅपी कर देते हैं, तो इन सभी सैल्स में प्राप्तांको का योग प्रदर्शित होने लगता है। इसके पश्चात् ग्रेड ज्ञात करने के लिए भ्2 सैल में निम्नानुसार प्थ्;द्ध फंक्शन का प्रयोग करते है
त्रप्थ्;ळ2झ त्र 300ए श्थ्पतेजश्ए प्थ्;ळ2झत्र125ए श्ज्ीपतकश्ए श्थ्ंपसश्द्धद्धद्ध
अब की-बोर्ड पर म्दजमत ‘की‘ को दबाने पर , इस सैल में ळतंकम प्रदर्शित होने लगता है। अब इस फाॅर्मूले की थ्3 से थ्6 सैल तक काॅपी करने पर सभी में काॅलम ळ में प्राप्तांको के योग के आधार पर विभिन्न ग्रेड्स निम्नांकित चित्र की भांति प्रदर्शित होने लगते है।
डेट और टाइम फंक्शन
एक्सल 2002 में डेटा और टाइम फंक्शन , फिनान्सियल फंक्शन की भांति अत्यन्त महत्वपूर्ण है। हम इस वर्ग में आने वाले तथा बहुतायत में प्रयोग होने वाले कुछ फंक्शन्स की चर्चा यहां करेंगे।
छव्ॅ;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी सैल में वर्तमान तिथि तथा समय को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। यह तिथि को डडध्क्क्ध्ल्ल् की फाॅरमेट में प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्रछव्ॅ;द्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्रछव्ॅ;द्ध टाइप करते हैं, तो इस सैल में परिणाम के रूप में वर्तमान तिथि तथा समय प्रदर्शित होगा। मान लेते है कि आज 5 जून 2002 है तथा इस समय शाम के 7 बजकर 15 मिनट हुए हैं, तो परिणाम 6/5/02 19ः15 प्राप्त होगा।
क्।ज्म्;द्ध
यह फंक्शन किसी सैल में टाइप किए गए साल, महीने तथा दिन के अनुसार तिथि को परिणाम के रूप में प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र क्।ज्म्;लमंतएउवदजीएकंलद्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र क्।ज्म्;2002ए06ए05द्धटाइप करते है, तो इस सैल में परिणाम के रूप में 6/5/02 प्रदर्शित होगा। यदि हमने तिथि का मान उस महीने के दिनो से अधिक टाइप कर दिया है, तो एक्सल स्वतः ही गणना करके महीने तथा तिथि के क्रमांक में परिवर्तन कर लेता है। मान लेते हैं कि हमने किसी
च्ंहम 273
सैल मे त्र क्।ज्म्;2002ए06ए35द्ध टाइप करके की-बोर्ड म्दजमत ‘की‘ को दबाया है, तो इस सैल में परिणाम के रूप में 7ध्5ध्02 प्रदर्शित अर्थात् यह 5 जुलाई 2002 दर्शाएगा।
ज्प्डम्;द्ध
यह फंक्शन किसी सैल में टाइप किए गए घण्टे, मिनट तथा सैकेण्ड के अनुसार समय को परिणाम के रूप में प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र ;ज्प्डम्;लमंतएउवदजीएकंलद्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र ज्प्डम्;12ए30ए50द्ध टाइप करते है, तो इस सैल में परिणाम के रूप में 12रू30च्ड प्रदर्शित होगा। यदि हमने मिनट अथवा सैकेण्ड का मान 60 से अधिक टाइप कर दिया है, तो एक्सल स्वतः ही गणना करके घण्टे अथवा मिनट के मान में परिवर्तन कर लेता है। मान लेते हैं कि हमने किसी सैल में त्र ज्प्डम्;12ए90ए110द्ध टाइप करके की-बोर्ड म्दजमत ‘की‘ को दबाया है,तो इस सैल में परिणाम के रूप में 1रू31 च्ड प्रदर्शित होगा।
ज्व्क्।ल्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी सैल में वर्तमान तिथि को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। यह तिथि को डडध्क्क्ध्ल्ल् की फाॅरमेट में प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र ज्व्क्।ल्;द्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र ज्व्क्।ल्;द्ध टाइप करते है,तो इस सैल में परिणाम के रूप में वर्तमान तिथि प्रदर्शित होती है। मान लेते हैं कि आज 5 जुन 2002 है, तो परिणाम 6ध्5ध्02 प्राप्त होगा।
क्।ल्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी सैल में तिथि से माह के दिन को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। यह फंक्शन 1 से 31 के मध्य मान प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र क्।ल्;ेमतपंसऋदनउइमतद्ध
उदाहरण के लिए मान लेते है कि आज 5 जुन 2002 है और हम किसी सैल में त्र क्।ल्;ज्व्क्।ल्;द्धद्ध टाइप करते हैं, तो इस सैल में परिणाम के रूप में वर्तमान तिथि अर्थात् 5 प्राप्त होती है।
डव्छज्भ्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी सैल में तिथि से माह का क्रमांक प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। यह फंक्शन 1 से 12 के मध्य मान प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र डव्छज्भ्;ेमतपंसऋदनउइमतद्ध
उदाहरण के लिए मान लेते हैं कि आज 5 जुन 2002 है और हम किसी सैल में त्र डव्छज्भ्;ज्व्क्।ल्;द्धद्ध टाइप करते हैं , तो इस सैल में परिणाम के रूप में वर्तमान माह अर्थात् 6 प्राप्त होती है।
ल्म्।त्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी सैल में तिथि से वर्ष का क्रमांक प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। यह फंक्शन 1 से 9999 के मध्य मान प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र ल्म्।त्;ेमतपंसऋदनउइमतद्ध
उदाहरण के लिए मान लेते हैं कि आज 5 जुन 2002 है और हम किसी सैल में त्र ल्म्।त्;ज्व्क्।ल्;द्धद्ध टाइप करते हैं, तो इस सैल में परिणाम के रूप में वर्तमान वर्ष अर्थात् 2002 प्राप्त होती है।
भ्व्न्त्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी सैल में प्रविष्टि की गई टाइम स्ट्रिंग अथवा फ्रैक्शनल नम्बर से घण्टे का क्रमांक प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। यह फंक्शन 1 से 24 के मध्य मान प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र भ्व्न्त्;ेमतपंसऋदनउइमतद्ध
उदाहरण के लिए मान लेते हैं कि इस समय शाम के 7 बजकर 15 मिनट हुए है, और हम किसी सैल में त्र भ्व्न्त्;छव्ॅ;द्धद्ध टाइप करते हैं, तो इस सैल में परिणाम के रूप में वर्तमान घण्टा अर्थात् 19 प्राप्त होता है।
ॅम्म्ज्ञक्।ल्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी सैल में तिथि से सप्ताह के दिन का क्रमांक प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। यह फंक्शन रविवार के लिए 1, सोमवार के लिए 2, और इसी प्रकार शनिवार के लिए 7 अर्थात् 1 से 7 के मध्य मान प्रस्तुत करता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र ॅम्म्ज्ञक्।ल्;ेमतपंसऋदनउइमतद्ध
उदाहरण के लिए मान लेते हैं कि आज 5 जुन 2002 है और किसी सैल में त्र ॅम्म्ज्ञक्।ल्;ज्व्क्।ल्;द्धद्ध टाइप करते हैं, तो इस सैल में परिणाम के रूप में वर्तमान दिन अर्थात् बुधवार का अंक अर्थात् 4 प्राप्त होता है।
