एक्सेस 2002 का परिचय एवं प्रयोग

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एक्सेस 2002 का परिचय एवं प्रयोग
माइक्रोसाॅफ्ट एक्सेस 2002 आॅफिस ग्च् में डेटाबेस मैनेजमेण्ट के लिए प्रयोग किए जाने वाला एक अत्यन्त महत्वपूर्ण एप्लीकेशन है। यह एप्लीकेशन प्रोग्राम डाॅस के वातावरण में कार्य करने वाले प्रोग्राम क.इंेम एवं विन्डोज के वातावरण में कार्य करने वाले प्रोग्राम थ्वगच्तव से काफी-कुछ मिलता-जुलता है। माइक्रोसाॅफ्ट आॅफिस 95 के अतिरिक्त समस्त संस्करणों मे यह प्रोग्राम उपलब्ध है। आॅफिस 95 में इसके स्थान पर एक स्वतन्त्र रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेण्ट के रूप में प्रस्तुत किया गया था, परन्तु आॅफिस 97 में इसे एक्सेस 97 के नाम से पुनः सम्मिलित कर लिया गया था, एक्सेस 97 का उन्नत रूप एक्सेस 2002 आॅफिस ग्च् में प्रस्तुत किया गया है।
इस एप्लीकेशन प्रोग्राम का प्रयोग डेटाबेस व्यवस्थापन ;क्ंजंइंेम डंदंहमउमदजद्ध के लिए किया जाता है। यह रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेण्ट सिस्टम ;त्क्ठ डैद्ध का समर्थन भी करता है। इस प्रोग्राम की सहायता से अनेक डेटाबेस तानिकाएं तैयार करके, इनको आपस में सम्बद्ध किया जा सकता है, इनका सम्पादन अर्थात इनमें नएं रिकाॅर्डस जोड़े एवं अवांछनीय रिकाॅर्डस को मिटाया जा सकता है तथा किसी विशेष प्रकार के आंकडो को माॅनीटर स्क्रीन पर अथवा प्रिन्ट के रूप में किया जा सकता है। तैयार की गई डेटाबेेस तालिकाओं के आधार पर विभिन्न प्रकार की रिपोर्ट्स एवं मेलिंग लेबल्स् ;डंपसपदह स्ंइमसेद्ध भी तैयार किए जा सकते है। इन तालिकाओं में रिकाॅर्डस के रूप में संचित डेटाज के अनुरूप गणनाएं करके परिणाम भी प्राप्त किया जा सकता हैं।
एक्सेस 2002 में कार्य करने से पूर्व, आइए डेटाबेस व्यवस्थापन ;क्ंजंइंेम डंदंहमउमदजद्ध में सम्बन्धित विभिन्न शब्दो के बारे में जानकारी प्राप्त करते हैं।
डेटा
डेटा वह शब्द है, जिसे धारणा ;।ेेनउचजपवदद्धए निरीक्षण ;व्इेमतअंजपवदद्ध अथवा तथ्य फैक्ट ;थ्ंबजद्ध के भाव में परिभाषित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए भारत वर्तमान जनसंख्या , जो अभी-अभी हुई जनगणना रिपोर्ट पर आधारित होगी, फैक्ट अथवा तथ्य डेटा होगी। आने वाले 10 सालो की जनसंख्या को पिछली पांच जनगणना रिपोर्ट्स के आधार पर, औसत जनसंख्या वृद्धि की गणना करके ज्ञात करना धारणा के रूप में डेटा को परिभाषित करना है।
डेटा को निरीक्षक के रूप में परिभाषित करने के लिए हम प्रि-पोल एक्जिविशन का उदाहरण ले सकते हैं, जिसमें वोटो की गणना होने से पूर्व ही किसी राज्य अथवा देश में विभिन्न पार्टियों को मिलने वाली सीटों की गणना कर ली जाती है। वास्तव में निरीक्षण ;व्इेमतअंजपवदद्ध ए किसी स्थान पर जाकर , लोगो की बातो को सुनकर और देखकर, डेटा एकत्रित
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करने की प्रक्रिया होती है। अतः निरीक्षण ;व्इेमतअंजपवद द्ध के द्वारा बिल्कुल सही-सही डेटा प्राप्त नही किया जाता हैं। ऊपर दिए गए उदाहरण के आधार पर हम भारत की जानसंख्या को निम्न प्रकार से डेटा के रूप में लिख सकते हैं। च्वचनसंजपवद व िप्दकपं दृ 1ए00ए30ए80ए000। इसी प्रकार किसी व्यक्ति का नाम , उसकी उम्र, उसका व्यवसाय या पद, उसका पता , उसका जन्म दिन, उसका लिंग आदि सभी डेटा हैं।
डेटा के प्रकार
डेटा के मूलतः निम्नलिखित तीन प्रकार हैं
एल्फाबेटिक डेटा
ऐसा डेटा जिसमें केवल अक्षरों ;।सचींइमजेद्ध ;। र्से अथवा ं से ्रद्ध का प्रयोग होता है, एल्फाबेटिकल डेटा कहालाता है। उदाहरण के लिए, किसी व्यक्ति , संस्था अथवा स्थान आदि का नाम। जैसे ।तजप डपेीतं ए ैंींतं प्दकपंए ।उमतपबं इत्यादि।
न्यूमेरिक डेटा
ऐसा डेटा जिसमें केवल अंको ;छनउइमतेद्ध (0 से 9) का प्रयोग होता है, न्यूमेरिक डेटा कहलाता है। उदाहरण के लिए , किसी व्यक्ति का वेतन , किसी विद्यार्थी के प्राप्तांक आदि । यह डेटा भी निम्नलिखित दो प्रकार का होता है
इन्टीग्रल डेटा इस डेटा में फ्रैक्शनल अर्थात् दशमलव संख्या का कोई स्थान नहीं होता है। जैसे किसी व्यक्ति का वेतन, किसी व्यक्ति की उम्र।
फ्रैक्शनल डेटा इस डेटा में इन्टीग्रल और फ्रैक्शनल दोनो ही भाग होते हैं। जैसे किसी व्यक्ति का वेतन यदि 6050.50रू है, तो इस डेटा का 6050 इन्टीग्रल भाग तथा .50 फ्रैक्शनल भाग है।
एल्फान्यूमेरिक डेटा
इस प्रकार के डेटा में अक्षरों ;। र्से अथवा ं से ्रद्ध तथा अंक (0 से 9) दोनो ही प्रयोग होते हैं। इन दोनो के अतिरिक्त कुछ विशेष चिन्हो , जैसे-रुए$एध् आदि का प्रयोग किया जा सकता है। जैसे किसी व्यक्ति के घर का पता , 111/2 , प्दकपचनतंउ ।
उपरोक्त तीन मूलभूल डेटा टाइप के अलावा भी अन्य डेटा टाइप्स होते हैं, जिनकी चर्चा हम एक्सेस 2002 के डेटा प्रकार के अन्तर्गत करेंगे।
फील्ड, रिकाॅर्डस एवं टेबल
फील्ड, रिकाॅर्डस एवं टेबिल को समझने के लिए हम निम्न तालिका का अध्ययन करते हैं
छ।डम् च्भ्ल्ैप्ब्ै ब्भ्म्डप्ैज्त्ल् ड।ज्भ्ै म्छळस्प्ैभ् भ्प्छक्प् ज्व्ज्।स् ळत्।क्म्
छममतंर श्रंपद 56 58 70 54 54 283 ैम्ब्व्छक्
त्ंरममअ ळनचजं 65 63 75 40 62 305 थ्प्त्ैज्
।रंल त्ंेजवहप 40 55 55 64 68 282 ैम्ब्व्छक्
त्ंामेी ैींतउं 69 70 82 70 67 358 थ्प्त्ैज्
टण्ज्ञण् ैींतउं 35 57 42 30 32 196 ज्भ्प्त्क्

ऊपर दी गई तालिका मेें छंउमए च्ीलेपबे३ण्ण् ळतंकम फील्ड्स के नाम हैं। प्रत्येक पंक्ति एक रिकाॅर्ड है तथा तालिका
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हो टेबिल है। अतः हम इस निष्कर्ष पर पहुंचते हैं कि फील्ड, किसी टेबिल की सबसे छोटी इकाई है,रिकाॅर्ड किसी एक प्रविष्टि के बारे में पूर्ण जानकारी उपलब्ध कराता है, यह जानकारी विभिन्न फील्ड्स से बनी होती है तथा टेबिल या फाइल विभिन्न रिकाॅर्डस का समूह होता है।
डेटाबेस क्या है?
डेटाबेस ;क्ंजंइंेमद्ध विभिन्न ज्ंइसमेए त्मबवतकेए फनमतपमे आदि का समूह होता है, जोकि एक फाइल के रूप में सुरिक्षित रहता है। एक्सेस 2002 में सुरक्षित की गई डेटाबेस फाइल का विस्तारित नाम ण्डक्ठ होता है।
एक्सेस 2002 के डेटा प्रकार
किसी भी डेटाबेस प्रोग्राम का आधार डेटा ही होते है। एक्सेस 2002 में विभिन्न उद्देश्यों के लिए विभिन्न डेटा प्रकार का प्रयोग किया जाता है। एक्सेस 2002 में विभिन्न प्रकार के डेटा को डेटाबेस में स्टोर करने के लिए निम्नलिखित डेटा प्रकारो का प्रयोग किया जाता है।
टैक्स्ट डेटा ;ज्मगजक्ंजंद्ध
इस प्रकार के डेटा में सभी प्रकार के अक्षर ;स्मजजमतेद्धए अंक ;छनउइमतेद्धए कुछ विशेष चिन्ह ;ैवउम ैचमबपंस ैलउइवसेद्ध तथा रिक्त स्थान ;ैचंबमेद्ध आते हैं। जिस फील्ड में इस प्रकार के डेटा का प्रयोग किया जाना होता है। इस प्रकार के डेटा में वे अंक ही आते हैं, जिनका प्रयोग हमें किसी गणना में नही करना होता है। इस प्रकार के डेटा में वे अंक ही आते हैं, जिनका प्रयोग हमें किसी गणना में नही करना होता है। इस प्रकार के डेटा की फील्ड का अधिकतम आकार 255 ब्ींतंबजमते तक हो सकता है। एक्सेस 2002 में ठल क्मंिनसज इसका आकार 50 ब्ींतंबजमते होता है। इस थ्पमसक का आकार हम आवश्यकतानुसार निर्धारित कर सकते हैं। इस प्रकार के डेटा का प्रयोग सामान्यतः थ्पमसक में नाम, पते, टेलीफोन नम्बर्स आदि संग्रहित करने के लिए किया जाता है।
मीमो डेटा ;डमउव क्ंजंद्ध
मीमो डेटा भी टैक्स्ट डेटा के सामने ही है। इस प्रकार की डेटा में विशेष टिप्पणी आदि आती हैं। इस प्रकार के डेटा की फील्ड में टैक्स्ट डेटा की अपेक्षा अधिक टैक्स्ट प्रविष्ट किया जा सकता है। इस डेटा की फील्ड की अधिकतम चैड़ाई 65,535 ब्ींतंबजमते होती है। इस प्रकार के डेटा की प्दकमगपदह नही की जा सकती।
आंकिक डेटा ;छनउइमत क्ंजंद्ध
इस प्रकार के डेटा में मात्र अंको का ही प्रयोग किया जा सकता है। इस प्रकार की डेटा की फील्ड में संग्रहीत किए गए डेटा पर गणनाएं भी की जा सकती है। इस प्रकार की डेटा की चैड़ाई का निर्धारण इसमें प्रविष्ट किए जाने वाले डेटा के आधार पर होता है। आंकिक डेटा के प्रारूप् निम्नानुसार है
ठलजम. इस प्रकार के डेटा में 0 से 255 तक के अंक आते है, साथ ही इनमें कोई थ्तंबजपवद नही होना चाहिए।
प्दजमहमत. इस प्रकार के डेटा में -32,768 से 32,767 तक के अंक आते हैं, साथ ही इनमें भी कोई थ्तंबजपवद नही होना चाहिए।
स्वदह प्दजमहमत. इस प्रकार के डेटा में दशमलव के छह अंको तक की शुद्धता के अंक .3ण्40283 ग 1038 से 3ण्402823 ग 1038 तक आते हैं।
क्वनइसम. यह डेटा टाइप भी ैपदहसम डेटा टाइप के ही समान होता है, परन्तु दशमलव के दस अंको तक की शुद्धता के अंक -1.72002693134-86232 ग 10308 से 1.7200269134-86232 ग 10308 इस प्रकार के डेटा में आते हैं।
दिनांक/समय डेटा ;क्ंजमध्ज्पउम क्ंजंद्ध
इस प्रकार की डेटा में दिनांक एवं समय से सम्बन्धित डेटा प्रविष्ट किए जाते हैं, जैसे जन्मतिथि, बिल की तिथि आदि। इस प्रकार की थ्पमसक का आकार क्ंजमध्ज्पउम डेटा के निम्न प्रारूपों में से किसी एक प्रारूपो को चुनकर निर्धारित किया जाता है। क्ंजमध्ज्पउम डेटा के प्रारूपो निम्नानुसार हैं
ळमदमतंस क्ंजम. इस प्रकार के डेटा में दिनांक का प्रदर्शन डडध्क्क्ध्ल्ल् प्रारूप में होता है। इस प्रकार के डेटा में पहले माह, उसके बाद दिनांक और अन्त में वर्ष दो ही अंको में प्रदर्शित होता है, जैसे 28 जून, 2002 का प्रदर्शन 06/28/02 होगा।
स्वदह क्ंजम. इस प्रकार के डेटा में दिनांक का प्रदर्शन ठीक उसी प्रकार होगा, जिस प्रकार ैमजजपदह मेन्यू में दिए गए प्रोग्राम ब्वदजतवस च्ंददमस में क्ंजमध्ज्पउम में स्वदह क्ंजम के लिए की हुई है।
डमकपनउ क्ंजम. इस प्रारूप के डेटा को चुनने पर क्ंजम का प्रदर्शन 28 जुन 2002 के लिए 28.श्रनदम.02 होगा।
ैीवतज क्ंजम. इस प्रकार के डेटा में दिनांक का प्रदर्शन ठीक उसी प्रकार का होगा, जिस प्रकार की ैमजजपदह हमने विन्डोज के कन्ट्रोल पैनल में क्ंजमध्ज्पउम में ैीवतज क्ंजम के लिए की हुई है।
स्वदह ज्पउम. इस प्रकार के डेटा में समय का प्रदर्शन ठीक उसी प्रकार का होगा, जिस प्रकार की ैमजजपदह कन्ट्रोल पैनल में क्ंजमध्ज्पउम में स्वदह ज्पउम के लिए की हुई है।
डमकपनउ ज्पउम. इस प्रकार के डेटा में समय के प्रदर्शन में स्वदह ज्पउम के प्रदर्शन में इसके ।ड अथवा च्ड को हटाकर होगा।
मूद्रा डेटा ;ब्नततमदबल क्ंजंद्ध
इस प्रकार के डेटा भी मात्र अंको पर आधारित होते हैं। इस प्रकार की थ्पमसक का आकार निम्न प्रारूपों में से किसी एक प्रारूपो को चुनकर निर्धारित किया जाता है। इस प्रकार के डेटा के प्रारूपो निम्नानुसार है
ळमदमतंस छनउइमत. इस प्रकार के प्रारूपो में अंको का प्रदर्शन ठीक उसी प्रकार होता है जिस प्रकार उसे टाइप किया जाता है। इस प्रकार के डेटा ऋणात्मक भी हो सकते हैं।