क्।ज्म्ट।स्न्म्;द्ध
इस फंक्शन का प्रयोग किसी सैल में तिथि को टैक्स्ट के रूप में तिथि के सीरियल नम्बर का मान प्राप्त करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
सूत्र त्र क्।ज्म्ट।स्न्म्;कंजमऋजमगजद्ध
उदाहरण के लिए यदि हम किसी सैल में त्र क्।ज्म्ट।स्न्म्;श्6.6.2002श्द्ध टाइप करते हैं, तो इस सैल में परिणाम के रूप में 37413 प्राप्त होता है। अब यदि इसे हम वापस डेट फाॅरमेट में परिवर्तित करना चाहते हैं, तो एक्सल के थ्वतउंज मेन्यू के ब्मससे विकल्प का प्रयोग करने पर प्रदर्शित होने वाले थ्वतउंज ब्मससे डायलाॅग बाॅक्स में ब्ंजमहवतल के नीचे प्रदर्शित होने वाली सूची में से क्ंजम विकल्प को चुनकर पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करना होगा। अब इस सैल में 37413 के स्थान पर 6ध्6ध्2002 प्रदर्शित होने लगता है।
आॅटोफिल का प्रयोग करना
यदि हम वर्कशीट में इस प्रकार की प्रविष्टि कर रहे हैं, जिसमें हमको किसी संख्या को प्रत्येक अगले सैल (काॅलम या पंक्ति) में एक निश्चित अन्तराल में टाइप करना पड़ रहा है तो हम इसे मैनुअली टाइप न करके , एक्सल के आॅटोफिल फीचर द्वारा स्वतः ही प्रविष्टि करने के लिए निर्देशित कर सकते है। उदाहरण के लिए मान लेते है, कि किसी काॅलम में क्रमांक 1, 2, 3, 4…… 100 तक टाइप करना है, तो इस इसके लिए हम निम्नलिखित चरणो का अनुसरण करते है
सर्वप्रथम हमें जिस सैल से यह क्रमांक टाइप करने शुरू करने है, उस सैल में पहला क्रमांक अर्थात् 1 टाइप करते हैं और हम इस काॅलम में इस सैल के साथ सौ सैल्स को चुन लेते है।
अब एक्सल 2002 के म्कपज मेन्यू में दिए गए थ्पसस विकल्प का प्रयोग करन पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में
च्ंहम 275
दिए गए विकल्प ैमतपमे का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ैमतपमे डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में ैमतपमे पद वाले भाग में रेडियो बटन्स के रूप मे दिए गए दो विकल्पो में से किसी एक को चुनकर हमें यह सुनिश्चित करना होता है, कि क्रमांको को हमें काॅलम में प्रविष्ट करना है अथवा पंक्ति में । चुंकि हमें क्रमांको को काॅलम में प्रविष्ट करना है, अतः हम यहां पर रेडियो बटन ब्वसनउदे को चुनते हैं।
इस डायलाॅग बाॅक्स में ज्लचम वाले भाग में रेडियो बटन्स के रूप में दिए गए चार विकल्पो में से किसी एक को चुनकर हमें यह सुनिश्चित करना होता है, कि चुनी गई सैल रेन्ज के प्रथम सैल में स्थित मान के आधार पर किस प्रकार की ैमतपमे का निर्माण किया जाना है। चूंकि हमें 1 से 100 तक के क्रमांक तैयार करने हैं अतः हम इसमें पहले रेडियो बटन स्पदमंत को चुनते हैं।
इस भाग में क्ंजम विकल्प को चुनने पर क्ंजम न्दपज भाग सक्रिय हो जाता है। इस भाग में दिनांक का किस प्रकार प्रयोग किया जाना है, यह निर्धारित किया जाता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में ैजमच अंसनम के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में यह निर्धारित किया जाता है कि इस ैमतपमे के सैल्स में क्या सम्बन्ध होगा। चूंकि हमें 1 से 100 तक के क्रमांक तैयार करने है और हमने पहले सैल में 1 टाइप किया हुआ और हमें प्रत्येक सैल में एक की ही वृद्धि चाहिए। अतः हम यहां पर 1 टाइप करते है।
यदि ज्लचम में ळतवूजी चुना हुआ है तो प्रत्येक सैल का मान अपने पूर्व के सैल से ैजमच टंसनम में दी गयी संख्या का गुणनफल होगा।
इस डायलाॅग बाॅक्स में ैजवच अंसनम के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में यह निर्धारित किया जाता है कि यह ैमतपमे किस मान पर जाकर रूक जाए। चूंकि हमें 1 से 100 तक के क्रमांक तैयार करने हैं। अतः हम यहां पर 100 टाइप करते हैं।
अब इस डायलाॅग बाॅक्स में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर चुनी गई सैल रेंज में एक के अन्तराल से क्रमांक प्रदर्शित होने लगता है।
यदि हम किसी काॅलम अथवा पंक्ति में दिनो के नाम अर्थात् डवदकंलएज्नमेकंल३ण्ण् ैनदकंल को टाइप करना चाहते हैं, इसे मैनुअली टाइप करके हम आॅटोफिल का प्रयोग निम्नलिखित चरणो का अनुसरण करके कर सकते हैं
सर्वप्रथम हमें जिस सैल से दिनो के नाम प्रदर्शित करने हैं, उसमें दिन का नाम अर्थात् डवदकंलएज्नमेकंल आदि में से कोई भी एक नाम टाइप करते है।
अब सैल प्वाॅइन्टर पर स्थित दाई ओर से सबसे नीचे दिए गए कालें रंग की आयताकार आकृति को पकड़कर पंक्ति अथवा काॅलम में क्षैतिज रूप् से बाई ओर या फिर ऊध्र्वाधर रूप से ऊपर अथवा नीचे की ओर डैªग करते है। अब इन सैल्स में डवदकंलएज्नमेकंलएॅमकदमेकंल३ ैनदकंल स्वतः ही प्रविष्ट हो जाएगें।
इसी प्रकार हम सैल्स में महीनो के नाम अर्थात् श्रंदनंतलए थ्मइतनंतल३ण् क्मबमउइमतए भी प्रविष्ट कर सकते हैं। इसके लिए सर्वप्रथम हम पहले सैल में श्रंदनंतल टाइप करते है और फिर सैल प्वाॅइन्टर पर स्थित दाई ओर से सबसे नीचे दिए गए काले रंग की आयताकार आकृति को पकड़कर पंक्ति अथवा काॅलम में क्षैतिज रूप से बाई अथवा दाई ओर या फिर ऊध्र्वाधर रूप से ऊपर अथवा नीचे की ओर ड्रैग करते है, तो इनमें महीनो के नाम स्वतः ही प्रविष्ट हो जाएंगे।
च्ंहम 276
एक्सल चार्ट
एक्सल चार्ट 2002 में चार्ट का प्रयोग डेटा की पिक्चर (चार्ट) के माध्यम से दर्शाने के लिए किया जाता है, तांकि डेटा को सरलता से अभिव्यक्त किया जा सके।
एक्सल 2002 में वर्कशीट में चार्ट इन्सर्ट करने के लिए इसके प्देमतज मेन्यू के विकल्प ब्ींतज का प्रयोग किया जाता है। इस कार्य को हम एक्सल 2002 की स्टैण्डर्ड टूलबार पर स्थित टूल आइकन ब्ींतज ॅप्रंतक का प्रयोग करके भी कर सकते है।
एक्सल 2002 के प्देमतज मेन्यू के विकल्प ब्ींतज अथवा एक्सल 2002 की स्टैण्डर्ड टूलबार पर स्थित टूल आइकन ब्ींतज ॅप्रंतक का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ब्ींतज ॅप्रंतक विन्डो का पहला कदम प्रदर्शित होता है।
इस विजार्ड में दिए गए चारो कदमो का प्रयोग करते हुए चार्ट को तैयार करके वर्तमान सक्रिय वर्कशीट में अथवा नई वर्कशीट में प्देमतज किया जा सकता है। इस विजार्ड के पहले कदम के दो मुख्य विकल्प होते है ैजंदकंतक ज्लचम एवं ब्नेजवउ ज्लचम । ैजंदकंतक ज्लचम मुख्य विकल्प को चुनने पर इस विजार्ड का प्रदर्शन संलग्न चित्र की भांति होता है।
इस विजार्ड विन्डो में ब्ींतज ज्लचम के नीेच एक्सल 2002 में दिए गए विभिन्न प्रकार के स्टैण्डर्ड चार्ट्स की सूची प्रदर्शित होती है। इस सूची में से चुने गए प्रकार के सम्भावित चार्ट्स प्रदर्शन ब्ींतज ेनइ.जलचम के नीचे होता है। इनमें से वांछित चार्ट को चुन लिया जाता है। यदि हमने वर्कशीट पर उन सैल्स को चुना हुआ है जिनमें संचित मानो ;टंसनमेद्ध को चार्ट के रूप में प्रदर्शित करना है तो , पुश बटन च्तमेे ंदक ीवसक जव अपमू ेंउचसम पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर बायां बटन दबाएं रहने पर वर्कशीट में चुूनी गयी सैल रनेज को चुने गए चार्ट के रूप प्रदर्शन होता है।
इस विजार्ड के दूसरे मुख्य विकल्प ब्नेजवउ ज्लचम को चुनने पर इस विजार्ड का प्रदर्शन संलग्न चित्र की भांति होता है। इसमें ब्ींतज ज्लचम के नीचे एक्सल 2002 में विभिन्न प्रकार के ब्नेजवउ चार्ट्स की सूची प्रदर्शित होती है। हमारे द्वारा वर्कशीट पर चार्ट हेतु चुनी गयी सैल रनेज का प्रदर्शन चार्ट के रूप इस चार्ट के अनुरूप होता है।
अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर हम ब्ींतज ॅप्रंतक के दूसरे कदम ब्ींतज ैवनतबम क्ंजं पर आ जाते हैं। इस समय इस विजार्ड के दो मुख्य विकल्प क्ंजं त्ंदहम एवं ैवनतबम होते हैं। क्ंजं त्ंदहम मुख्य विकल्प को चुनने पर इस विजार्ड का प्रदर्शन अगले पृष्ठ पर दिए गए पहले चित्र की भांति होता है।
इस विजार्ड के पहले मुख्य कदम क्ंजं त्ंदहम को चुनने पर क्ंजं तंदहम के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में
च्ंहम 277
उस सैल रेन्ज को टाइप कर दिया जाता है। हम इस टैक्स्ट बाॅक्स के दाई ओर दिए गए आइकन पर क्लिक करने पर निम्न चित्रानुसार ैवनतबम क्ंजं. क्ंजं तंदहम डायलाॅग बाॅक्स माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है और अब हम अपनी वर्कशीट में पहुंच जाते हैं।
यहां पर हम वांछित सैल रेन्ज को ड्रैग करके चुन लेते है। अब म्दजमत ‘की‘ को दबाने अथवा इस डायलाॅग बाॅक्स मे दाई ओर दिए गए बाॅक्स आइकन पर पुनः क्लिक करने पर हम पुनः इस विजार्ड में वापस पहुंच जाते है।
इसमें ैमतपमे पद के आगे दिए गए दो विकल्पो द्वारा यह निर्धारित करते हैं कि बनाए जाने वाले चार्ट में डेटा पंक्ति के अनुरूप प्रयोग किया जाना है अथवा काॅलम्स के अनुरूप।
इस विजार्ड के दूसरे मुख्य विकल्प ैमतपमे को चुनन पर इस विजार्ड विन्डो का प्रदर्शन संलग्न चित्र की भांति होता है। इस विजार्ड विन्डो में ैमतपमे के नीचे दिए गए बाॅक्स मे वर्तमान डेटा सीरीज़ के नाम ैमतपमे1एैमतपमे2 ३ण्ण् प्रदर्शित होते है।
हम यहां पर आवश्यतानुसार इस चार्ट में विभिन्न सीरीज को जोड़ अथवा मिटा सकते हैं। सीरीज को जोडने अथवा मिटाना केवल चार्ट के लिए ही प्रभावी होगा, यह वर्कशीट में हमारे डेटा पर कोई प्रभाव नही डालता है। इस बाॅक्स में से वांछित सीरीज को चुनकर उसका नाम एवं मान आदि का निर्धारण छंउम एवं टंसनम के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में किया जाता है। इसमें सैल रनेज अथवा टैक्स्ट के रूप् में सह निर्धारण किया जा सकता है।
इसी प्रकार ब्ंमहवतल ;ग्द्ध ंगपे संइमसे के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में ग्.अक्ष के लिए श्रेणी का लेबल निर्धारित किया जा सकता है। इन तीनो टैक्स्ट बाॅक्स के दाई ओर दिए गए आइकन पर क्लिक करके हम अस्थायी रूप से वर्कशीअ में पहुंच जाते है और उसमें से कार्य के लिए आवश्यक सैल रेन्ज को चुनकर पुनः इस समय माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित डायलाॅग बाॅक्स के दाई ओर आइकन पर क्लिक करके वापस ब्ींतज ॅप्रंतक में आ जाते है।
अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर इस ब्ींतज ॅप्रंतक विन्डो के तीसरे कदम ब्ींतज व्चजपवदे पर आ जाते है और इस विजार्ड विन्डो का प्रदर्शन अगले पृष्ठ पर दिए गए पहले चित्र की भांति होता है। इस समय इस विजार्ड में छह मुख्य विकल्प होते है। इस विजार्ड के पहले मुख्य विकल्प ज्पजसमे का प्रयोग करने पर प्रदर्शित डायलाॅग बाॅक्स में चार्ट का शीर्षक , ग् एवं ल् दृअक्ष के लिए शीर्षक का निर्धारण किया जाता है।
दूसरे मुख्य विकल्प ।गमे का प्रयोग चार्ट में दोनो अक्षो पर दिए गए जाने वाले मानो का प्रदर्शन निर्धारित करने के लिए किया जाता है। तीसरे मुख्य विकल्प ळतपकसपदमे का प्रयोग दोनो अक्षो के समानान्तर चार्ट ग्रिडलाइन प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। चैथे मुख्य विकल्प ैीवू स्महमदक का प्रयोग इस चार्ट में प्रयोग किए जा रहे स्महमदके का
च्ंहम 278
प्रदर्शन निर्धारित करने के लिए किया जाता है। पांचवे विकल्प क्ंजं स्ंइमसे का प्रयोग चार्ट में प्रयोग किए जाने वाले ग्राफिक्स के साथ आकड़ो को भी प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। छठे एवं अन्तिम विकल्प क्ंजं ज्ंइसम का प्रयोग चार्ट के साथ आंकडो का प्रदर्शन तालिक के रूप में भी करने के लिए निर्धारण किया जाता है।
इस विजार्ड विन्डो में कार्य करने के पश्चात् पुश बटन छमगज पर क्लिक करके इस विजार्ड के अन्तिम विन्डो का प्रदर्शन संलग्न चित्र की भांति होता है।
इस विजार्ड विन्डो में केवल दो विकल्प ही प्रदर्शित होते है। इस विजार्ड में यह निर्धारित किया जाता है कि तैयार किया गया चार्ट वर्तमान वर्कशीट में अथवा किसी अन्य वर्कशीट में प्रदर्शित हो। अब पुश बटन थ्पदपेी पर क्लिक करने पर हमारा वांछित चार्ट बनकर तैयार हो जाता है एवं निर्धारित स्थान पर माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति प्रदर्शित होता है
चार्ट को फाॅरमेट करना
किसी चार्ट का फाॅरमेट करने के लिए एक्सल 2002 की किसी भी टूलबार पर माउस प्वाॅइन्टर को लाकर माउस का दायां बटन दबाने पर प्रदर्शित होने वाले शाॅर्टकट मेन्यू, जिसमें एक्सल 2002 की विभिन्न टूलबार्स के नाम प्रदर्शित
च्ंहम 279
होते हैं, मे से ब्ींतज टूलबार को चुनकर चार्ट टूलबार को एक्सल 2002 की विन्डो में प्रदर्शित कर सकते है। यदि हम एक्सल 2002 के टपमू मेन्यू के विकल्प ज्ववसइंते पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में से ब्ींतज विकल्प को चुनते है, तो भी चार्ट टूलबार का प्रदर्शन एक्सल 2002 की विन्डो में होता है। इस टूलबार का प्रयोग करके हम चार्ट को फाॅर्मेटिंग कर सकते है।
चार्ट टूलबार का प्रयोग
एक्सल 2002 की चार्ट टूलबार तथा इस पर स्थित विभिन्न टूल आइकन्स के नाम निम्नांकित चित्र में दर्शाए गए हैं