ब्नततमदबल. इस प्रकार के प्रारूप में अंको में दशमलव से पहले हजार पर ैमचंतंजवत ;यद्ध प्रदर्शित होता है तथा ऋणात्मक संख्या का प्रदर्शन च्ंतमदजीमेमे;द्ध में होता है। इस प्रारूपो में दशमलव दो अंको के लिए निर्धारित होता है। इस प्रकार के डेटा में अंको के साथ मूद्रा चिन्ह ;ब्नततमदबल ैलउइवसद्ध के रूप में डाॅलर ;$द्ध स्वतः ही प्रदर्शित होता है।
थ्पगमक. इस प्रकार के दो प्रारूप में दशमलव दो अंको के लिए निर्धारित होता है। यदि हम केाई एसी संख्या टाइप करते हैं जिसमें हमने दशमलव के दो अंको से अधिक प्रयोग किए हैं तो एक्सेस 2002 तीसरे अंक के अनुरूप दशमलव के दूसरे अंक को परिवर्तित करके प्रदर्शित करेगा। यदि संख्या में दशमलव के बाद का तीसरा अंक 5
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अथवा 5 से कम होता है तो, संख्या के दूसरे अंक में कोई भी परिवर्तन नहीं होता यदि तीसरा अंक 5 से अधिक होता है तो दशमलव के बाद के दूसरे अंक का मान एक बढ़ाकर प्रयोग करता है; जैसे 575.263 के स्थान पर 575.26 एवं 575.238 के स्थान पर 575.24।
ैजंदकंतक. इस प्रकार के प्रारूप में एक्सेस 2002 हजार के लिए ैमचंतंजवत;एद्ध का प्रयोग करता है। इस प्रारूप में भी दशमलव दो अंको के लिए निर्धारित होता है। यदि हम कोई भी ऐसी संख्या टाइप करते हैं जिसमें हमने दशमलव के बाद दो अंक से अधिक प्रयोग किए हैं तेा उपरोक्तनुसार एक्सेस 2002 तीसरे अंक के अनुरूप दशमलव के दूसरे अंक को परिवर्तित करके प्रदर्शित करेगा।
च्मतबमदज. इस प्रकार के प्रारूप में हमारे द्वारा टाइप की गई संख्या मानक वैज्ञानिक चिन्हों ;ैजंदकंतक ैबपमदजपपिब छंततंजपवद द्ध का प्रयोग एक्सेस 2002 स्वतः ही कर देता है। इस डेटा टाइप का प्रयोग संख्याओ को फ्लोटिंग प्वाॅइन्ट में नम्बर परिवर्तित करके स्टोर करने के लिए किया जाता है। यदि हम इस प्रकार की फील्ड में कोई मान जैसे 3456.789 प्रविष्ट करते हैं, तो यह 3ण्46म् ़ 03 के रूप में स्टोर होगा। संख्याओं के इस प्रकार के प्रदर्शन को फ्लोटिंग प्वाॅइन्ट रिप्रेजेन्टेशन कहते हैं।
आॅटो नम्बर डेटा ;ब्वनदजमत क्ंजंद्ध
इस प्रकार का डेटा, जिस फील्ड में प्रयोग किया जाता है, उस फील्ड में हमें डेटा प्रविष्ट करने की आवश्यकता नहीं होती। जब हम ज्ंइसम में रिकाॅर्ड की म्दजतल पूर्ण कर लेते हैं तो इस थ्पमसक में एक अंक स्वतः ही बढ़ जाता है अर्थात् इस डेटा से यह सूचना प्राप्त होती है कि इस ज्ंइसम में कितने रिकाॅर्ड प्रविष्ट किए गए हैं। ।नजवछनउइमत डेटा को न्चकंजम नही किया जा सकता।
येस/नो डेटा ;ल्मेध्छव क्ंजंद्ध
इस डेटा टाइप का प्रयोग टेबल में लाॅजिकल मान को प्रविष्ट करने के लिए किया जाता है। इस डेटा प्रकार के तीन प्रारूप हैं ज्तनमध्थ्ंसेमए ल्मेध्छव तथा व्दध्व्िि। इस डेटा प्रकार में मान; जैसे ैमग;डंसम वत थ्मउंसमद्धए त्मेनसज ;च्ंेे वत थ्ंपसद्धए ैजंजने ;व्द वत व्ििद्ध इत्यादि को प्रविष्ट करने के लिए फील्ड शीर्षक के नीचे दिए गए चैक बाॅक्स को केवल चुनना होता है। यदि हम इसें नही चुनते हैं, तो इसमें थ्ंसेम या छव या व्िि स्टोर होता है। इस प्रकार की डेटा की प्दकमगपदह नही की जा सकती। इस प्रकार के डेटा वाली फील्ड का आकार एक अक्षर होता है।
ओएलई आॅब्जैक्ट डेटा ;व्स्म् व्इरमबज क्ंजंद्ध
इस प्रकार के डेटा प्रकार में किसी आॅब्जैक्ट; जैसे एक्सल की स्प्रेडशीट अथवा माइक्रोसाॅफ्ट ड्रा ग्राफिक्स का प्रयोग किया जा सकता है। इस डेटा प्रकार का टेबल के रिकाॅर्ड में आॅब्जेक्ट लिंकिंग इम्बेडिंग आॅब्जेक्ट ;व्स्म् व्इरमबजद्ध जैसे, ग्राफ या पिक्चर को स्टोर करने के लिए किया जाता है। इस फील्ड का अधिकतम आकार लगभग 1ळठ भी हो सकता है। इस डेटा की भी प्दकमगपदह नही की जा सकती ।
हाइपरलिंक डेटा ;भ्लचमतसपदा क्ंजंद्ध
इस डेटा प्रकार का प्रयोग व्स्म् व्इरमबज डेटा प्रकार में भी किया जाता है, परन्तु इसका प्रयोग मुख्य रूप से डेटाबेस
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टेबल के फील्ड के इन्टरनेट के किसी वेब साइट से जुड़ने के लिए किया जाता है। इस प्रकार की डेटा के तीन भाग क्पेचसंलए ।ककतमेे एवं ैनइंककतमेे होते हैं। प्रत्येक भाग की अधिकतम चैड़ाई 2048 ब्ींतंबजमते तक हो सकती है।
एक्सेस 2002 को लोड करना
कम्प्यूटर में आॅफिस ग्च् स्थापित होने पर विन्डोज के स्टार्ट मेन्यू में च्तवहतंउे उप-मेन्यू में इस प्रोग्राम का विकल्प दिया होता है। इस विकल्प पर आकर क्लिक करके एक्सेस 2002 लोड किया सकता है।
यही कार्य आॅफिस 2002 की शाॅर्टकट बार एक छमू व्ििपबम क्वबनउमदज आइकन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले छमू व्ििपबम क्वबनउमदज में से ठसंदा क्ंजंइंेम को चुनकर पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करके भी किया जा सकता है।
आॅफिस ग्च् की शाॅर्टकट बार पर दिए गए इस प्रोग्राम के टूल आइकन्स पर क्लिक करके भी इसे लोड किया जा सकता है।
इसके लोड होने पर एक्सेस 2002 की विन्डो माॅनीटर स्क्रीन निम्नांकित चित्र की भांति प्रदर्शित होती है
इस विन्डो में दाई ओर प्रदर्शित होने वाली टास्क पेन विन्डो में छमू के नीेचे चार विकल्प प्रदर्शित होते हैं। इनका प्रयोग नया डेटाबेस बनाने अथवा पहले से बने किसी डेटाबेस को एक्सेस 2002 में खोलने के लिए किया जाता है।
नया डेटाबेस बनाना
एक्सेस 2002 में नया डेटाबेस बनाने से पूर्व हमें डेटाबेस टेबल के स्ट्रक्चर की योजना स्वतः ही बना लेनी चाहिए। उदाहरण के लिए किसी संस्था के सभी कर्मचारियों की सूचना रिकाॅर्ड्स के रूप में स्टोर करके रखने के लिए हमें टेबल का स्ट्रक्चर अग्र प्रकार से निर्धारित करना होगा
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थ्पमसक छंउम थ्पमसक ज्लचम स्मदहजी टंसनम थ्तवउ
म्उचसवलममऋप्क् ।नजव छनउइमत ;स्वदह प्दजमहंतद्ध
म्उचसवलममऋछंउम ज्मगज
च्ीवजव व्स्म् व्इरमबज 30 स्ववानच ॅप्रंतक
क्मचंतजउमदज ज्मगज 20 स्ववानच ॅप्रंतक
क्मेपहदंजपवद ज्मगज 20
ैमग ल्मेध्छव ;ज्तनमध्थ्ंसेमद्ध
ठंेपबऋैंसंतल छनउइमत ;क्मबपउंसद्ध
ैजंजम ज्मगज 20

डपरोक्त तालिका में किसी संस्था के सभी कर्मचारियों से सम्बन्धित सूचनाओं को रिकाॅर्ड के रूप में स्टोर करने के लिए टेबिल के स्ट्रक्चर की योजना बनाई गई है। यदि हम सभी कर्मचारियांें की तस्वीर भी उनकी सूचना के साथ स्टोर करना चाहते हैं, तो च्ीवजव फील्ड की अनिवार्यता हैं, अन्यथा नहीं।
एक्सेस 2002 में इस टेबिल को किसी डेटाबेस के अन्तर्गत बनाने के लिए हमें निम्नलिखित चरणो का अनुसरण करना होगा
एक्सेस 2002 की विन्डो में दाई ओर प्रदर्शित होने वाली छमू थ्पसम टास्क पेन के दूसरे भाग, छमू में दिए गए, ठसंदा क्ंजंइंेम नामक विकल्प पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर क्लिक करते हैं। परिणामस्वरूप निम्नांकित चित्र की भांति थ्पसम छमू क्ंजंइंेम डायलाॅग बाॅक्स माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है
इस डायलाॅग बाॅक्स के थ्पसम छंउम के सामने दिए गए बाॅक्स में इस डेटाबेस फाइल का नाम निर्धारित किया जाता है, जहां पर इस डेटाबेस को सुरक्षित ;ैंअमद्ध करना चाहते हैं। हमने थ्पसम छंउम के सामने दिए गए बाॅक्स में म्उचसवलमम टाइप करके पुश बटन ब्तमंजम पर क्लिक किया । अब माॅनीटर स्क्रीन पर अगले पृष्ठ पर दिए गए चित्र की भांति म्उचसवलमम रू क्ंजंइंेम ;।बबमेे 2000 थ्पसम थ्वतउंजद्ध डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है
च्ंहम 330
इस डायलाॅग बाॅक्स में व्इरमबजे बटन के नीचे दिया ज्ंइसम आइकन चुना हुआ होता है। इसके दाएं भाग में ब्तमंजम जंइसम पद क्मेपहद अपमू विकल्प पर माउस प्वाॅइन्टर को लाकर माउस का बायां बटन लगातार दो बार क्लिक करते हैं अथवा इस पर एक बार क्लिक करके इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए व्चमद अथवा क्मेपहद टूल आइकन पर क्लिक करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति ज्ंइसम1 का स्ट्रक्चर निर्धारित करने के लिए विन्डो प्रदर्शित होती है
इस विन्डो में तीन काॅलम्स प्रदर्शित होते हैं। इनमें पहला काॅलम थ्पमसक छंउमए दूसरा काॅलम क्ंजम जलचम एवं तीसरा काॅलम क्मेबतपचजपवद होता है। पहले काॅलम में थ्पमसक छंउम के नीचे बनायी जा रही डेटाबेस टेबल के लिए विभिन्न फील्ड्स के नाम निर्धारित किए जाते हैं। निर्धारित की जाने वाली फील्ड के लिए डेट का प्रकार क्ंजं ज्लचम के नीचे फील्ड के नाम के सामने निश्चित करते हैं और क्मेबतपचजपवद के नीेचे इस फील्ड के बारे में टिप्पणी यदि आवश्यक समझते हैं, तो टाइप करते हैं।
च्ंहम 331
फील्ड का नाम अधिकतम 64 अक्षर तक का हो सकता है। इसमें दो शब्दो के मध्य प्रयोग किए गए एक स्पेस को भी एक अक्षर माना जाता है। इस नाम में सभी अक्षर, अंक, स्पेस के साथ च्मतपवक ;एद्ध जिसे आम बोलचाल की भाषा में फूलस्टाॅप भी कहते हैं, विस्मयबोधक चिन्ह एवं ब्रैकेट्स ;ख्,द्ध के अतिरिक्त विशेष चिन्हो का भी प्रयोग किया जा सकता हैं। वैसे फील्ड का बहुत अधिक लम्बा नाम रखने से बचना चाहिए क्योंकि इसे याद रखना एवं किसी स्थान पर इसका हवाला देने में कठनाई हो सकती है।
इस प्रदर्शन में थ्पमसक छंउम काॅलम की प्रथम पंक्ति पर क्लिक करके हम म्उचसवलममऋप्क् टाइप करते हैं। अब की-बोर्ड पर म्दजमत ‘की‘ अथवा त्पहीज ।ततवू ; द्ध ‘की‘ का प्रयोग करने पर कर्सर इससे अगले काॅलम क्ंजं ज्लचम की प्रथम पंक्ति में प्रदर्शित होेने लगता है। कर्सर के इस काॅलम में आते ही इसमें क्ंजं ज्लचम बाॅक्स में ज्मगज लिखा हुआ प्रदर्शित होता है और निम्नांकित चित्र की भांति इसके दाएं सिरे पर एक डाउन ऐरो भी प्रदर्शित होता है। इस डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर एक्सेस 2002 के सभी डेटा प्रकारो की सूची निम्नांकित चित्र की भांति प्रदर्शित होती है
इस सूची में से हम डेटा प्रकार ।नजव छनउइमत को चुन लेते हैं। अब इस विन्डो में नीचे थ्पमसक च्तवचमतजपमे वाले भाग में थ्पमसक ैप्रम के सामने दिए गए बाॅक्स में स्वदह प्दजमहमत तथा छमू टंसनमे बाॅक्स में प्दबतमउमदज प्रदर्शित होने लगता है। यहां स्वदह प्दजमहमत का तात्पर्य है कि म्उचसवलममऋप्क् फील्ड में 1 से लेकर 2,147,438,647 तक का मान स्टोर हो सकता है। प्दबतमउमदज का तात्पर्य यह है कि टैबल में रिकाॅर्डस की प्रविष्टि करते समय हर नए रिकाॅर्ड में म्उचसवलमतऋप्क् फील्ड का मान पिछलेे रिकाॅर्ड से एक अधिक बढ़कर स्वतः ही प्रदर्शित होने लगेगा।
च्ंहम 332
ठसके उपरान्त म्उचसवलममऋप्क् फील्ड के ठीक नीचे वाली पंक्ति पर क्लिक करते हैं और थ्पमसक छंउम वाले काॅलम में म्उचसवलममऋछंउम टाइप करके क्ंजं ज्लचम काॅलम में ज्मगज डेटा प्रकार को चुनते हैं। अब इस विन्डो में नीचे थ्पमसक च्तवचमतजपमे वाले भाग में थ्पमसक ैप्रम के सामने दिए गए बाॅक्स में 30 टाइप करके इस फील्ड का आकार तीस कैरेक्टर्स का निर्धारित करते है।