चार्ट टूलबार पर दिए गए पहले टूल आइकन जोकि एक टैक्स्ट बाॅक्स के रूप में प्रदर्शित हो रहा है और जिसमें ब्ींतज ।तमं लिखा हुआ प्रदर्शित हो रहा है, ब्ींतज व्इरमबज कहलाता है। इस विकल्प का प्रयोग चार्ट के किसी भाग विशेष को चुनने के लिए किया जाता है। इसके दाई ओर दिए गए डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर चार्ट के विभिन्न भागो की सूची प्रदर्शित होती है, जिसमें से इस भाग को चुना जा सकता है।
चार्ट टूलबार पर दिया गया दूसरा टूल आइकन थ्वतउंज ब्ींतज ।तमं है। इस टूल आइकन का नाम ब्ींतज व्इरमबजे टूल आइकन का प्रयोग करके चुने गए किसी चार्ट के किसी विशेष भाग पर आधारित होता है। यदि हमने ब्ींतज व्इरमबज में स्महमदक को चुना है, तो इस टूल आइकन का नाम थ्वतउंज स्महमदक हो जाता है। यह नाम यदि माउस प्वाॅइन्टर को हम इस टूल आइकन पर कुछ समय तक इस टूल आइकन पर रखते हैं, तो एक पीले रंग के बाॅक्स में प्रदर्शित होता है। इस टूल आइकन का प्रयोग चार्ट के विभिन्न भागो को फाॅरमेट करने के लिए किया जाता है।
चार्ट टूलबार पर दिए गए तीसरे टूल आइकन ब्ींतज ज्लचम का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति विभिन्न प्रकार के चार्ट्स की सूची प्रदर्शित होती है। इस सूची में से वांछित प्रकार को चुनकर वर्तमान चार्ट का प्रदर्शन चुने गए चार्ट के प्रकार के अनुरूप बदला जा सकता है।
चार्ट टूलबार पर दिए गए चैथे टूल आइकन स्महमदक का प्रयोग चार्ट में स्महमदके का प्रदर्शन निर्धारित करने के लिए किया जाता है। यह टूल आइकन एक टाॅगल ‘की‘ की भांति कार्य करता है। इस टूल आइकन पर क्लिक करते ही चार्ट में स्महमदके का प्रदर्शन होने लगता है और यदि स्महमदके का प्रदर्शन पहले से ही हो रहा है, तो इनका प्रदर्शन बन्द हो जाता है।
चार्ट टूलबार पर दिए गए पांचवे टूल आइकन क्ंजं ज्ंइसम का प्रयोग चार्ट में डेटा टेबिल को भी सम्मिलित करने के लिए किया जाता है। यह टूल आइकन एक टाॅगल ‘की‘ की भांति कार्य करता है। इस टूल आइकन पर क्लिक करते ही चार्ट में डेटा टेबिल का प्रदर्शन होने लगता है और यदि इसका प्रदर्शन पहले से ही हो रहा है, तो बन्द हो जाता है। पृष्ठ 278 और अगले पृष्ठ पर दिए गए दूसरे चित्र में प्रदर्शित चार्ट में डेटा टेबिल का प्रदर्शन नही हो रहा है, जबकि अगले पृष्ठ पर दिए गए पहले चित्र में इस आइकन पर क्लिक करके इनका प्रदर्शन निर्धारित किया गया है।
चार्ट टूलबार पर दिए गए छठे टूल आइकन ठल त्वू का प्रयोग चार्ट को डेटा टेबिल की पंक्तियो के आधार पर बनाने के लिए किया जाता है। एक्सल 2002 में ठल क्मंिनसज चार्ट काॅलम्स के आधार पर बनाता है। इस टूल आइकन पर क्लिक करते ही चार्ट का प्रदर्शन डेटा टेबिल की पंक्तियो के आधार पर होने लगता है। इस अध्याय में दिए गए चित्रो ,
च्ंहम 280
जिनमें चार्ट दर्शाया गया है, काॅलम्स के आधार पर बना हुआ है। निम्नांकित चित्र में इस टूल आइकन पर क्लिक करके इसको पंक्तियो के आधार पर निर्धारित किया गया है
च्ंहम 281
चार्ट टूलबार पर दिए गए सातवें टूल आइकन ठल ब्वसनउद का प्रयोग चार्ट को पुनः डेटा टेबिल की पंक्तियो के आधार पर बनाने के लिए किया जाता है। इस टूल आइकन पर क्लिक करते ही चार्ट का प्रदर्शन डेटा टेबिल की पंक्तियो के आधार पर होने के स्थान पर काॅलम्स के आधार पर होता है। इस अध्याय मे उपरोक्त चित्र के अतिरिक्त दिए गए चित्रो , जिनमें चार्ट दर्शाया गया है, काॅलम्स के आधार पर बना हुआ है।
चार्ट टूलबार के आठवें और नवें टूल आइकन तभी सक्रिय होते हैं, जबकि हमने इसके पहले टूल आइकन का प्रयोग करके ब्ंजमहवतल ।गपे अथवा टंसनम को चुना हुआ हो। इन टूल आइकन्स का प्रयोग चार्ट के अक्षो के लिए प्रदर्शित होने वाली विभिन्न श्रेणियो एवं मानो का प्रदर्शन बाई अथवा ओर 450 घुमा हुआ होता है।
चार्ट के प्लाॅट एरिया को फाॅरमेट करना
यदि हम चार्ट के प्लाॅट एरिया के लिए वांछित बाॅर्डर का निर्धारण करना चाहते हैं अथवा इसमें कोई अन्य रंग भरना चाहते हैं, तो चार्ट टूलबार के पहले टूल आइकन ब्ींतज व्इरमबजे में च्सवज ।तमं को चुनकर दूसरे आइकन थ्वतउंज पर क्लिक करते हैं, माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति थ्वतउंज च्सवज ।तमं डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। यदि हम चार्ट के प्लाॅट एरिया, अर्थात् जिसमे चार्ट की विभिन्न आकृतियों का प्रदर्शन हो रहा है, पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर माउस का दायां बटन दबाते हैं, तो एक शाॅर्टकट मेन्यू प्रदर्शित होता है। इस शाॅर्टकट मेन्यू का पहला विकल्प थ्वतउंज च्सवज ।तमं होता है। इस विकल्प का प्रयोग करने पर भी थ्वतउंज च्सवज ।तमं डायलाॅग बाॅक्स माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है।
च्सवज ।तमं के लिए बाॅर्डर का निर्धारण इस डायलाॅग बाॅक्स के ठवतकमत वाले भाग में किया जाता है। इस भाग में तीन विकल्प रेडियो बटन्स के रूप में दिए होते हैं। इस भाग में ैजलसम के सामने दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से बाॅर्डर लाइन की स्टाइल का निर्धारण किया जाता है। ब्वसवत के सामने दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले कलर बाॅक्स में से बाॅर्डर लाइन का रंग तथा ॅमपहीज के सामने दिए गए बाॅक्स सैलेक्श्ज्ञन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से बाॅर्डर लाइन की मोटाई का निर्धारण किया जाता है। इन तीनो सैलेक्शन बाॅक्स में से किसी भी एक का प्रयोग करने पर ब्नेजवउ विकल्प स्वतः ही चुन लिया जाता है। इस डायलाॅग बाॅक्स के ।तमं वाले भाग में दिए गए कलर बाॅक्स मे से हम प्लाॅट एरिए में भरे जाने वाले रंग का निर्धारण कर सकते है। इस भाग में दिए गए पुश बटन थ्पसस म्ििमबजे डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
च्ंहम 282
इस डायलाॅग बाॅक्स के चार मुख्य विकल्पो में दिए गए विभिन्न विशेष प्रभावो में से वांछित विशेष प्रभाव का चुनकर चार्ट के लिए प्रभावी किया जा सकता है। अन्त में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर चार्ट एरिया हमारे द्वारा किए गए निर्धारण के अनुरूप प्रदर्शित होता है।
चार्ट का प्रकार बदलना
चार्ट टूलबार का प्रयोग करना सीखते समय हम जान चुके हैं कि चार्ट का प्रकार बदलने के लिए ब्ींतज ज्लचम टूल बटन का प्रयोग किया जा सकता है। हम यहां पर चार्ट का प्रकार बदलने की एक अन्य प्रक्रिया के बारे में जानकारी दे रहे हैं। चार्ट में किसी भी स्थान पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर माउस का दायां बटन दबाते हैं, तो एक शाॅर्टकट मेन्यू प्रदर्शित होता है। इस शाॅर्टकट मेन्यू में एक विकल्प ब्मसस ज्लचम होता है। इस विकल्प का प्रयोग करने पर ब्मसस ज्लचम डायलाॅग बाॅक्स माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स को ध्यान से देखने पर हम पाते हैं, कि यह चार्ट विजार्ड के पहले चरण को दर्शाने वाली विन्डो के समान ही है। इसका प्रयोग करना हम इसी अध्याय में पृष्ठ 276 पर सीख चुके है। अतः हम उसी प्रकार हमने चार्ट का प्रकार परिवर्तित कर सकते हैं, जिस प्रकार हम चार्ट विजार्ड की पहली विन्डो में अपने चार्ट के प्रकार का निर्धारण किया था।
च्ंहम 283
चार्ट का सोर्स डेटा बदलना
यदि हमने चार्ट के सोर्स डेटा में और भी जोड़ना चाहते हैं अथवा सोर्स डेटा की लोकेशन में परिवर्तन करना चाहते हैं, तो चार्ट में किसी भी स्थान पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर माउस का दायां बटन दबाने पर प्रदर्शित होने वाले शाॅर्टकट मेन्यू के विकल्प ैवनतबम क्ंजं का प्रयोग करते है। अब माॅनीटर स्क्रीन पर पिछले पृष्ठ पर दिए गए दूसरे चित्र की भांति ैवनतबम क्ंजं डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में क्ंजं तंदहम के सामने दिए गए बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित रंगीन आकृति, जिस पर पिछले पृष्ठ पर दिए गए दूसरे चित्र में माउस प्वाॅइन्टर प्रदर्शित हो रहा है, पर क्लिक करत है। अब ैवनतबम क्ंजं. क्ंजं तंदहम बाॅक्स वर्कशीट के ऊपर संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शित होता है। हम जिस शीट से डेटा सोर्स निर्धारित करना चाहते हैं, उस शीट टैब पर क्लिक करके, माउस से डेटा रेंज को चुन लेते हैंै चुना गया डेटा रेंज स्वतः ही ैवनतबम क्ंजं दृ क्ंजं तंदहम बाॅक्स में प्रदर्शित होने लगता है। अन्त में ब्सवेम बटन ;गद्ध क्लिक करने पर अथवा इस बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित बटन पर क्लिक करने पर हम वापस ैवनतबम क्ंजं डायलाॅग बाॅक्स में आ जाते है।
अन्त में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर चार्ट हमारे द्वारा परिवर्तित किए गए डेटा सोर्स के अनुसार परिवर्तित होकर प्रदर्शित होने लगता है।
एक्सल में डेटाबेस का प्रयोग
एक्सल में डेटाबेस का प्रयोग करना अत्यन्त सरल है। जिस प्रकार हम एक्सल 2002 में वर्कशीट के सैल मे डेटा इनपुट करके , वर्कशीट से सम्बन्धित कार्य करते है, उसी प्रकार वर्कशीट के सैल में डेटा इनपुट कर , सैल रेंज को चुनकर , डेटाबेस आॅपरेशन कर सकते है।
डेटाबेस,रिकाॅर्ड्स का एक समूह होता है, रिकाॅर्ड फील्ड से बना होता है तथा फील्ड ही डेटाबेस का प्रारूप ;ैजतनबजनतमद्ध निर्धारित करता है। डेटाबेस को एक्सल में प्रयोग करने के लिए हमको फील्ड के शीर्षक को काॅलम में परिभाषित करना पड़ता है।
डेटाबेस को साॅर्ट करना
एक्सल 2002 की वर्कशीट में प्रविष्ट किए गए विभिन्न डेटाज़ का क्रमबद्ध करने के लिए इसके डेटा मेन्यू में दिए गए ैवतज विकल्प का प्रयोग किया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग वर्कशीट पर जिन काॅलम्स में लिख डेटाज़ को क्रमबद्ध करना है, उनको चुनकर किया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ैवतज डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स के तीनो भागो ैवतज ठल के नीचे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स के दाई ओर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से डेटा की साॅर्टिंग किस डेटा शीर्षक के आधार पर करनी है, यह निर्धारित किया जाता है। ।ेबमदकपदह एवं क्मेबमदकपदह में से किसी एक को चुनकर यह निर्धारित किया जाता है कि साॅर्टिंग बढ़ते क्रम में करनी है अथवा घटते क्रम में। यदि हमें साॅर्टिंग एक से अधिक डेटा शीर्षक के आधार पर करनी है, तो इसके नीचेे दिए गए ज्ीमद ठल और फिर पुनः ज्ीमद ठल का प्रयोग उपरोक्तानुसार किया जाता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन व्चजपवदे पर क्लिक करने पर संलग्न चित्रानुसार प्रदर्शित होने वाले ैवतज व्चजपवदे बाॅक्स में हम साॅर्टिंग का अपना क्रम निर्धारित कर सकते है। साॅर्टिंग ऊपर से नीचे की जानी है अथवा बाएं से दाएं इसका निर्धारण इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए दो रेडियो बटन्स में से किसी एक को चुनकर किया जाता है।
डेटाबेस को आरोही अर्थात् बढ़ते क्रम में साॅर्ट करने के लिए एक्सल 2002 की स्टैण्डर्ड टूलबार पर स्थित टूल बटन ैवतज ।ेबमदकपदह तथा अवरोही अर्थात् घटते क्रम में साॅर्ट करने के लिए ैवतज ।ेबमदकपदह टूल बटन का प्रयोग भी किया जा सकता है।
रिकाॅर्ड्स को फिल्टर करना
एक्सल 2002 मे रिकाॅर्डस को अपने कार्य की आवश्यकतानुसार फिल्टर करके देखने के लिए इसके डेटा मेन्यू में दिए गए थ्पसजमत विकल्प का प्रयोग किया जाता है। रिकाॅर्ड्स का फिल्टरेशन दो प्रकार का होता है ।नजव थ्पसजमत तथा ।कअंदबम थ्पसजमत ।
।नजव थ्पसजमत
एक्सल 2002 के डेटा मेन्यू में दिए गए थ्पसजमत विकल्प का प्रयोग करने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू के पहले विकल्प ।नजव थ्पसजमत का प्रयोग सैल प्वाॅइन्टर को जिस काॅलम में लाकर किया जाता है, उस काॅलम के डेटा को स्वतः ही फिल्टर करने के लिए किया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग करने पर वर्कशीट पर उस काॅलम में पहले डेटा के दाई ओर एक डाउन ऐरो प्रदर्शित होता है। इस डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति तीन विकल्प एवं काॅलम में प्रविष्ट किए गए विभिन्न डेटा प्रदर्शित होते हैं
ज्ब हम इस सूची में से किसी एक विकल्प का प्रयोग करना चाहते हैं, तो इस डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर उपर्युक्त तभी सक्रिय होता है, जब हमने डेटा को फिल्टर किया हुआ हो। इस विकल्प का प्रयोग फिल्टर किए गए डेटा सहित सभी डेटा का प्रदर्शन करने के लिए किया जाता है।
।कअंदबम थ्पसजमत
एक्सल 2002 के डेटा मेन्यू के थ्पसजमत विकल्प का प्रयोग करने पर प्रदर्शित उप-मेन्यू के तीसरे विकल्प ।कअंदबमक थ्पसजमत का प्रयोग उन्नत फिल्टरिंग के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए मान लेते हैं, कि उपरोक्त चित्र में प्रयोग किए गए डेटा में ।कअंदबमक थ्पसजमत का प्रयोग करके उन रिकाॅर्ड्स को फिल्टर करते हैं, जिनके च्ीलेपबे में 60 से अधिक अंक है। ।कअंदबम थ्पसजमत का प्रयोग करने के लिए क्ंजंइंेम (सैल रेंज) निर्धारित करने के अतिरिक्त ब्तमजमतपं त्ंदहम अर्थात् कन्डीशन का भी निर्धारण करना होता है। हमारी शर्त है च्ीलेपबेझ60। इस