ठसके उपरान्त थ्पमसक छंउम काॅलम की तीसरी पंक्ति में च्ीवजव टाइप करके क्ंजं ज्लचम काॅलम में ज्मगज को चुनते हैं। इसके दाएं सिरे पर दिए गए डाउन ऐरो पर क्लिक करके प्रदर्शित होने वाली सूची में से स्ववानच ॅप्रंतक विकल्प को चुनते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर नीचे बाई आरे दिए गए चित्र की भांति स्ववानच ॅप्रंतक डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए दूसरे विकल्प प् ूपसस जलचम पद जीम अंसनमे जींज प् ूंदज को चुनकर पुश बटन छमगज पर क्लिक करते हैं, तो इस डायलाॅग बाॅक्स में क्लिक करके विभिन्न डेजिगनेशन्स (पदो) के नाम; जैसे च्तवहतंउउमतए म्क्च् ।ेेपेजंदज ए छमजूवता म्दहपदममतए ैलेजमउ ।कउपदपेजतंजवतए ैलेजमउ ।दंसलेजए ।बबवनजंदजए ब्ंेीपमत तथा च्मवद को एक-एक कर टाइप करते हैं। नीचे बाई ओर दिए गए चित्र में इसे दर्शाया गया हैं।
च्ंहम 333
इसके उपरान्त पुश बटन छमगज पर क्लिक करते हैं, तो इस डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर पिछले पृष्ठ पर दिए गए अन्तिम चित्र की भांति होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में ॅींज संइमस ूवनसक लवन सपाम सववानच बवसनउद में क्मेपहदंजपवद ही रहने देते हैं। अन्त में पुश बटन थ्पदपेी च्तवचमतजपमे विन्डो में दिए गए थ्पमसक ैप्रम के सामने दिए गए बाॅक्स में 20 टाइप करके फील्ड का आकार बीस कैरेक्टर्स का निर्धारित करते हैं। स्ववानच ॅप्रंतक से काॅलम में विभिन्न पदो ंका नाम स्टोर करने का स्पष्ट लाभ हमको इस टेबल में रिकाॅर्डस की प्रविष्टि करते समय प्राप्त होता है, जिसकी चर्चा हम आगे करेंगे।
अब उपरोक्तानुसार ही क्मचंतजउमदज फील्ड को परिभाषित करते हैं, परन्तु स्ववानच ॅप्रंतक के अन्तिम चरण में ब्वसस में क्ंजं च्तवबमेेपदहए ठपससपदहए ।कउपदपेजतंजपवदए डंतामजपदह इत्यादि विभागो के नाम टाइप करते हैं तथा स्ववानच ब्वसनउद का नाम क्मचंतजउमदज ही रहने देते हैं। थ्पमसक च्तवचमतजपमे विन्डो में थ्पमसक ैप्रम के सामने दिए गए बाॅक्स में 20 टाइप करके दें। इस फील्ड का आकार बीस कैरेक्टर्स का निर्धारित करते हैं।
इसी प्रकार अन्य फील्ड्स ैमगए ठंेपब.ैंसंतलए ब्पजल तथा ैजंजम को थ्पमसक छंउम काॅलम में पृथक्-पृथक् पंक्तियों में टाइप करके अपनके वांछित डेटा प्रकार तथा फील्ड के आकार का निर्धारण पूर्वोक्तानुसार कर लेते है।
बनाए ंगए टेबल स्ट्रक्चर को सुरक्षित करने के लिए एक्सेस 2002 के थ्पसम मेन्यू के विकल्प ैंअम का प्रयोग करते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ैंअम ।े डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में टेबिल का नाम म्उचज्ंइसम टाइप करके पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करते हैं, तो टेबल म्उचज्ंइसम नाम से सुरक्षित हो जाती है तथा इस टेबल में च्तपउंतल ज्ञमल को परिभाषित करने के लिए संलग्न चित्र एक डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। च्तपउंतल ज्ञमल का प्रयोग डेटाबेस में कए टेबल को दूसरे से लिंक या रिलेट करने के लिए किया जाता है। चूंकि हम एक ही टेबल पर विभिन्न कार्य करेंगे, अतः हमें यहां पर च्तपउंतल ज्ञमल को निर्धारित नही करना हैं और हम पुश बटन छव पर क्लिक करते हैं।
च्तपउंतल ज्ञमल को निर्धारित करने के लिए टेबल को क्मेपहद टपमू में खोलकर, उस फील्उ पर माउस से क्लिक करते हैं, जिसे च्तपउंतल ज्ञमल बनाना है। अब एक्सेस 2002 के म्कपज मेन्यू के विकल्प च्तपउंतल ज्ञमल का प्रयोग करके चुनी गई फील्ड च्तपउंतल ज्ञमल के रूप में परिभाषित हो जाती है।
इस प्रकार हमने म्उचसवलमम डेटाबेस में म्उचजंइसम नाम की एक टेबल बनाकर , इसके स्ट्रक्चर को डिजाइन किया। अब इस टेबल में रिकाॅर्डस को इनपुट करने के लिए म्उचज्ंइसमरू ज्ंइसम के डिजाइन विन्डो पर दिए गए ब्सवेम बटन ;गद्ध पर क्लिक करके अथवा थ्पसम मेन्यू के ब्सवेम विकल्प का प्रयोग करके इस विन्डो को बन्द करते हैं, तो इस टेबल स्ट्रक्चर को सुरक्षित करने के लिए संलग्न चित्र की भांति डपबतवेवजि ।बबमेे डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
च्ंहम 334
यदि हमें टेबल के स्ट्रक्चर में कोई अन्य परिवर्तन करना है, तो इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन ब्ंदबमस पर क्लिक करने पर वापस इसके डिजाइन व्यू मे जाकर वांछित परिवर्तन कर सकते हैं।
पुश बटन ल्मे पर क्लिक करके म्उचज्ंइसम हमारे द्वारा डिजाइन किए गए स्ट्रक्चर के सुरक्षित हो जाएगी तथा हम पुनः निम्नांकित चित्र की भांति म्उचसवलममरू क्ंजंइंेम ;।बबमेे 2000 पिसम वितउंजद्ध डायलाॅग बाॅक्स में वापस आ जाएंगे। अब इसमें हमारा द्वारा सुरक्षित की गई टेबल का नाम भी प्रदर्शित होता है।
टेबल में रिकाॅर्ड्स प्रविष्ट करना
हमारे द्वारा बनाई गई म्उचज्ंइसम में रिकाॅर्डस को प्रविष्ट करने के लिए हमें उपरोक्त चित्र में दर्शाए गए डायलाॅग बाॅक्स म्उचसवलमम रू क्ंजंइंेम ;।बबमेे 2000 थ्पसम थ्वतउंजद्ध में प्रदर्शित होने वाले म्उचज्ंइसम आइकन/विकल्प को चुनकर इसके व्चमद टूल आइकन पर क्लिक करना होगा । परिणामस्वरूप निम्नांकित चित्र की भांति म्उचज्ंइसम डेटाशीट व्यू में
हम जैसे ही म्उचसवलममऋछंउम फील्ड के नीेचे क्लिक करके रिकाॅर्ड अर्थात् कर्मचारी के नाम को प्रविष्टि करना प्रारम्भ करेंगे, तो म्उचसवलममऋप्क् फील्ड में 1 मान स्वतः ही प्रदर्शित होने लगता है। कर्मचारी का नाम टाइप करने के उपरान्त च्ीवजव फील्ड में कर्मचारी के फोटोग्राफ को प्रविष्ट करने के लिए हम एक्सेस 2002 के प्देमतज के मेन्यू के विकल्प
च्ंहम 335
व्इरमबज का प्रयोग करते हैं। इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति एक डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। यदि हम इस फील्उ में माउस प्वाॅइन्टर को लाकर माउस का दायां बटन दबाते हैं, तो एक शाॅर्टकट मेन्यू प्रदर्शित होता है, इस शाॅर्टकट मेन्यू के विकल्प प्देमतज व्इरमबज को चुनने पर होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में व्इरमबज ज्लचम के नीचे दिए गए बाॅक्स में से उस आॅब्जैक्ट प्रकार का चुनाव किया जाता है, जिस प्रकार का आॅब्जैक्ट हम अपने डेटाबेस मे इन्सर्ट करना बाॅक्स में से उस आॅब्जैक्ट प्रकार का चुनाव किया जाता हैं, जिस प्रकार का आॅब्जैक्ट हम अपने डेटाबेस में इन्सर्ट करना बाॅक्स में से उस आॅब्जैक्ट प्रकार का चुनाव किया जाता है, जिस प्रकार का आॅब्जैक्ट हम अपने डेटाबेस में इन्सर्ट करना चाहते है। चूंकि हमें कर्मचारी का फोटोग्राफ इन्सर्ट करना है, अतः हम इस बाॅक्स में से डपबतवेवजि च्ीवजव म्कपजवत दृ च्ीवजव विकल्प को चुनकर पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति डपबतवेवजि च्ीवजव म्कपजवत दृ च्पबजनतम पद म्उच ज्ंइसमरू ज्ंइसम विन्डो प्रदर्शित होती है
इस प्रदर्शन में हम छमू डायलाॅग बाॅक्स में रेडियो बटन्स के रूप में दिए गए चार विकल्पो में से व्चमद ंद म्गपेजपदह च्पबजनतम विकल्प को चुनकर पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति व्चमद डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स स्ववा पद के सामने दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से वांछित ड्राइव एवं फोल्डर का चुनाव करके उसमें स्थित वांछित फोटोग्राफ को चुन लेते हैं। इस डायलाॅग बाॅक्स में पुश बटन च्तमअपमू का प्रयोग चुने गए फोटोग्राफ का च्तमअपमू को देखने
च्ंहम 336
के लिए किया जाता है। इस पुश बटन पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति च्तमअपमू डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर हम वापस व्चमद डायलाॅग बाॅक्स में आ जाते हैं और यहां पर पुश बटन व्चमद पर क्लिक करने पर चुनी गई फोटो फाइल फोटो एडिटर में खुलकर प्रदर्शित होती है। इसके पश्चात् हम इसके थ्पसम मेन्यू के अन्तिम विकल्प म्गपज ंदक त्मजनतद जव म्उचज्ंइसम रू ज्ंइसम का प्रयोग करते हैं, तो पुनः एक्सेस 2002 में म्उचज्ंइसमरूज्ंइसम विन्डो मे वापस आ जाते है।
अब हम की-बोर्ड पर त्पहीज ऐरो ; द्ध ‘की‘, अथवा म्दजमत ‘की‘ अथवा ज्ंइ ‘की‘ को दबाते हैं, तो हम क्मेपहदंजपवद फील्ड में आ जाते है। इस फील्ड पर आते ही इसके दाएं सिरे पर एक डाउन ऐरो प्रदर्शित होने लगता है। इस पर क्लिक करने पर क्मेपहदंजपवद काॅलम से सम्बन्धित विभिन्न आइटम्स प्रदर्शित होने लगते हैं। इन आइटम्स में से हम उस आइटम पर क्लिक करते है, जिस पद पर यह व्यक्ति कार्यरत है। अब यह पद स्वतः ही क्मेपहदंजपवद फील्ड में प्रदर्शित होने लगता है। इस प्रकार हम देखते हैं कि क्मेपहदंजपवद फील्ड के लिए स्ववानच ॅप्रंतक से बनाया गया काॅलम डेटा प्रविष्टि के लिए कितना उपयोगी है। इसी प्रकार हम क्मचंतजउमदज फील्ड में कर्मचारी के विभाग की प्रविष्टि कर लेते हैं।
ैमग फील्ड में एक चैक बाॅक्स प्रदर्शित होता है। यदि कर्मचारी डंसम है, तो इस चैक बाॅक्स पर माउस प्वाॅइन्टर से क्लिक करके चुन लेते हैं और यदि कर्मचारी थ्मउंसम है , तो इसे रिक्त ही छोड़ देते है।
इसके उपरान्त ठंेपब ैंसंतल तथा ब्पजल फील्ड के लिए वांछित प्रविष्टि करते है। एक रिकाॅर्ड में सभी प्रविष्टियों को करने के उपरान्त की-बोर्ड पर त्पहीज एरो ; द्ध ‘की‘, अथवा म्दजमत ‘की‘ अथवा ज्ंइ ‘की‘ को दबाने पर कर्सर स्वतः ही दूसरे रिकाॅर्ड को प्रविष्ट करने के लिए दूसरी पंक्ति में प्रदर्शित होने लगता है। पहले रिकाॅर्ड के समान ही हम अन्य सभी रिकाॅर्डस की प्रविष्टि कर सकते है।
टेबल में प्रविष्ट किए गए रिकाॅर्ड्स को सुरिक्षत करने के लिए एक्सेस 2002 के थ्पसम मेन्यू के विकल्प ैंअम अथवा इसकी टूलबार पर दिए गए ैंअम टूल आइकन का प्रयोग किया जाता है।
टेबल में रिकाॅर्ड सम्बन्धित कमाण्ड्स
रिकाॅर्ड से सम्बन्धित कार्य करने के लिए टेबल का पृष्ठ 334 पर दिए गए चित्र की भांति क्ंजंेीममज टपमू में खुली होना आवश्यक है। टेबल को क्ंजंेीममज टपमू में प्रदर्शित करने के लिए एक्सेस 2002 के टपमू मेन्यू के विकल्प क्ंजंइंेम टपमू का प्रयोग किया जाता है। रिकाॅर्ड्स मे नेवीगेट करना
टेबल में प्रविष्टि किए गए रिकाॅर्ड्स में नेवीगेट करने अर्थात् एक रिकाॅर्ड से दूसरे पर जाने के लिए हम
च्ंहम 337
टेबल के डेटाशीट व्यू, में नीचे की ओर स्थित क्षैतिज स्क्राॅल के बाएं भाग में स्थिति नेवीगेशन ‘कीज‘ का प्रयोग किया जा सकता है। पिछले पृष्ठ पर दिए गए चित्र में इन नेवीगेशन ‘कीज‘ को दर्शाया गया है। इन नेवीगेशन ‘कीज‘ के कार्यो का विवरण निम्नलिखित है
थ्पतेज त्मबवतक. इस ‘की‘ का प्रयोग टेबल के पहले रिकाॅर्ड पर जाने के लिए किया जाता है।
च्तमअपवने त्मबवतक. इस ‘की‘ का प्रयोग वर्तमान रिकाॅर्ड से पहले वाले रिकाॅर्ड पर जाने के लिए किया जाता है।