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शर्त को निर्धारित करने के लिए डेटाबेस सैल रेंज के अतिरिक्त किसी भी रिक्त सैल में पहले च्भ्ल्ैप्ब्ै लिखते है। इसके पश्चात् उस सैल के ठीक नीचे सैल में झ60 प्रविष्ट करते है।
अब इस शर्त के अनुसार ।कअंदबम थ्पसजमत करने के लिए क्ंजं मेन्यू के थ्पसजमत विकल्प पर माउस प्वाॅइन्टर को लाने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू के तीसरे विकल्प ।कअंदबम थ्पसजमत पर क्लिक करते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ।कअंदबमक थ्पसजमत डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में स्पेज तंदहम डेटाबेस को निर्धारित करता है। ब्तमजमतपं तंदहम कंडीशन को निर्धारित करता है। स्पेज तंदहम एक्सल स्वतः ही निर्धारित कर लेता है। ब्तपजमतपं त्ंदहम को निर्धारित करने के लिए ब्तपजमतपं तंदहम बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित बटन पर क्लिक करने पर ।कअंदबम थ्पसजमत दृ ब्तमजमतपं तंदहम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। आप माउस से उन सैल्स को चुन लेते हैं, जिनमें हमने शर्त की प्रविष्टि की है। अब इस डायलाॅग बाॅक्स के क्लोज ;गद्ध बटन पर क्लिक करने पर हम पुनः ।कअंदबमक थ्पसजमत डायलाॅग बाॅक्स में वापस आ जाते हैं।
इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए चैक बाॅक्स न्दपुनम त्मबवतके व्दसल विकल्प का प्रयोग उसी परिस्थिति में किया जाता है, जब डेटाबेस में किसी भी दो रिकाॅर्ड्स में एक समान डेटा होते हैं तथा उनमें से केवल यूनिक रिकाॅर्ड को ही फिल्टर करना होता है। अन्त में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर वे ही रिकाॅर्ड्स फिल्टर होकर प्रदर्शित होंगे, जिनका मान च्ीलेपबे फील्ड मे 60 से अधिक होगा।
डेटाबेस में सब-टोटल करना
एक्सल 2002 की वर्कशीट के काॅलम में लिखी संख्याओ का ैनइजवजंस करने के लिए इसके डेटा मेन्यू में दिए गए ैनइजवजंस विकल्प का प्रयोग किया जाता है। काॅलम में लिखी संख्याओ को चुनकर इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्रानुसार ैनइजवजंस डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में ।ज मंबी बींदहम पद के नीचे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स के डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में यह निर्धारित किया जाता है, किस काॅलम में प्रत्येक परिवर्तन के उपरान्त ैनइ ज्वजंस का प्रयोग किया जाना है। न्ेम थ्नदबजपवदे के नीचे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स के डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में ैनइजवजंस के सूत्र का निर्धारण किया जाता है। इस ैनइजवजंस के साथ कौन-सा काॅलम शीर्षक भी जुडे़गा, इसका निर्धारण ।कक ेनइजवजंस जव के नीचे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स के डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में चैक बाॅक्स को चुनकर किया जाता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में नीचे तीन विकल्प चैक बाॅक्सेज के रूप में दिए होते है। पहले चैक बाॅक्स त्मचसंबम बनततमदज ेनइजवजंस को चुनने पर चुने गए सैल्स में पहले प्रयोग किए गए सभी सब-टोटल्स मिट जाते हैं और अब इस डायलाॅग बाॅक्स में किए गए निर्धारण के अनुरूप नए सब-टोटल का प्रदर्शन वर्कशीट पर होता है। दूसरे चैक बाॅक्स च्ंहम इतमंा इमजूममद हतवनचे को चुनने पर प्रत्येक ग्रुप के सब-टोटल के उनरान्त पेज ब्रेक इन्सर्ट होता है। तीसरे चैक बाॅक्स को चुनने पर सब-टोटल तथा गे्रन्ड टोटल पंक्तियां मूल डेटा के नीचे प्रदर्शित होती हैं।
डेटाबेस फंक्शन्स
डेटाबेस फंक्शन्स का प्रयोग ।कअंदबमक थ्पसजमत कमाण्ड के समान है। उदाहरण के लिए यदि हम डेटाबेस से
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उन विद्यार्थियो की संख्या ज्ञात चाहते हैं जिनके च्ीलेपबे में 60 से अधिक अंक हैं, तो डेटाबेस फंक्शन क्ब्व्न्छज्;द्ध का प्रयोग किया जाता है। किसी भी डेटाबेस फंक्शन का सूत्र निम्नलिखित है
त्र थ्न्छब्ज्प्व्छऋछ।डम्;क्ंजंइंेम तंदहमए पिमसक दंउम जव ेमंतबी ए बतपजमतपं तंदहमद्ध
क्ंजंइंेम त्ंदहम तथा ब्तमजमतपं त्ंदहम के स्थान पर हम रेंज नेम का प्रयोग भी कर सकते हैं। प्रमुख डेटाबेस फंक्शन्स हैं क्ैन्ड;द्धएक्ब्व्न्छज्;द्धएक्।टम्त्।ळम्;द्धएक्ड।ग्;द्ध तथा क्डप्छ;द्ध। हम पीछे बनाए गए डेटाबेस में उपरोक्त उदाहरण के लिए क्ब्व्न्छज्;द्ध फंक्शन का प्रयोग निम्न प्रकार से कर सकते हैंः-
त्र क्ब्व्न्छज्;।1रूभ्6ए श्च्भ्ल्ैप्ब्ैश्ए17रू18द्धय
यहां ।1रूभ्6ए डेटाबेस रेंज, श्च्भ्ल्ैप्ब्ैश्ए फील्ड नेम तथा 17ः18, क्राइटेरिया रेंज है, जिसमें 17 में श्च्भ्ल्ैप्ब्ैश् तथा 18 में झ60 प्रविष्ट किया गया है।
इसी प्रकार क्ैन्ड;द्धएक्।टम्त्।ळम्;द्धएक्डप्छ;द्धएक्ड।ग्;द्ध इत्यादि फंक्शन्स का भी प्रयोग किया जा सकता है।
डेटा वैलिडेशन
यदि हम किसी सैल मेें कोई मान , उदाहरण के लिए च्ीलेपबे के अंक, प्रविष्ट करते समय , यह चाहते हैं, कि ये अंक एक रेंज में ही प्रविष्ट हों, जैसे 50 से 80 के मध्य, तो हम एक्सल 2002 के डेटा क्ंजं मेन्यू के विकल्प टंसपकंजपवद का प्रयोग करते हैं। इस विकल्प का प्रयोग करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणो का अनुसरण करना होगा
सबसे पहले वह सैल रेंज चुनी जाती है, जिसमें हमें डेटा प्रविष्ट करना होता है और जिसके लिए हम टंसपकंजपवद का प्रयोग करने जा रहे हैं।
अब एक्सल 2002 के क्ंजं मेन्यू के विकल्प टंसपकंजपवद का प्रयोग करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति क्ंजं टंसपकंजपवद डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स के नीचे तीन मुख्य विकल्प होते हैं।
पहले मुख्य विकल्प ैमजजपदहे को चुनने पर इस डायलाॅग बाॅक्स के संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शन में ।ससवू के नीचे दिए गए सैलैक्शन बाॅक्स पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से वांछित विकल्प को चुनकर डेटा प्रविष्टि के लिए किसी त्मेजतपबजपवद को परिभाषित करने के लिए चुनते हैं। अपने उदाहरण के लिए हम इस सूची में से ॅीवसम छनउइमत विकल्प को चुनते हैं।