ब्नततमदज त्मबवतक. यहां उस रिकाॅर्ड का क्रमांक प्रदर्शित होता है, जिस पर हमारा कर्सर है अर्थात् यहां पर वर्तमान रिकाॅर्ड का क्रमांक प्रदर्शित् होता हैं
छमगज त्मबवतक. इस ‘की‘ का प्रयोग वर्तमान रिकाॅर्ड से बाद वाले रिकाॅर्ड पर जाने के लिए किया जाता है।
स्ंेज त्मबवतक. इस ‘की‘ का प्रयोग टेबल के अन्तिम रिकाॅर्ड, जिसमें कि हमने प्रविष्टि की हुई है, पर जाने के लिए किया जाता है।
छमू त्मबवतक. इस ‘की‘ का प्रयोग टेबल के अन्तिम रिकाॅर्ड के बाद नऐ रिकाॅर्ड की प्रविष्टि के लिए प्रदर्शित होने वाले रिक्त रिकाॅर्ड पर जाने के लिए किया जाता हैं
ज्वजंस छनउइमत व ित्मबवतके. यहां पर टेबल में कुल प्रविष्ट किए गए रिकाॅर्डस की संख्या का प्रदर्शन होता है। टेबल में एक रिकाॅर्ड से दूसरे रिकाॅर्ड पर जाने के लिए माउस से वांछित रिकाॅर्ड पर क्लिक करके भी पहुंचा जा सकता है अथवा एक्सेस 2002 के म्कपज मेन्यू के विकल्प ळव ज्व पर क्लिक करने पर संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू के विकल्प ळव ज्व पर क्लिक करने पर संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में दिए गए विकल्पों, थ्पतेजए छमगजए स्ंेज ए च्तमअपवने तथा छमू त्मबवतक में से वांछित विकल्प का प्रयोग किया जाता है। इन विकल्पों का कार्य इस नाम नेवीगेशन ‘कीज‘ के समान ही है।
रिकाॅर्ड की चुनना
टेबल में रिकाॅर्ड अथवा रिकाॅर्डस पर कार्य करने के लिए उसका अथवा उनका चुना होना आवश्यक है। टेबल के पहली फील्ड से पहले एक बार ;ठंतद्ध प्रदर्शित होती है। हमें जिस रिकाॅर्ड को चुनना है, उसकी पंक्ति में इस बार पर माउस प्वाॅइन्टर लाने पर माउस प्वाॅइन्टर की आकृति ; द्ध के सामने हो जाती है। अब इस बार पर क्लिक करन पर यह रिकाॅर्ड चुन लिया जाता है। यदि हम एक से अधिक रिकाॅर्डस को चुनना चाहते हैं, तो उनको की-बोर्ड पर ैीपजि ‘की‘ को दबाकर उपरोक्तानुसार चुन लिया जाता है।
रिकाॅर्ड को मिटाना
टेबल के किसी रिकाॅर्ड को मिटाने के लिए उसे चुनकर एक्सेस 2002 के म्कपज मेन्यू के क्मसमजम त्मबवतक विकल्प का प्रयोग करते हैं। एक्सेस 2002 इस रिकाॅर्ड को मिटाने से पूर्व संलग्न चित्र की भांति एक सन्देश बाॅक्स प्रदर्शित करके हमसे पुनः ब्वदपितउ करना चाहता है, कि हम रिकाॅर्ड को मिटाना जा रहे हैं, यदि हम पुश बटन ल्मे पर क्लिक करते हैं, तो हम इस रिकाॅर्ड को पुनः नहीं प्राप्त कर सकते। रिकाॅर्ड को मिटाने के लिए हम पुश बटन ल्मे पर क्लिक करते हैं और यदि रिकाॅर्ड की हमें भविष्य मे आवश्यकता पड़नी है, तो पुश बटन छव पर क्लिक करते है।
नये रिकाॅर्ड को इन्सर्ट करना
टेबल में नए रिकाॅर्ड को इन्सर्ट करने के लिए एक्सेस 2002 के प्देमतज मेन्यू के विकल्प छमू त्मबवतक का प्रयोग

च्ंहम 338
किया जाता है। अब टेबल के अंतिम रिकाॅर्ड के बाद एक नया रिक्त रिकाॅर्ड हो जाता है। हम इस रिक्त रिकाॅर्ड में वांछित प्रविष्टि कर सकते हैं।
रिकाॅर्ड्स में सर्च करना
यदि हमारी टेबल में अनेक रिकाॅर्डस हैं, जिसमें से हम किसी विशेष टैक्स्ट अथवा मान को सर्च करना चाहते हैं, तो सबसे पहले उस फील्ड काॅलम पर कहीं भी क्लिक करते हैं, जिस काॅलम से सम्बन्धित टैक्स्ट अथवा मान सर्च करना है। उदाहरण को सर्च करना है, तो हम सर्वप्रथम ब्पजल काॅलम में किसी भी स्थान पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर क्लिक करते हैं। इसके पश्चात् म्कपज मेन्यू के थ्पदक विकल्प का प्रयोग करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति थ्पदक ंदक त्मचसंबम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में थ्पदक ॅींज के सामने दिए गए बाॅक्स में डनउइंप टाइप करते हैं तथा स्ववा पदए डंजबी तथा ैमंतबी के सामने दिए गए बाॅक्सेज में प्रदर्शित हो रहे, टैक्स्ट को यथावत रहने देते हैं। सर्च को प्रारम्भ करने के लिए पुश बटन थ्पदक छमगज पर क्लिक करते हैं। अब टेबल के सबसे पहले जिस रिकाॅर्ड के ब्पजल फील्ड में डनउइंप प्रविष्ट होगा, इस रिकाॅर्ड में यह प्रविष्टि काले रंग के बाॅक्स में सफेठ रंग से लिखी हुई प्रदर्शित होने लगती है, अर्थात् चुनी हुई प्रदर्शित होने लगती है। यदि हम इस प्रविष्टि में कोई परिवर्तन करना चाहते हैं, तो माउस प्वाॅइन्टर से इस पर क्लिक करके परिवर्तन कर सकते है।
परिवर्तन करने के उपरान्त सर्च को पुनः प्रारम्भ करने के लिए थ्पदक ंदक त्मचसंबम डायलाॅग बाॅक्स में पुश बटन थ्पदक छमगज पर क्लिक करते हैं। इस प्रकार हम सर्च का कार्य पुनः कर सकते हैं। सर्च समाप्त होने पर अर्थात् जब एक्सेस को थ्पदक ॅींज के सामने दिए गए बाॅक्स में टाइप किया गया टैक्स्ट अथवा मान टेबल में प्राप्त नहीं होता हैं, तो संलग्न चित्र की भांति सर्च के समापन को दर्शाने वाला डायलाॅग बाॅक्स माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है।
रिकाॅर्ड की प्रविष्टि को रिप्लेस करना
हम टेबल के रिकाॅर्ड में प्रविष्टि किए गए डेटा में भी परिवर्तन कर सकते हैं। मान लीजिए वे सभी कर्मचारी जिनका क्मचंतजउमदजए क्ंजं च्तवबमेे है, का नया नाम क्ंजं ।दंसलेपे रखना है, तो सभी रिकाॅर्डस के क्मचंतजउमदज फील्ड में क्ंजं च्तवबमेे प्रविष्टि को खोज-खोजकर, क्ंजं ।दंसलेपे टाइप करना अत्यन्त दुष्कर कार्य होगा । एक्सेस 2002 में दिए गए त्मचसंबम सुविधा का उपयोग करके हम यह कार्य अत्यन्त सरलता से कुछ क्षणों में ही कर सकते हैं।
इसके लिए सबसे पहले उस फील्ड काॅलम पर कहीं भी क्लिक करते हैं, जिस काॅलम से सम्बन्धित टैक्स्ट अथवा मान को हम त्मचसंबम करना चाहते हैं। इसके पश्चात् म्कपज मेन्यू के थ्पदक विकल्प का प्रयोग करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति थ्पदक ंदक
च्ंहम 339
त्मचसंबम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में थ्पदक ॅींज के सामने दिए गए बाॅक्स में वह टैक्स्ट अथवा मान टाइप करते हैं, जिसे त्मचसंबम किया जाना है और त्मचसंबम ॅपजी के सामने दिए गए बाॅक्स में वह टैक्स्ट अथवा मान टाइप करते हैं, जिससे इसे परिवर्तित किया जाना है। अब पुश बटन त्मचसंबम ।सस पर क्लिक करते हैं, तो एक्सेस 2002 माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति एक सन्देश बाॅक्स प्रदर्शित करता है, इस सन्देश बाॅक्स में पुश बटन ल्मे पर क्लिक करने पर थ्पदक ॅींज के सामने दिए गए बाॅक्स में टाइप किया गया टैक्स्ट अथवा मान त्मचसंबम ॅपजी के सामने दिए गए बाॅक्स में टाइप किए गए टैक्स्ट अथवा मान से त्मचसंबम हो जाता है।
रिकाॅर्ड्स को साॅर्ट करना
टेबल के रिकाॅर्ड्स को किसी फील्ड विशेष के आधार पर आरोही ;।ेबमदकपदहद्ध या अवरोही ;क्मेबमदकपदहद्ध क्रम में व्यवस्थित करने के लिए हम एक्सेस 2002 के त्मबवतक मेन्यू के ैवतज विकल्प का प्रयोग करने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में दो विकल्पों ।ेबमदकपदह तथा क्मेबमदकपदह में से किसी एक का प्रयोग करते हैं।
ठसके लिए सबसे पहले उस फील्ड काॅलम पर कहीं भी क्लिक करते हैं, जिस काॅलम के आधार पर रिकाॅर्डस को व्यवस्थित करना है। इसके उपरान्त त्मबवतक मेन्यू के ैवतज विकल्प का प्रयोग करने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में दो विकल्पों ।ेबमदकपदह तथा क्मेबमदकपदह में से किसी एक का प्रयोग किया जाता है।
रिकाॅर्डस को सुरक्षित करना
टेबल में रिकाॅर्डस को प्रविष्ट करने के साथ-साथ उनको सुरक्षित करते रहना आवश्यक है। इसके लिए हम एक्सेस के त्मबवतक मेन्यू के ैंअम त्मबवतक विकल्प का प्रयोग किया जाता है।
टेबल में फील्ड से सम्बन्धित कमाण्ड्स
फील्ड से सम्बन्धित कार्य करने के लिए भी टेबल का पृष्ठ 334 पर दिए गए चित्र की भांति क्ंजंेीममज टपमू में खुली होना आवश्यक है। टेबल को क्ंजंेीममज टपमू में प्रदर्शित करने के लिए एक्सेस 2002 के टपमू मेन्यू के विकल्प क्ंजंेीममज टपमू का प्रयोग किया जाता है।
फील्ड के नाम परिवर्तित करना
टेबल के किसी फील्ड के नाम में परिवर्तन करने के लिए सबसे पहले उस फील्ड पर कहीं भी क्लिक करते हैं, जिसके नाम में परिवर्तन करना है।
ठसके पश्चात् एक्सेस 2002 के थ्वतउंज मेन्यू के त्मदंउम ब्वसनउद विकल्प का प्रयोग करने पर उस फील्ड का नाम काले रंग मे सफेद रंग से लिखा हुआ प्रदर्शित होने लगता है। अब की-बोर्ड से उस फील्ड का नया नाम टाइप करके क्ंजंेीममज विन्डो में किसी भी स्थान पर क्लिक करने पर फील्ड के नाम में परिवर्तन हो जाएगा।
किसी फील्ड को हाइड करना
टेबल के किसी काॅलम या फील्ड को हाइड करने अर्थात् छुपाने के लिए , सबसे पहले उस फील्ड के नाम पर क्लिक करते हैं, जिसे हाइड करना है। इसके पश्चात् एक्सेस 2002 के थ्वतउंज मेन्यू के भ्पकम ब्वसनउदे विकल्प का प्रयोग करने पर इस फील्ड का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर होना बन्द हो जाता है।
च्ंहम 340
हाइड फील्ड्स को अनहाइड करना
टेबल के हाइड किए गए फील्ड्स को अनहाइड करने अर्थात् पुनः प्रदर्शित करने के लिए एक्सेस 2002 के मेन्यू के न्दीपकम ब्वसनउदे विकल्प का प्रयोग किया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति न्दीपकम ब्वसनउदे डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में ब्वसनउद के नीचे दिए गए बाॅक्स में सभी फील्ड्स के नाम प्रदर्शित होते हैं तथा प्रत्येक फील्ड के नाम से पहले एक चैक बाॅक्स भी प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में जिस फील्ड का चैक बाॅक्स चुना हुआ होता है, वह फील्ड टेबल में प्रदर्शित हो रही होती है और जिस फील्ड का चैक बाॅक्स चुना हुआ नहीं होता है, वह फील्ड हाइड होती है अर्थात् उसका प्रदर्शन टेबल में नही हो रहा होता है। इन चैक बाॅक्स को चुनकर हम हाइड की गई फील्ड को अनहाइड कर सकते हैं। अब पुश बटन ब्सवेम पर क्लिक करके इस डायलाॅग बाॅक्स को बन्द कर दिया जाता है।
किसी फील्ड को फ्रीज़ करना
यदि हमारी टेबल में फील्ड्स की संख्या इतनी है, कि सभी फील्ड्स रिकाॅर्डस की प्रविष्टि करते समय प्रदर्शित नहीं हो पाते हैं, तो ऐसी परिस्थिति में हम स्क्राॅल करके शेष फील्ड्स में प्रविष्टि करते हैं। यदि हम यह चाहते हैं, रिकाॅर्ड का कोई विशेष फील्ड अथवा काॅलम स्क्राॅल करते समय स्थायी रूप डेटाशीट विन्डो के बाई ओर प्रदर्शित होता रहे, तो इसके लिए सबसे पहले उस फील्ड पर कहीं भी माउस प्वाॅइन्टर लाकर क्लिक करते हैं, जिसे हम फ्रीज़ करना चाहते हैं। इसके पश्चात् एक्सेस 2002 के थ्वतउंज मेन्यू के थ्तमम्रम ब्वसनउद विकल्प का प्रयोग किया जाता है। अब फ्रीज की गई फील्ड डेटाशीट विन्डो के बाई ओर प्रदर्शित होती है। जब हम डेटाशीट विन्डो में स्क्राॅल करेंगे तो , यह फील्ड यथावत प्रदर्शित होता रहती है, जबकि अन्य फील्ड्स स्क्राॅल करती हैं।
रिकाॅडर््स को फिल्टर करना
टेबल से वांछित रिकाॅर्डस को निकालना ही रिकाॅर्डस को फिल्टर करना अथवा रिकाॅर्ड फिल्टरेशन कहलाता है। उदाहरण के लिए मान लेते हैं, कि हमें म्उचज्ंइसम से केवल उन रिकाॅर्डस को निकालना हैं, जिनका क्मचंतजउमदज केवल क्ंजं च्तवबमेे है, तो ऐसा करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करना होगा
म्उचसवलमम डेटाबेस में से म्उचज्ंइसम नामक टेबल को टूल आइकन व्चमद पर क्लिक करके खोल लेते हैं।
इस टेबल में क्ंचंतजउमदज फील्ड में उस रिकाॅर्ड पर क्लिक करते हैं, जिसमें क्ंजं च्तवबमेे प्रविष्ट है।
अब इस रिकाॅर्ड पर माउस प्वाॅइन्टर को लाकर माउस का दायां बटन दबाते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति एक शाॅर्टकट मेन्यू प्रदर्शित होता है।
इस मेन्यू के पहले विकल्प थ्पसजमत ठल ैमसमबजपवद का प्रयोग करने पर टेबल में केवल वे रिकाॅर्ड ही प्रदर्शित होते हैं, जिनके क्मचंतजउमदज फील्ड का मान क्ंजं च्तवबमेे है।
पुनः सभी रिकाॅर्ड्स को टेबल में प्रदर्शित करने के लिए हम किसी भी सेल पर माउस प्वाॅइन्टर को लेकर माउस
च्ंहम 341
का बटन दबाता हैं, परिणामस्वरूप प्रदर्शित होने वाले शाॅर्टकट मेन्यू में से त्मउवअम थ्पसजमतध्ैवतज विकल्प का प्रयोग करने पर टेबल के सभी रिकाॅर्ड्स प्रदर्शित होने लगते हैं।
यदि हम म्उचज्ंइसम के उन रिकाॅर्डस को निकालना चाहते हैं, जिनके क्मचंतजउमदज फील्ड में क्ंजं च्तवबमेे प्रविष्ट नहीं है, तो इस टेबल में क्ंचंतजउमदज फील्ड में क्ंजं च्तवबमेे प्रविष्टि वाले रिकाॅर्ड पर माउस प्वाॅइन्टर को लाकर माउस का दायां बटन दबाने पर प्रदर्शित होने वाले शाॅर्टकट मेन्यू के विकल्प थ्पसजमत म्गबसनकम ैमसमबजपवद का प्रयोग किया जाता है।
एडवान्स फिल्टर
एडवान्स फिल्टर का प्रयोग, टेबल से किसी कन्डीशन के आधार पर वांछित रिकाॅर्डस को निकालने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए म्उचज्ंइसम से केवल उन कर्मचारियों के रिकाॅर्ड्स को निकालना है, जिनकी ठंेपबऋैंसंतल 7500.00 तथा 10000.00 के मध्य है, तो ऐसा करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करना होगा
म्उचसवलमम डेटाबेस में से म्उचज्ंइसम नामक टेबल को टूल आइकन व्चमद पर क्लिक करके खोल लेते हैं।
इसके पश्चात् एक्सेस 2002 के त्मबवतके मेन्यू के थ्पसजमत विकल्प पर माउस प्वाॅइन्टर लाने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में से ।कअंदबम थ्पसजमतध्ैवतज विकल्प को चुनते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति म्उचज्ंइसम थ्पसजम1 रू थ्पसजमत विन्डो का प्रदर्शन होता है
अब थ्पमसक के सामने दिए गए पहले बाॅक्स जिसमें क्मचंतजउमदज प्रदर्शित हो रहा है, के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली विभिन्न फील्ड्स की सूची में से ठंेपबऋैंसंतल नामक फील्ड को चुन लेते हैं।
इसके उपरान्त ठंेपबऋैंसंतल फील्ड के नीचे ैवतज के सामने दिए गए बाॅक्स पर आने पर इसके दाएं सिरे पर भी डाउन ऐरो प्रदर्शित होने लगता है, इस डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से ।ेबमदकपदह विकल्प को चुन लेते हैं।
अब ठंेपबऋैंसंतल फील्ड के नीचे ब्तपजमतपं के सामने वाले बाॅक्स में झ त्र 7500ण्00 टाइप करके यह निर्धारित करते हैं, कि फिल्टर किए जाने वाले रिकाॅर्ड्स की ठंेपबऋैंसंतल फील्ड में मान 7500.00 अथवा इससे अधिक होना चाहिए ।
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अब पुनः थ्पमसक के सामने दिए गए पहले बाॅक्स जिसमें हमने ठंेपबऋैंसंतल फील्ड को चुना था, के अगले बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली विभिन्न फील्ड्स की सूची में से पुनः ठंेपबऋैंसंतल नामक फील्ड को चुन लेते हैं।
इसके उपरान्त ठंेपबऋैंसंतल फील्ड के नीचे ैवतज के सामने दिए गए बाॅक्स पर आने पर इसके दाएं सिरे पर डाउन ऐरो प्रदर्शित होने लगता हे, इस डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से ।ेबमदकपदह विकल्प को चुन लेते हैं।
अब ठंेपबऋैंसंतल फील्ड के नीचे ब्तपजमतपं के सामने वाले बाॅक्स में ढ 10000ण्00 टाइप करके यह निर्धारित करते हैं, कि फिल्टर किए जाने वाले रिकाॅर्ड्स की ठंेपबऋैंसंतल फील्ड में मान 7500.00 से कम होना चाहिए।
इस प्रकार हम दो पृथक्-पृथक् काॅलम्स में ब्तपजमतपं के सामने दिए गए बाॅक्स में उपरोक्त प्रविष्टि करने से रिकाॅर्ड्स के फिल्टरेशन के लिए यह निर्धारित किया जाता है, कि फिल्टर होने वाले रिकाॅर्डस की ठंेपबऋैंसंतल फील्ड में मान 7500.00 अथवा इससे अधिक तथा 10000.00 से कम होना चाहिए।
अब टेबल से रिकाॅर्ड्स को निकालने के लिए इसके थ्पसजमत मेन्यू के विकल्प ।चचसल थ्पसजमतध्ैवतज का प्रयोग किया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग करते ही निर्धारित शर्त के अनुसार रिकाॅर्ड्स निकलकर निम्नांकित चित्र की भांति प्रदर्शित होते हैं
म्उचज्ंइसम के सभी रिकाॅर्ड्स को पुनः प्रदर्शित करने के लिए, त्मबवतक मेन्यू के विकल्प त्मउवअम थ्पसजमतध्ैवतज का प्रयोग किया जाता है।
फिल्टर बाई फाॅर्म
थ्पसमत ठल थ्वतउ विधि थ्पसमत ठल ैमसमबजपवद के समान ही कार्य करती है परन्तु इस विधि का प्रयोग करने पर एक रिक्त डेटाशीट अथवा डेटाफाॅर्म प्रदर्शित होता है, जिसमें ब्तपजमतपं अर्थात् शर्त को निर्धारित करना पड़ता है। थ्पसजमत ठल थ्वतउ मेथड का प्रयोग करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करना होगा
म्उचसवलमम डेटाबेस में से म्उचज्ंइसम नामक टेबल को टेबल का टूल आइकन व्चमद पर क्लिक करके खोल लेते हैं।
इसके पश्चात् एक्सेस 2002 के त्मबवतके मेन्यू के थ्पसजमत विकल्प पर माउस प्वाॅइन्टर लाने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में से थ्पसजमत ठल थ्वतउ विकल्प को चुनते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति म्उचज्ंइसम थ्पसजमत1 रू थ्पसजमत ठल थ्वतउ विन्डो का प्रदर्शन होता है
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अब ।कअंदबम फिल्टर में निर्धारित किए ब्तपजमतपं को थ्पसजमत ठल थ्वतउ विधि में निर्धारित करने के लिए ठंेपबऋैंसंतल नामक फील्ड के नीचे क्लिक कर एझत्र 7500 ।दक ढ10000 टाइप कर देते हैं।
इसके पश्चात् इस ब्तपजमतपं को प्रभावी करने के लिए थ्पसजमत मेन्यू के विकल्प ।चचसल थ्पसजमतध्ैवतज का प्रयोग करते हैं। परिणामस्वरूप , डेटाशीट विन्डो में निर्धारित ब्तपजमतपं के अन्तर्गत आने वाले रिकाॅर्डस ही प्रदर्शित होते हैं।
पुनः सभी रिकाॅर्डस को प्रदर्शित करने के लिए त्मबवतके मेन्यू के विकल्प त्मउवअम थ्पसजमतध्ैवतज का प्रयोग किया जाता है।
फील्ड की प्रविष्टि को वैलिडेट करना
जब हम किसी फील्ड में मान प्रविष्ट करते हैं, तो कभी-कभी प्रविष्ट किया गया डेटा, वांछित डेटा से कम अथवा अधिक प्रविष्ट हो जाता है। इससे बचने के लिए डेटा वैलीडेशन का प्रयोग किया जाता है। सामान्यतः डेटा वैलिडेशन छनउइमतए ब्नततमदबल अथवा क्ंजमध्ज्पउम फील्ड पर ही प्रभावी किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि हम यह चाहते हैं कि म्उचसवलमम डेटाबेस के, म्उचज्ंइसम के ठंेपबऋैंसंतल फील्ड में केवल 5000 से 10000 के मध्य का मान ही प्रविष्ट हो, तो इसके लिए हमें निम्नलिखित चरणांे का अनुसरण करना होगा
एक्सेस 2002 में म्उचसवलमम डेटाबेस को टूल आइकन व्चमद पर क्लिक करके अथवा इसके थ्पसम मेन्यू के व्चमद विकल्प का प्रयोग करके खोल लेते हैं।
इसमें म्उचज्ंइसम को चुनकर इसकी टूलबार पर स्थित क्मेपहद टूल आइकन पर क्लिक करते हैं, अब टेबल डिजाइन व्यू में प्रदर्शित होने लगती है।
इस प्रदर्शन में थ्पमसक छंउम के नीचे दिए फील्ड्स में से ठंेपब.ैंसंतल पर क्लिक करते हैं। अब इस विन्डो में नीचे थ्पमसक च्तवचमतजपमे वाले भाग में प्रदर्शित होने वाले पहले मुख्य विकल्प ळमदमतंस पर क्लिक करते हैं।
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अब इसका प्रदर्शन पिछले पृष्ठ पर दिए गए चित्र में होने वाले प्रदर्शन के अनुरूप होने लगता है। इस प्रदर्शन मे टंसपकंजपवद त्नसम के सामने दिए गए बाॅक्स में झत्र5000 ।दक ढ10000 टाइप करते हैं।
टंसपकंजपवद ज्मगज के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में श्म्दजमत ं टंसनम ठमजूममद 5000 ंदक 10000श् टाइप कर देते हैं।
त्मुनपतमक बाॅक्स पर क्लिक करते ही इसके दाएं सिरे पर डाउन प्रदर्शित होने लगता है, इस डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से ल्मे को चुन लेते हैं।
अब इसके थ्पसम मेन्यू के विकल्प ैंअम का प्रयोग करके इसे ैंअम कर लेते हैं। अब टेबल के डिजाइ्रन व्यू की ब्सवेम बटन पर क्लिक करके बन्द कर देते हैं।
निर्धारित किए गए टंसपकंजपवद को जांचने के लिए टेबल को व्चमद टूल आइकन पर क्लिक करके खोलते हैं और अब हम एक नई प्रविष्टि करते हैं और जैसे ही हम ठंेपबऋैंसंतल फील्ड में 5000 से कम अथवा 10000 से अधिक मान प्रविष्ट करके जैसे की म्दजमत ‘की‘ अथवा ज्ंइ ‘की‘ अथवा ऐरो ‘की‘ को दबाया जाता है, संलग्न चित्र की भांति एक सन्देश बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस सन्देश बाॅक्स को यदि हम ध्यान से देखते हैं, तो इस पर प्रदर्शित होने वाला टैक्स्ट वही होता है, जोकि हमने टंसपकंजपवद ज्मगज के सामने दिए गए टैक्स्ट के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में टाइप किया था। इस बाॅक्स में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर कर्सर पुनः उसी सैल में पहुुंच जाता है। हम जब तक 5000 तथा 10000 के मध्य का कोई मान इसमें प्रविष्ट नहीं करेंगे, यह सन्देश बाॅक्स बार-बार प्रदर्शित होता रहेगा।
डेटाबेस टेम्पलेट्स का प्रयोग
अब तक हमने डेटाबेस का मैनुअल निर्माण करना सीखा। हम एक्सेस 2002 में पहले से दिए गए डेटाबेस विजार्ड के आधार पर भी टेबल , फाॅर्म , रिपोर्ट्स आदि बना सकते है। फाॅर्म, रिपोर्ट् आदि की चर्चा आगे करेंगे। पहले हम डेटाबेस विजार्ड का प्रयोग करके सरलतापूर्वक डेटाबेस टेबल का निर्माण सीखते हैं। स्मकहमत से सम्बन्धित डेटाबेस बनाने के लिए हमें निम्नलिखित चरणो का अनुसरण करना होगा
एक्सेस 2002 के थ्पसम मेन्यू के छमू विकल्प का प्रयोग करने पर प्रदर्शित होने वाली छमू थ्पसम टास्क पेन विन्डो में छमू थ्वतउ ज्मउचसंजम विकल्प के नीचे दिए गए ळमदमतंस ज्मउचसंजमे विकल्प पर क्लिक करने पर निम्नांकित चित्र की भांति ज्मउचसंजमे डायलाॅग बाॅक्स माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स के दूसरे मुख्य विकल्प क्ंजंइंेमे पर क्लिक करने पर इसमें 10 प्रकार के डेटाबेस विजार्ड्स प्रदर्शित हाते हैं। इनमें से वांछित विजार्ड को चुनकर पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करके हम वांछित प्रकार के डेटाबेस का निर्माण कर सकते हैं। इन दस प्रकारों के डेटाबेस में से हम एक प्रकार के डेटाबेस को बनान बताएंगे, शेष डेटाबेस को हम इसी के अनुसार बना सकते हैं। हम यहां पर