अब इस डायलाॅग बाॅक्स में संलग्न चित्र की भांति क्ंजं सैलेक्शन बाॅक्स के नीचे दो अन्य बाॅक्स डपदपउनउ तथा डंगपउनउ भी प्रदर्शित होने लगते हैं।
क्ंजं के नीचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में ऊपर चुने गए त्मेजतपबजपवद के लिए विभिन्न विकल्प प्रदर्शित होते हैं। अपने उदाहरण के लिए हम इस सूची में से ठमजूममद विकल्प को चुनते हैं।
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अपने उदाहरण में हम डपदपउनउ के नीचे दिए गए बाॅक्स में हम 50 तथा डंगपउनउ के नीचे दिए गए बाॅक्स में 80 टाइप करते हैं।
इस डायलाॅग बाॅक्स में ज्पजसम के नीचे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में प्दचनज डमेेंहम का शीर्षक तथा प्दचनज डमेेंहम के नीचे दिए गए बाॅक्स में प्रविष्टि को निर्देशित करने वाला सन्देश अर्थात् प्दचनज डमेेंहम को टाइप करते हैं। अपने उदाहरण में हम यहां पर प्दचनज डंतो इमजूममद 50 ंदक 80 टाइप करते हैं।
इस डायलाॅग बाॅक्स के तीसरे मुख्य विकल्प म्ततवत ।समतज पर क्लिक करने पर इस डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में ैजलसम के नीचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से म्ततवत डमेेंहम के लिए वांछित स्टाइल का चुनाव कर लिया जाता है। इस म्ततवत डमेेंहम के शीर्षक का निर्धारण ज्पजसम के नीचे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में तथा म्ततवत डमेेंहम को म्ततवत उमेेंहम के नीचे दिए गए बाॅक्स में टाइप करते हैं। अपने उदाहरण में हम म्ततवत डमेेंहम का शीर्षक प्दअंसपक म्दजतल तथा म्ततवत डमेेंहम बाॅक्स में टंसनम पे वनज व ितंदहम टाइप करते हैं।
अन्त में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करते हैं।
अब हम अपनी वर्कशीट में ज्योंही सैल प्वाॅइन्टर को उन सैल्स में लाते हैं, जिनके लिए डेटा का टंसपकंजपवद परभाषित किया गया है, तो निम्नांकित चित्र की भांति उस सैल के पास पीले रंग के बाॅक्स में प्दचनज डमेेंहम का प्रदर्शन
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प्रदर्शित होता है। यदि हमने आॅफिस असिस्टेन्ट को सक्रिय किया हुआ है, तो यह सन्देश आॅफिस असिस्टेन्ट के द्वारा प्राप्त होता है। यदि हम इस सैल रेंज के किसी सैल में क्ंजं टंसपकंजपवद डायलाॅग बाॅक्स में परिभाषित डेटा रेंज से अधिक अथवा कम मान के प्रविष्ट करने पर संलग्न चित्र की भांति एक म्ततवत डमेेंहम बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस बाॅक्स में तीन पुश बटन्स ल्मेए छव तथा ब्ंदबमस दिए होते हैं। यदि हम प्रविष्टि को सही करना चाहते हैं, अर्थात् टंसपक डेटा रेंज में ही प्रविष्ट करना चाहते हैं, पुश बटन छव पर क्लिक करके पुनः इस सैल में अपनी प्रविष्टि को सही कर सकते हैं। यदि सैल रेंज से बाहर की गई प्रविष्टि को ही रखना चाहते हैं, तो पुश बटन ल्मे पर क्लिक करते हैं और यदि प्रविष्टि को निरस्त करना चाहते हैं, तो पुश बटन ब्ंदबमस पर क्लिक करते है।
डेटा फाॅर्म का प्रयोग
यदि हम वर्कशीट में बनाएं गए डेटाबेस (सैल रेंज) में नए रिकाॅडर््स को जोड़ना चाहते हैं अथवा किसी रिकाॅर्ड को और भी अधिक सुविधाजनक ढंग से मिटाना करना चाहते हैं, तो इसके लिए एक्सल 2002 के क्ंजं मेन्यू के विकल्प थ्वतउ का प्रयोग कर सकते हैं। इस विकल्प का प्रयोग करने से पूर्व शीट में कम से कम डेटा-फील्ड्स अर्थात् काॅलम हेडिंग्स प्रविष्ट होनी आवश्यक है। डेटा फाॅर्म का प्रयोग करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणो का अनुसरण करना होगा
हम अपनी वर्कशीट में वांछित फील्ड अथवा काॅलम हेडिंग्स तथा उससे सम्बन्धित डेटा की प्रविष्टि कर देते है।
अब सैल प्वाॅइन्टर को सैल ।1 पर ले जाकर , क्ंजं मेन्यू के थ्वतउ विकल्प का प्रयोग करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ैीममज1 बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में हमारे डेटाबेस के काॅलम शीर्षक प्रदर्शित होते हैं और उनके सामने एक पंक्ति के इन काॅलम्स में की गई प्रविष्टियां प्रदर्शित होती हैं। यदि किसी काॅलम की प्रविष्टि अन्य काॅलम्स में प्रविष्ट डेटा पर आधारित है, तो वह एक बाॅक्स के रूप में प्रदर्शित नही होती है। बाॅक्स में प्रदर्शित होने वाली प्रविष्टियों में हम वांछित परिवर्तन कर सकते हैं।
इस डायलाॅग बाॅक्स मे प्रदर्शित होने वाला यह रिकाॅर्ड हमारे डेटाबेस का पहला रिकाॅर्ड होता है। इससे अगले रिकाॅर्ड पर जाने के लिए इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन थ्पदक छमगज पर क्लिक करते हैं। इसी प्रकार हम विभिन्न रिकाॅर्डस पर जाकर उनमें वांछित सुधार कर सकते हैं। यदि हमें वर्तमान रिकाॅर्ड से किसी पहले वाले रिकाॅर्ड पर जाना है, तो इसके लिए पुश बटन थ्पदक च्तमअपवने पर क्लिक करते हैं।
किसी यदि हम डेटाबेस में नया रिकाॅर्ड प्रविष्ट करना चाहते हैं, तो इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन छमू पर क्लिक करते हैं। अब इस डायलाॅग बाॅक्स में प्रदर्शित होने वालीस सूचनाएं मिट जाती हैं। अब हम विभिन्न प्रविष्टियों को उनसे सम्बन्धित बाॅक्स में प्रविष्टि कर देते हैं अगले रिकाॅर्ड में डेटा प्रविष्ट करने के लिए पुनः पुश बटन छमू पर क्लिक करते हैं।
किसी यदि हम डेटाबेस में से किसी रिकाॅर्ड को मिटाना चाहते हैं, तो इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन थ्पदक छमगज अथवा थ्पदक च्तमअपवने का प्रयोग करके उस रिकाॅर्ड पर आ जाते हैं, जिसे हम मिटाना चाहते हैं। अब इस रिकाॅर्ड में दी गई सूचनाओ को पढ़ने के बाद, यह निश्चित करते है कि इस रिकाॅर्ड को मिटाना है अथवा नहीं। यदि रिकाॅर्ड को मिटाना है, तो इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन क्मसमजम पर क्लिक करते है। माॅनीटर
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स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति डपबतवेवजि म्गबमस एक सन्देश बाॅक्स प्रदर्शित होता है। रिकाॅर्ड को सदा के लिए मिटाने के लिए पुश बटन व्ज्ञ नामक बटन पर क्लिक करते है। रिकाॅर्ड ।कक या क्मसमजम करने के पश्चात् पुश बटन ब्सवेम पर क्लिक करने पर हम पुनः वर्कशीट में वापस आ जाएंगे।
च्पअवज ज्ंइसम और ब्ींतज का प्रयोग करना