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रवि पाॅकेट बुक्स के लिए एक लेजर का निर्माण करना है, अतः हम स्मकहमत को चुनकर पुश बटन व्ज्ञ पर हम क्लिक करते हैं।
अब माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति थ्पसम छमू क्ंजंइंेम डायलाॅग बाॅक्स में स्ववा पद के सामने दिए गए बाॅक्स के दाई ओर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित सूची में वांछित ड्राइव एवं फोल्डर का चुनाव करते हैं। अब इस डायलाॅग बाॅक्स में नीचे थ्पसम छंउम के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में इस डेटाबेस फाइल का नाम दिया जाता है। चूंकि यह डेटाबेस स्मकहमत विजार्ड पर तैयार किया जा रहा है अतः इस टैक्स्ट बाॅक्स में स्मकहमत1 फाइल का नाम प्रदर्शित होता है। यदि हम इस डेटाबेस फाइल को कोई अन्य नाम देना चाहते हैं उसे टाइप करते हैं, अन्यथा एक्सेस 2002 इस डेटाबेस फाइल को स्मकहमत1 के नाम से तैयार करता है। हम इस डायलाॅग बाॅक्स में स्ववा पद फोल्डर त्ंअप चुनकर फाइल का नाम स्मकहमत निर्धारित करते हैं।
अब पुश बटन ब्तमंजम पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति क्ंजंइंेम ॅप्रंतक प्रदर्शित होता है। यह प्रदर्शन इस विजार्ड का प्रारम्भ दर्शाता है।
अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर इस विजार्ड का प्रदर्शन संलग्न चित्र की भांति होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में लेजर डेटाबेस के लिए विभिन्न फील्ड्स का निर्धारण किया जाता है। यहां पर बाई ओर दिए गए बाॅक्स में ज्ंइसम पद क्ंजंइंेम के नीेचे एक्सेस 2002 में इस प्रकार के डेटाबेस के लिए पूर्वनिर्धारित टेबल्स की सूची प्रदर्शित होती है। लेजर के लिए एक्सेस 2002 में तीन प्रकार की टेबल्स उपलब्ध है। अतः यहां पर तीन प्रकार की टेबल्स उपलब्ध हैं। अतः यहा पर तीन टेबल्स का नाम प्रदर्शित हो रहा है। दाई ओर दिए गए बाॅक्स में बाई ओर दिए गए बाॅक्स में चुनी गयी टेबल के लिए विभिन्न फील्ड्स की सूची प्रदर्शित होती है। इस सूची मे फील्ड के नाम से पहले चैक बाॅक्स दिए होते हैं। इस सूची मे से जो फील्ड्स पहले से ही चुने होते हैं, उनके चैक बाॅक्स में √ का चिन्ह प्रदर्शित होता है। पहले चुनी हुई
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फील्ड्स इस टेबल के न्यूनतम आवश्यक फील्ड्स हैं, अतः इससे कम फील्ड्स का चुनाव नही किया जा सकता। इस सूची में कुछ फील्ड्स के नाम से पहले दिए गए चैक बाॅक्स रिक्त होते हैं, इसका तात्पर्य है कि इन पर क्लिक करके इन फील्ड्स को हम अपने डेटाबेस की टेबल में समाहित कर सकते हैं।
लेजर के लिए आवश्यक फील्ड्स के चुनाव के उपरान्त पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर इस विजार्ड का प्रदर्शन संलग्न चित्र की भांति होता है। डेटाबेस विजार्ड के इस प्रदर्शन में डेटा की प्रविष्टि के समय फाॅर्म के रूप में किस प्रकार की डिजाइन प्रदर्शित हो, यह निर्धारित किया जाता है। यहां पर दाई ओर वाले भाग में विभिन्न डिजाइन्स की सूची प्रदर्शित होती है और इस भाग में चुनी गयी डिजाइन की अनुरूप बाई ओर इस डिजाइन का प्रदर्शन होता है। अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर इस विजार्ड का प्रदर्शन संलग्न चित्र की भांति होता है। डेटाबेस विजार्ड के इस प्रदर्शन में इस डेटाबेस की रिपोर्ट के प्रिन्ट की डिजाइन का निर्धारण किया जाता है। यहां पर दाई ओर रिपोर्ट्स के विभिन्न डिजाइन्स की सूची दी होती है एवं बाई ओर सूची में चुनी गयी डिजाइन के अनुसार रिपोर्ट का प्रदर्शन होता है।
रिपोर्ट की डिजाइन का निर्धारण करने के बाद पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर इस विजार्ड का प्रदर्शन पिछले पृष्ठ पर दिए गए दूसरे चित्रानुसार होता है। डेटाबेस विजार्ड के इस प्रदर्शन में हम अपने लेजर का नाम निर्धारित करते हैं। यदि हम इस शीर्षक के साथ रिपोर्ट्स पर कोई चित्र भी प्रयोग करना चाहते हैं, तो इसमें दिए गए चैक बाॅक्स को चुनने पर सक्रिय हुए पुश बटन च्पबजनतम पर क्लिक करते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर प्देमतज च्पबजनतम डायलाॅग बाॅक्स में से वांछित फाइल को उस फोल्डर में जाकर चुन लेते हैं, जिसमें यह ळतंचीपबे थ्पसम स्थित है। अब पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करके हम इस विजार्ड में वापिस आ जाते हैं। चुनी गयी ग्राफिक्स फाइल में स्थित चित्र का प्रदर्शन भी इस विजार्ड में होता है।
अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर इस विजार्ड का प्रदर्शन अगले पृष्ठ पर दिए गए पहले चित्र की भांति होता है। डेटाबेस विजार्ड के इस प्रदर्शन में केवल एक चैक बाॅक्स दिया होता है, जिसे चुनकर हम यह सुनिश्चित करते हैं कि इस डेटाबेस में हम इसी समय डेटा प्रविष्ट करना चाहते हैं। इस विजार्ड में पुश बटन छमगज निष्क्रिय हो जाता है।
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इस विजार्ड मंें किए गए विभिन्न निर्धारण को पुश बटन ठंबा पर क्लिक करते हुए इससे पूर्व के विजार्ड के प्रदर्शनों मे जाकर जांचने के उपरान्त पुनः इस प्रदर्शन पर आकर थ्पदपेी पुश बटन पर क्लिक करके डेटाबेस को तैयार कर लेते है।
पुश बटन थ्पदपेी पर क्लिक करते ही एक्सेस 2002 इस विजार्ड में किए गए निर्धारण के अनुरूप डेटाबेस की टेबल , फाॅर्म, रिपोटर््स के प्रारूप तैयार करने लगता है।
जिसकी प्रगति संलग्न चित्र की भांति माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होती है। कुछ समय बाद इस विजार्ड के लिए डंपद ैूपजबीइवंतक डायलाॅग बाॅक्स का माॅनीटर स्क्रीन पर निम्न चित्रानुसार होता है
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इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए विकल्पो का प्रयोग करके हम लेजर डेटाबेस फाइल तैयार कर सकते है। विजार्ड की सहायता से डेटाबेस तैयार करने में कभी-कभी एक विशेष समस्या का सामना करना पड़ता है। उदाहरण के लिए , इस डेटाबेस टेबल में ।उवनदज के लिए मुद्रा का चिन्ह $ प्रदर्शित होता है। जोकि केवल अमेरिकन मुद्रा के लिए उपयोगी है।
फाॅर्म बनाना
फाॅर्म का प्रयोग किसी डेटाबेस टेबल में डेटा सरलतापूर्वक प्रविष्ट करने के लिए किया जाता है। डेटा फाॅर्म बनाने के लिए हम किसी डेटाबेस फाइल का खोला लेते हैं। हम म्उचसवलमम डेटाबेस फाइल को खोलकर म्उचज्ंइसम के आधार पर फाॅर्म बनाकर , इसमें डेटा प्रविष्ट करते हैं। ऐसा करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणो का अनुसरण करना होगा
एक्सेस 2002 में म्उचसवलमम डेटाबेस को टूल आइकन व्चमद पर क्लिक करके अथवा इसके थ्पसम मेन्यू के व्चमद विकल्प का प्रयोग करके खोल लेते हैं।
इसमें म्उचज्ंइसम को चुनकर बाई ओर डेटाबेस व्इरमबजे के नीचे दिए गए थ्वतउे आइकन पर क्लिक करते हैं। अब इस डेटाबेस में दाई ओर दो विकल्प ब्तमंजम थ्वतउ पद क्मेपहद टपमू तथा ब्तमंजम थ्वतउ इल नेपदह ूप्रंतक प्रदर्शित होते हैं।
इनमें से ब्तमंजम थ्वतउ इल न्ेपदह ॅप्रंतक विकल्प को चुनकर इसकी टूलबार पर क्मेपहद टूल आइकन पर क्लिक करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति थ्वतउ ॅप्रंतक डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस विजार्ड विन्डो में बाई ओर चुनी डेटाबेस टेबल की सभी फील्ड्स की सूची प्रदर्शित होता है। इस सूची में से जिस-जिस फील्ड में डेटा प्रविष्टि करनी है, उन फील्ड्स को एक-एक करके चुनकर पुश बटन झ पर क्लिक करने पर यह फील्ड इस विजार्ड में दाई ओर दिए गए भाग में चली जाती है। यदि हमें सभी फील्ड्स मे प्रविष्टि करनी है, तो पुश झझ पर क्लिक करते है। फाॅर्म विजार्ड के प्रथम चरण में टेबल के उन फील्ड्स का चुनाव करके दाई ओर वाले भाग मेें विस्थापित कर दिया जाता है, जिनका प्रयोग हमे डेटा एन्ट्री फाॅर्म में करना है।
अब पुश बटन छमगज बटन पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर फाॅर्म विजार्ड के दूसरे चरण की विन्डो संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शित होती हे। फाॅर्म विजार्ड के इस चरण में फाॅर्म को ले-आउट निर्धारित करना होता है।
इस चरण में छह प्रकार के ले-आउट दिए होते हैं। इनमें से किसी एक प्रकार का ले-आउट चुनकर फाॅर्म के लिए निर्धारित कर सकते है। यदि हमारी टेबल में फील्ड्स की संख्या अधिक है तो यहां पर ब्वसनउदंत ले-आउट को चुनना अधिक उपयोगी होगा। ज्ंइनसंत अथवा क्ंजंैीममज विकल्प का प्रयोग फील्ड्स की संख्या कम होने पर करना उपयोगी होता है। इस प्रकार के ले-आउट में फाॅर्म तालिका अथवा डेटाशीट के रूप में प्रदर्शित होता है।
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श्रनेजपपिमक को चुनने पर फाॅर्म का प्रदर्शन ब्वसनउदंत ले-आउट की भांति ही होता है। दोनो ले-आउट्स में अन्तर केवल इतना होता है कि ब्वसनउदंत ले-आउट में प्रत्येक फील्ड अलग-अलग पंक्ति में होती है, जबकि श्रनेजपपिमक ले-आउट में पहली फील्ड के समाप्त होने के बाद उसी पंक्ति से दूसरी फील्ड आ जाती है। फाॅर्म का आकर्षक ले-आउट ब्वसनउदंत ही होता है।
ले-आउट के निर्धारण के उपरान्त पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर फाॅर्म विजार्ड के तृतीय चरण की विन्डो संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शित होती है।
फाॅर्म विजार्ड के इस चरण में दाई ओर फाॅर्म के लिए विभिन्न स्टाइल्स की सूची प्रदर्शित होती है। इस सूची में चुनी गयी स्टाइल के अनुरूप फाॅर्म का प्रदर्शन होता है।
इस सूची में से वांछित स्टाइल चुनकर पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर इस विजार्ड के चतुर्थ और अन्तिम चरण की विन्डो का प्रदर्शन संलग्न चित्र की भांति होता है।
इस विन्डो में ऊपर दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में इस फाॅर्म का नाम निर्धारित करना होता है। इस विजार्ड में पुष बटन छमगज पर निष्क्रिय हो जाता है। इस चरण में तीन विकल्प दिए होते है। पहले दो विकल्पो में से किसी एक विकल्प को ही चुना जा सकता है। इनमें से पहले विकल्प को चुनने पर हम इस चरण के उपरान्त इस फाॅर्म में डेटा प्रविष्ट कर सकते हैं। दूसरे
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विकल्प को चुनने पर हम इस फाॅर्म के डिजाइन में परिवर्तन कर सकते हैं। तीसरे विकल्प का प्रयोग इस फाॅर्म पर कार्य करते समय एक्सेस 2002 से निरन्तर सहायता प्राप्त करने के लिए किया जाता है।