च्पअवज ज्ंइसम का प्रयोग वर्कशीट में प्रविष्ट किए डेटाबेस (सैल रेंज) की समरी रिपोर्ट बनाने के लिए किया जाता है। अतः इसे एक्सल का डेटा-समराइजेशन टूल भी कहते हैं। वर्कशीट में डेटाबेस के आधार पर बनाए गए च्पअवज ज्ंइसम रिपोर्ट के आधार पर चार्ट भी बनाया जा सकता है, जिसे च्पअवज ब्ींतज त्मचवतज कहते हैं। किसी डेटाबेस का च्पअवज ज्ंइसम बनाने से पहले हमें यह विचार कर लेना चाहिए कि क्या इसका समराइजेशन आवश्यक है। आइए, डेटा समराइजेशन का महत्व समझने के लिए निम्न डेटाबेस (सैल रेंज) पर विचार करते हैं
डपरोक्त चित्र में दर्शाए गए डेटाबेस को ैंसमेउंद फील्ड (काॅलम) पर साॅर्ट किया गया है। आइए, अब डेटाबेस पर आधारित एक च्पअवज ज्ंइसम त्मचवतज बनाते हैं, जो सेल्स मैन द्वारा विभिन्न राज्यों में किए गए सैल के टोटल तथा अन्त में सभी राज्यों में किए गए सैल के ग्रान्ड टोटल को कैलकुलेट कर संक्षिप्त रूप दर्शाएगा। इस कार्य को करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणो का अनुसरण करना होगा
सबसे पहले हमें सैल प्वाॅइन्टर को ब्3 सैल पर अथवा डेटाबेस (सैल रेंज) में किसी स्थान पर लाना होगा।
अब एक्सल 2002 के क्ंजं मेन्यू के विकल्प च्पअवज ज्ंइसम ंदक च्पअवज ब्ींतज त्मचवतज का प्रयोग करते हैं। इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर अग्रांकित चित्र की भांति च्पअवज ज्ंइसम ंदक च्पअवज ब्ींतज ॅप्रंतक विजार्ड के पहले चरणो का डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है
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हम चूंकि वर्कशीट में इनपुट किए डेटा पर आधारित च्पअवज ज्ंइसम त्मचवतज बनाना चाहते हैं, अतः ॅीमतम पे जीम कंजं जींज लवन ूंदज जव ंदंसल्रमत के नीचे दिए गए प्रथम विकल्प डपबतवेवजि म्गबमस स्पेज व िक्ंजंइंेम को चुनते हैं। च्पअवज ज्ंइसम बनाने के लिए , ॅींज ज्ञपदक व ित्मचवतज कव लवन ूंदज जव ब्तमंजम घ् के नीचे दिए गए प्रथम विकल्प च्पअवज ज्ंइसम को चुनते हैं। वैसे ये दोनो ही विकल्प बाई डिफाल्ट चुने होते हैं।
अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर डेटाबेस का सैल रेंज अर्थात् ।3रूब्9 स्वतः ही चुन लिया जाता है और माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति च्पअवज ज्ंइसम ंदक च्पअवज ब्ींतज ॅप्रंतक विजार्ड के दूसरे चरण को दर्शाने वाला डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति च्पअवज ज्ंइसम ंदक च्पअवज ब्ींतज ॅप्रंतक के तीसरे चरण को दर्शाने वाले डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में हम च्पअवज ज्ंइसम त्मचवतज का ले-आउट निर्धारित करने के लिए पुश बटन स्ंलवनज पर क्लिक करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर च्पअवज ज्ंइसम ंदक च्पअवज ब्ींतज ॅप्रंतक दृ स्ंलवनज डायलाॅग बाॅक्स ऊपर बाई ओर दिए गए चित्र की भांति प्रदर्शित होता है।
ऊपर दाई ओर दिए गए चित्र की भांति ैंसमेउंद फील्ड (बटन) को माउस से ड्रैग करके त्वू बाॅक्स एरिया में , ैजंजम फील्ड (बटन) को ब्वसनउद बाॅक्स एरिया में तथा ैंसमे फील्ड (बटन) को क्ंजं बाॅक्स एरिया में लाकर ड्राॅप कर दिया । ैंसमे बटन ैनउ व िैंसमे बटन में बदल जाएगा। अब पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर हम पुनः च्पअवज ज्ंइसम ंदक च्पअवज ब्ींतज ॅप्रंतक के तीसरे स्टे पके डायलाॅग बाॅक्स में वापस आ जाएंगे।
च्ंहम 291
इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए दो विकल्पो छमू ॅवतोीममज तथा म्गपेजपदह ॅवतोीममज में से किसी भी विकल्प को चुनकर कर यह निर्धारित करते हैं, कि च्पअवज ज्ंइसम त्मचवतज बनकर कहां इन्सर्ट होगा।
अब पुश बटन थ्पदपेी पर क्लिक करने पर निम्नांकित चित्र की भांति च्पअवज ज्ंइसम रिपोर्ट बनकर प्रदर्शित होगी
च्पअवज ज्ंइसम को फाॅरमेट करना
यदि हम च्पअवज ज्ंइसम त्मचवतज को फाॅरमेट करना चाहते हैं, तो च्पअवज ज्ंइसम त्मचवतज के साथ प्रदर्शित हो रहे , च्पअवज ज्ंइसम टूलबार पर दिए गए प्रथम टूल बटन , थ्वतउंज त्मचवतज पर क्लिक करते हैं। यदि च्पअवज ज्ंइसम त्मचवतज के साथ च्पअवज ज्ंइसम का टूलबार प्रदर्शित नही हो रहा है, तो च्पअवज ज्ंइसम त्मचवतज के किसी भी सैल पर अथवा एक्सल की किसी भी टूलबार पर माउस प्वाॅइन्टर को लाकर माउस का दायां बटन दबाने पर प्रदर्शित होने वाले शाॅर्टकट मेन्यू में से ैीवू च्पअवज ज्ंइसम ज्ववसइंत अथवा च्पअवज ज्ंइसम पर क्लिक करने पर एक्सल 2002 विन्डो में च्पअवज ज्ंइसम टूलबार प्रदर्शित होने लगती है। च्पअवज ज्ंइसम टूलबार पर दिए गए प्रथम होने वाले मेन्यू में से थ्वतउंज त्मचवतज पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले मेन्यू मे से थ्वतउंज त्मचवतज विकल्प को चुनने पर चित्र की भांति ।नजव थ्वतउंज डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में टेबल को फाॅरमेट करने के लिए , कुल 22 स्टाइल्स दी होती हैं। हम इनमें से जिस स्टाइल से च्पअवज ज्ंइसम को फाॅरमेट करना चाहते हैं, उसे चुनकर पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर यह उसी के अनुरूप प्रदर्शित होने लगती है।
च्ंहम 292
एक्सल 2002 में च्पअवज ज्ंइसम का ठल क्मंिनसज फाॅर्मेट स्टाइल च्पअवज ज्ंइसम ब्संेेपब होता है।
च्पअवज ज्ंइसम का चार्ट बनाना
च्पअवज ज्ंइसम का चार्ट बनाने के लिए च्पअवज ज्ंइसम के किसी भी सैल पर क्लिक करने के बाद च्पअवज ज्ंइसम टूलबार दिए गए ब्ींतज ॅप्रंतक नामक टूल पर क्लिक करते हैं, तो वर्कबुक में एक नई शीट ;ब्ींतज1द्ध में इन्सर्ट हो जाती है और इस पर च्पअवज ज्ंइसम का चार्ट निम्नांकित चित्र की भांति प्रदर्शित होने लगता है
चार्ट टाइप को बदलने, चार्ट को फाॅरमेट करने , चार्ट में लेबल अथवा मान आदि को दर्शाने के लिए हम चार्ट पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर माउस का दायां बटन दबाते हैं। अब प्रदर्शित होने वाले शाॅर्टकट मेन्यू में से वांछित विकल्प का प्रयोग करके हम वांछित कार्य कर सकते हैं। चार्ट पर कार्य करना हम किसी अध्याय में पहले सीख चुके हैं।
इस अध्याय में हमने माइक्रोसाॅफ्ट एक्सल 2002 जा सकने वाले विभिन्न कार्याे एवं एक्सल 2002 में दी गई विभिन्न सुविधाओं और उनको प्रयोग करने के बारे में जानकारी प्राप्त की , अब हम अगले अध्याय में माइक्रोसाॅफ्ट पाॅवर प्वाॅइन्ट 2002 का परिचय एवं प्रयोग के बारे में जानकारी प्राप्त करेंगे।

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