पुश बटन ठंबा पर क्लिक करते हुए इससे पूर्व के चरणो मे जाकर एक बार पुनः किए गए निर्धारणों की जांच करके वापस इस चरण पर आकर पुश बटन थ्पदपेी पर क्लिक करने पर कुछ ही देर में पिछले पृष्ठ पर दिए गए चित्रानुसार डेटा एण्ट्री फाॅर्म तैयार हो जाता है। हम यहां पर प्रत्येक फील्ड में उनके अनुरूप डेटा की प्रविष्ट किया जाता है।
एक फील्ड से दूसरी फील्ड पर जाने के लिए म्दजमत ‘की‘ अथवा ज्ंइ ‘की‘ का प्रयोग किया जाता है। एक रिकाॅर्ड के लिए समस्त फील्ड्स में डेटा की प्रवष्टि करने के उपरान्त इससे अगले रिकाॅर्ड पर जाने के लिए ज्ंइ ‘की‘ का प्रयोग किया जाता है। इस समय हम यह डेटा एन्ट्री किस रिकाॅर्ड के लिए कर रहे हैं, इसकी सूचना इस विन्डो में नीचे बाई ओर होती रहती है।
एक्सेस 2002 में रिपोर्ट तैयार करना
डेटाबेस में रिपोर्टिंग एक अत्यन्त आवश्यक अंग है। रिपोर्टिंग से आशय है कि डेटाबेस टेबल के कुछ आंकडो को विशेष रूप से प्रदर्शित करना। डेटाबेस में रिपोर्टिंग करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणो का अनुसरण करना होगा
एक्सेस 2002 में म्उचसवलमम डेटाबेस को टूल आइकन व्चमद पर क्लिक करके अथवा इसके थ्पसम मेन्यू के व्चमद विकल्प का प्रयोग करके खोल लेते हैं।
पृष्ठ 330 पर दिए गए पहले चित्र की भांति प्रदर्शित होने वाले म्उचसवलममरू क्ंजंइंेम ;।बबमेे 2000 थ्पसम थ्वतउंजद्ध डायलाॅग बाॅक्स के बाई ओर दिए गए विकल्पो मे से त्मचवतज विकल्प को चुन लेते हैै। अब इस डेटाबेस में दाई ओर दो विकल्प ब्तमंम तमचवतज पद क्मेपहद टपमू तथा ब्तमंजम तमचवतज इल नेपदह ूप्रंतक प्रदर्शित होते हैं।
इनमें से ब्तमंजम त्मचवतज इल न्ेपदह ॅप्रंतक विकल्प को चुनकर इसकी टूलबार पर क्मेपहद टूल आइकन पर क्लिक करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति त्मचवतज ॅप्रंतक डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। रिपोर्ट विजार्ड के प्रथम चरण में यह निर्धारित किया जाता है कि बनायी जा रही नयी रिपोर्ट में डेटाबेस टेबल की किन-किन फील्ड्स केा सम्मिलित करना है। इस विन्डो में रिपोर्ट के लिए फील्ड्स का निर्धारण पुश बटन झ अथवा पुश बटन झझ अथवा पुश बटन ढ अथवा पुश बटन ढढ का प्रयोग हम उसी प्रकार कर सकते हैं, जिस प्रकार हमने फाॅर्म विजार्ड में किया था।
रिपोर्ट विजार्ड की प्रथम विन्डो में विभिन्न फील्ड्स का निर्धारण कर लेने के पश्चात् पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर इस विजार्ड की दूसरी विन्डो अगले पृष्ठ पर दिए गए पहले चित्र की भांति प्रदर्शित होती है। रिपोर्ट विजार्ड की इस विन्डो में रिपोर्ट के लिए चुनी गयी फील्ड्स की ग्रुपिंग की जा सकती है। गु्रपिंग के लिए इस विन्डो में दिए गए पुश बटन ळतवनचपदह व्चजपवदे का प्रयोग किया जाता है। यहां पर फील्ड्स के क्रम में भी परिवर्तन किया जा सकता है। इस क्रम परिवर्तन के लिए च्तपवतपजल के ऊपर दिए गए न्च ऐरो तथा
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नीचे दिए गए क्वूद ऐरो का प्रयोग किया जाता है। उपरोक्त दाई ओर के चित्र में इन फील्ड्स का क्रम परिवर्तन किया गया है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में विभिन्न निर्धारण करने के उपरोन्त पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर इस विजार्ड की तीसरी विन्डो माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शित होती है। रिपोर्ट विजार्ड की तीसरी विन्डो में रिपोर्ट में स्थित डेटाज़ को विशेष क्रम में क्रमबद्ध करने के लिए विकल्प दिए होते हैं। इस चरण में रिपोर्ट विजार्ड में दाई ओर चार टैक्स्ट बाॅक्सेज में केवल पहला टैक्स्ट बाॅक्स ही सक्रिय होता है। इस टैक्स्ट बाॅक्स के दाई ओर दिए गए डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित ऊपर दाई ओर दिए गए चित्र में नीेचे वाले बाॅक्स में फील्ड्स के नामों की सूची में से उस फील्ड को चुन लेते हैं, जिस फील्ड के आधार पर सर्वप्रथम साॅर्टिग की जानी है। फील्ड के चुनाव के इस टैक्स्ट बाॅक्स के दाई ओर दिए गए साॅर्टिंग आइकन पर क्लिक करके यह निर्धारित किया जाता है कि यह साॅर्टिंग बढ़ते क्रम में होती है अथवा घटते क्रम में। पहली साॅर्टिंग निर्धारित करने पर इस विजार्ड में दिया गया दूसरा टैक्स्ट बाॅक्स सक्रिय हो जाता है। यदि हमें यह प्रतीत होता है कि पहले प्रकार की साॅर्टिंग में एक से अधिक रिकाॅर्ड्स आ सकते हैं तो इनके लिए दूसरे टैक्स्ट बाॅक्स में उनकी साॅर्टिंग करने के लिए फील्ड एवं क्रम का निर्धारण किया जाता है। इसी प्रकार हम अन्य टैक्स्ट बाॅक्स में क्रम निर्धारण कर सकते हैं।
रिपोर्ट विजार्ड की तीसरी विन्डो में क्रम निर्धारण (साॅर्टिंग) करने के उपरान्त पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर संलग्न चित्र की भांति इस विजार्ड
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की चैथी विन्डो माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होती है। रिपोर्ट विजार्ड की चैथी विन्डो में रिपोर्ट का ले-आउट निर्धारित किया जाता है। इस चरण में दो भागो में स्ंल.वनज एवं व्तपमदजंजपवद दिए होते हैं। ले-आउट वाले भाग में दिए गए छह विकल्पो में से किसी एक को चुनकर रिपोर्ट को ले-आउट एवं ओरियेन्टेशन वाले भाग में दिए गए दो विकल्पो में से किसी एक विकल्प को चुनकर पृष्ठ का ओरियेन्टेशन निर्धारित किया जाता है। चुने गए ले-आउट के अनुरूप इस विजार्ड में बाई ओर दिए गए बाॅक्स में प्रदर्शन होता है।
अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर रिपोर्ट विजार्ड की पांचवी विन्डो नीचे बाई ओर दिए गए चित्र की भांति प्रदर्शित हाती है। रिपोर्ट विजार्ड की इस विन्डो में दाई ओर रिपोर्ट के लिए विभिन्न स्टाइल्स की सूची प्रदर्शित होती है। इस सूची में चुनी गयी स्टाइल्स के अनुरूप रिपोर्ट का प्रदर्शन होता है। इस सूची में से वांछित स्टाइल चुना जा सकता है।
अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर इस विजार्ड की छठी और अन्तिम विन्डो का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर ऊपर दाई ओर दिए गए चित्र की भांति होता है।
इस विन्डो में दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में इस रिपोर्ट का नाम निर्धारित करना होता है। इस चरण में दिए दो विकल्पो में से किसी एक विकल्प को चुनी जा सकती है। इनमें से पहले विकल्प को चुनने पर हम इस चरण के उपरान्त इस रिपोर्ट को माॅनीटर स्क्रीन पर देख सकते हैं एवं दूसरे विकल्प को चुननेे पर हम इस रिपोर्ट के डिजाइन उपरान्त इस रिपोर्ट को माॅनीटर स्क्रीन पर देख सकते हैं एवं दूसरे विकल्प को चुनने पर हम इस रिपोर्ट के डिजाइन में परिवर्तन कर सकते हैं। पुश बटन ठंबा पर क्ल्कि करते हुए इससे पूर्व के चरणों में जाकर एक बार पुनः किए गए निर्धारिणों की जांच करके वापस इस चरण पर आकर पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर कुछ ही देर में रिपोर्ट तैयार होकर माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित हो जाती है। इस विन्डो में इस समय प्रदर्शित टूलबार पर दिए गए टूल आइकन्स का प्रयोग वर्ड 2002 में प्रिन्ट प्रिव्यू विन्डो के टूल आइकन्स के समान ही किया जा सकता है। इस रिपोर्ट का प्रिन्ट प्रिन्टर द्वारा प्राप्त किया जा सकता है।
एक्सेस 2002 में ।नजव त्मचवतज द्वारा रिपोर्ट तैयार करना
।नजव त्मचवतज द्वारा रिपोर्ट निर्माण की प्रक्रिया सबसे सरल इसलिए है, क्योंकि ।नजव त्मचवतज डेटाबेस टेबल में वर्तमान फील्ड के आधार पर स्वतः ही रिपोर्ट तैयार कर देता है। ।नजव त्मचवतज द्वारा कर्मचारियों की पे-स्लिप (रिपोर्ट) बनाने के लिए हमें निम्नलिखित स्टेप्स का अनुसरण करना होगा
एक्सेस 2002 में म्उचसवलमम डेटाबेस को टूल आइकन व्चमद पर क्लिक करके खोल लेते हैं।
च्ंहम 353
अब प्रदर्शित होने वाले म्उचसवलमम रू क्ंजंइंेम ;।बबमेे 2000 थ्पसम थ्वतउंजद्ध डायलाॅग बाॅक्स में व्इरमबजे के नीचे दिए गए त्मचवतजे आइकन पर क्लिक करते हैं।
इसकी टूलबार पर स्थित छमू टूल आइकन पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर चित्र की भांति छमू त्मचवतज डायलाॅग बाॅक्स प्रदशित् होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में नीेचे ब्ीववेम जीम जंइसम वत ुनमतल ूीमतम जीम वइरमबजष्े कंजं बवउमे तिवउ के सामने दिए गए सैलेक्शन के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करके म्उचज्ंइसम को चुन लेते हैं तथा ऊपर दाई ओर दिए गए बाॅक्स में से ।नजव त्मचवतज रू ब्वसनउदंत नामक विकल्प पर क्लिक करते हैं।
अब पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर रिपोर्ट बनकर माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित हो जाती है।
अब मेन्यू में से च्तपदज विकल्प का प्रयोग करके अथवा इसकी टूलबार पर स्थित च्तपदज टूल बटन पर क्लिक करके इस रिपोर्ट का प्रिन्टर द्वारा प्राप्त किया जा सकता है।
रिपोर्ट को चार्ट के रूप में बनाना
रिपोर्ट को चार्ट के रूप में बनाने के लिए हमें निम्नलिखित चरणांे का अनुसरण करना होगा
एक्सेस 2002 में म्उचसवलमम डेटाबेस को टूल आइकन व्चमद पर क्लिक करके खोल लेते हैं।
अब प्रदर्शित होने वाले म्उचसवलमम रू क्ंजंइंेम ;।बबमेे 2000 थ्पसम थ्वतउंजद्ध डायलाॅग बाॅक्स में व्इरमबजे के नीचे दिए गए त्मचवतजे आइकन पर क्लिक करते हैं।
इसकी टूलबार पर स्थित छमू टूल आइकन पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर उपरोक्त चित्र की भांति छमू त्मचवतज डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में नीेचे ब्ीववेम जीम जंइसम वत ुनमतल ूीमतम जीम वइरमबजष्े कंजं बवउमे तिवउ के सामने दिए गए सैलेक्शन के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करके म्उचज्ंइसम को चुन लेते हैं तथा ऊपर दाई ओर दिए गए बाॅक्स में छह विकल्पों में से ब्ींतज ॅप्रंतक विकल्प को चुन लिया जाता है। रिपोर्ट को चार्ट के रूप में बनाने के लिए डेटाबेस टेबल का निर्धारण करने के उपरान्त पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति चार्ट विजार्ड की प्रथम विन्डो प्रदर्शित होती है।
चार्ट विजार्ड की पहली विन्डो में रिपोर्ट विजार्ड के प्रथम चरण की भांति यह निर्धारित किया जाता है कि बनाए जा रहे चार्ट में डेटाबेस टेबल की किन-किन फील्ड्स को सम्मिलित करना है।
च्ंहम 354
इस विजार्ड विन्डो मे विभिन्न निर्धारण करने के उपरान्त पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर चार्ट विजार्ड की दूसरी विन्डो का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति होता है।
चार्ट विजार्ड की दूसरी विन्डो में बीस प्रकार के चार्ट बाई ओर प्रदर्शित होते हैं। इनमें से वांछित प्रकार के चार्ट बाई ओर प्रदर्शित होते हैं। इनमें से वांछित प्रकार के चार्ट को चुन लिया जाता है। चुने गए चार्ट के प्रकार के बारे में दाई ओर एक बाॅक्स में जानकारी प्रदर्शित होती है।
अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन चार्ट विजार्ड की तीसरी विन्डो माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शित होती है।
चार्ट विजार्ड के इस चरण में चार्ट के ग्.अक्ष, ल्.अक्ष के लिए फील्ड्स का निर्धारण किया जाता है कि काॅलम्स आदि के लिए कौन-सी फील्ड होगी । एक्सेस 2002 स्वतः ही इनका निर्धारण करता है; परन्तु यदि हम इनमें कोई परिवर्तन करना चाहते हैं, तो इस विजार्ड विन्डो के दाएं भाग में प्रदर्शित विभिन्न फील्ड्स में से वांछित फील्ड को चुनकर ड्रैग करते हुए उस स्थान पर ले जाकर ड्राप कर देते हैं। चार्ट विजार्ड की इस विन्डो मे अक्षो के लिए फील्ड्स का निर्धारण करने के बाद पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति इस विजार्ड की चैथी विन्डो प्रदर्शित होती है।
इस चरण में ऊपर दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में इस रिपोर्ट का नाम निर्धारित करना होता है। इस चरण में दिए विभिन्न विकल्पों का आवश्यकतानुसार प्रयोग करके पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर चार्ट के रूप में रिपोर्ट प्रदर्शित हो जाती है।
इस विन्डो में इस समय प्रदर्शित टूलबार पर दिए गए टूल आइकन्स का प्र्रयोग वर्ड 2002 में प्रिन्ट प्रिव्यू विन्डो के टूल आइकन्स के समान ही किया जा सकता है। इस रिपोर्ट का प्रिन्ट प्रिन्टर द्वारा प्राप्त किया जा सकता है।
लेबल विजार्ड का प्रयोग
लेबल विजार्ड का प्रयोग करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करना होगा
एक्सेस 2002 में म्उचसवलमम डेटाबेस को टूल आइकन व्चमद पर क्लिक करके खोल लेते हैं।
अब प्रदर्शित होने वाले म्उचसवलमम रू क्ंजंइंेम ;।बबमेे 2000 थ्पसम थ्वतउंजद्ध डायलाॅग बाॅक्स में व्इरमबजे के नीचे दिए गए त्मचवतजे आइकन पर क्लिक करते हैं।
इसकी टूलबार पर स्थित छमू टूल आइकन पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर पृष्ठ 353 पर दिए गए पहले चित्र की भांति छमू त्मचवतज डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में नीचे ब्ीववेम जीम जंइसम वत ुनमतल ूीमतम जीम वइरमबजष्े कंजं बवउमे तिवउ के सामने दिए गए सैलेक्शन के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करके म्उचज्ंइसम को चुन लेते हैं तथा ऊपर दाई ओर दिए गए बाॅक्स में छह विकल्पों का प्रयोग किया जाता है। अब पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति चार्ट विजार्ड की प्रथम विन्डो प्रदर्शित होती है।
इस विन्डो में लेबल का आकार निर्धारित किया जाता है। इस विजार्ड में अनेक आकार के लेबल्स एवं एक पृष्ठ पर एक पंक्ति में लेबल्स की संख्या प्रदर्शित होती है। इसमें से वांछित आकार चुनकर पुश बटन छमगज पर क्ल्कि करने पर लेबल विजार्ड की दूसरी विन्डो संलग्न चित्र की भांति माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होती है।
इस विन्डो में लेबल पर विभिन्न सुचनाओ के प्रदर्शन के लिए फाॅन्ट का प्रकार, आकार , स्टाइल एवं रंग का निर्धारण किया जाता है। लेबल की सूचनाओ के लिए यह निर्धारण करने के पश्चात् पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर लेबल विजार्ड की तीसरी विन्डो अगले पृष्ठ पर दिए गए पहले चित्र की भांति माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होती है।
इस विन्डो में लेबल पर प्रिन्ट की जाने वाली फील्ड्स का निर्धारण किया जाता है। इस निर्धारण में यह ध्यान रखा जाता है कि जिस फील्ड का लेबल ऊपर रखना है, सर्वप्रथम उस फील्ड को बाई ओर वाले बाॅक्स में प्रदर्शित सूची मे से चुनकर पुश बटन झ पर क्लिक करके लेबल के लिए निर्धारित करते हैं। लेबल पर एक पंक्ति में एक से अधिक फील्ड्स का भी प्रयोग किया जा सकता है। जब हम एक फील्ड को लेबल के लिए निर्धारित
च्ंहम 356
कर देते हैं, तो यह फील्ड दाई ओर वाले बाॅक्स में विस्थापित हो जाती है। अब यदि हम कोई अन्य फील्ड इसी पंक्ति में लेबल पर प्रिन्ट करना चाहते हैं, तो उसे चुनकर पुनः पुश बटन झ पर क्लिक करने पर यह फील्ड इस फील्ड के साथ दाई ओर वाले बाॅक्स में प्रदर्शित होती है। यदि हम इस फील्उ को अगली पंक्ति में प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो पहली फील्ड क विस्थापन के बाद डाउन ऐरो ‘की‘ ; द्ध का प्रयोग करके अथवा म्दजमत ‘की‘ को दबाने से हम लेबल की अगली पंक्ति के फील्ड का निर्धारण करते है। जब एक से अधिक फील्ड को एक ही पंक्ति में प्रयोग करते हैं, तो पहली फील्ड के उपरान्त एक स्पेस अवश्य छोड़ देते हैं। यदि हम ऐसा नहीं करते हैं तो पहली फील्ड का अन्तिम शब्द एवं अगली फील्ड का प्रथम शब्द एक-दूसरे से जुडे़ हुए प्रदर्शित होते हैं। अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर लेबल विजार्ड की अगली विन्डो अगले पृष्ठ पर दिए गए चित्रानुसार प्रदर्शित होती है।
लेबल विजार्ड की इस विन्डो में यह निर्धारित किया जाता है कि इन लेबल्स का क्रम क्या होगा। क्रम निर्धारण के लिए हमें जिस फील्ड के अनुसार पहले क्रमब़द्ध (साॅर्टिंग) करना है, उसे बाई ओर वाले बाॅक्स में दी गयी सूची मे से चुनकर पुश बटन झ पर क्लिक करके दाई ओर विस्थापित कर देते हैं। यदि हमें यह प्रतीत होता है कि पहले प्रकार की साॅर्टिंग में एक से अधिक रिकाॅर्ड्स आ सकते हैं, तो इनको लिए बाई ओर वाले बाॅक्स में से कोई अन्य फील्ड चुनकर पुश बटन झ पर क्लिक करके दाई ओर वाले बाॅक्स में विस्थापित कर देते हैं। क्रम निर्धारण के पश्चात् पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति लेबल विजार्ड की अन्तिम विन्डो प्रदर्शित होती है।
इस चरण में ऊपर दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में इस रिपोर्ट कर नाम निर्धारित करना होता है। इस चरण में दिए विकल्पों का आवश्यकतानुसार प्रयोग करके पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर यह लेबल शीट प्रदर्शित हो जाती है। इस विन्डो में इस समय प्रदर्शित टूलबार पर दिए गए टूल आइकन्स का प्रयोग
च्ंहम 357
वर्ड 2002 में प्रिन्ट विन्डो के टूल आइकन्स के समान ही किया जा सकता है। इस रिपोर्ट का प्रिन्ट प्रिन्टर द्वारा प्राप्त किया जा सकता है।
टेबल्स में सम्बन्ध स्थापित करना
टेबल्स में सम्बन्ध स्थापित करने अर्थात् उनको त्मसंजम करने के लिए कम-से-कम किसी डेटाबेस में दो टेबल्स अथवा एक टेबल और कए क्वैरी का होना आवश्यक है। आइए, हम दो टेबल्स में सम्बन्ध स्थापित करना सीखते हैं।
इसके लिए हमें सर्वप्रथम म्उचसवलमम डेटाबेस को खोलकर इसमें एक अन्य टेबल का निमार्ण करना होगा। हम निम्नांकित तालिका में दिए गए फील्ड में डेटा प्रकार तथा फील्ड फाॅर्मेट के अनुरूप पहले बताए अनुसार एक अन्य टेबल म्उचज्ंइसम1 बना लेते हैं।
फील्ड का नाम फील्ड का टाइप फील्ड फाॅर्मेट
म्उचसवलममऋप्क् ।नजव छनउइमत
क्ंजमऋश्रवपदपदह क्ंजमध्ज्पउम डमकपनउ क्ंजम
प्दबतमंउमदजऋत्ंजपवद छनउइमत
टेबल का स्ट्रक्चर निर्धारित करने के उपरान्त म्उचसवलममऋप्क् फील्ड पर क्लिक करके म्कपज मेन्यू में दिए गए विकल्प च्तपउंतल ज्ञमल का प्रयोग करके अथवा एक्सेस 2002 की टूलबार पर स्थित च्तपउंतल ज्ञमल टूल बटन पर क्लिक करके म्उचसवलममऋप्क् फील्ड को ‘प्राइमरी की‘ के रूप में निर्धारित किया जाता है।
चंूकि हमने पहले बनाई गई म्उचज्ंइसम टेबल में किसी फील्ड का प्राइमरी ‘की‘ के रूप में परिभाषित नहीं किया है, अतः इस टेबिल को क्मेपहद टपमू में खोलकर इसमें भी उपरोक्तानुसार म्उचसवलममऋप्क् फील्ड को प्राइमरी ‘की‘ के रूप में परिभाषित कर देते हैं।
डेटाबेस में स्थित एक से अधिक टेबल्स के मध्य सम्बन्ध स्थापित करने के लिए उन टेबल्स में कम-से-कम एक फील्ड का समान होना आवश्यक है तथा इन फील्ड का प्राइमरी ‘की‘ के रूप में परिभाषित होना भी आवश्यक है।
अब जब हम म्उचसवलमम डेटाबेस को एक्सेस 2002 में खोलते हैं, तो फाइल ओपन होगी, तो म्उचसवलमम रू क्ंजंइंेम ;।बबमेे 2000 थ्पसम थ्वतउंजद्ध डायलाॅग बाॅक्स में दोनों टेबल्स के नाम संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शित होते हैं।
अब इन दोनो टेबल्स में सम्बन्ध स्थापित करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करना होगा
एक्सेस 2002 के ज्ववसे मेन्यू में दिए गए त्मसंजपवदेीपचे विकल्प का प्रयोग डेटाबेस में स्थित विभिन्न टेबल्स में सम्बन्धित स्थापित करने के लिए किया जाता है।
च्ंहम 358
इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ैीवू ज्ंइसम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में म्उचज्ंइसम तथा म्उचज्ंइसम1 दोनो टेबल्स पर बारी-बारी से क्लिक करके इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन ।कक पर क्लिक किया जाता है। अब दोनो टेबल्स त्मसंजपवदेीपचे विन्डो में अपने फील्ड्स के साथ निम्नांकित चित्र की भांति प्रदर्शित होती है।
च्ंहम 358
इस विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ैीवू ज्ंइसम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में म्उचज्ंइसम तथा म्उचज्ंइसम1 दोनों टेबल्स पर बारी-बारी से क्लिक करके इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन ।कक पर क्लिक किया जाता है। अब दोनों टेबल्स त्मसंजपवदेीपचे विन्डो में अपने फील्ड्स के साथ निम्नांकित चित्र की भांति प्रदर्शित होती हैं।
ैीवू ज्ंइसम डायलाॅग बाॅक्स के ब्सवेम पुश बटन क्लिक करके इस डायलाॅग बाॅक्स को बन्द कर देते हैं।
म्उचज्ंइसम टेबल विन्डो में प्रदर्शित होने वाली फील्ड्स की सूची म्उचसवलममऋप्क् फील्ड पर माउस प्वाॅइन्टर को लाकर ड्रैग करके म्उचज्ंइसम1 टेबल विन्डो में म्उचसवलममऋप्क् फील्ड पर लाकर ड्राॅप कर देते हैं अब माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति म्कपज त्मसंजपवदेीपच डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन ब्तमंजम पर क्लिक करने पर त्मसंजपवदेीपचे विन्डों में दोनो टेबल्स में म्उचसवलममऋप्क् फील्ड के आधार पर सम्बन्ध स्थापित हो जाएगा और दोनो टेबल विन्डोज के बीच सम्बन्ध ;त्मसंजपवदेीपचद्ध को प्रदर्शित करने के लिए, दोनो टेबल्स म्उचसवलममऋप्क् फील्ड्स अग्रांकित चित्र की भांति एक लाइन से जुड़ जाती है।
च्ंहम 359
सम्बन्धित टेबल में डेटा प्रविष्ट करना
किसी डेटाबेस में सम्बन्धित टेबल्स अर्थात् जिनमें आपस में सम्बन्ध स्थापित कर दिया गया हैं, में निम्नलिखित दो प्रकार से डेटा प्रविष्टि कर सकते हैं
टेबल के डेटाशीट व्यू में तथा
लिंक्ड (रिलेटेड) फाॅर्म बनाकर
उदाहरण के लिए जब हम त्मसंजम की गई टेबल म्उचज्ंइसम को डेटाशीट व्यू में खोलेंगे, तो यह माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति प्रदर्शित होती है
उपरोक्त चित्र में हम देख सकते हैं, प्रत्येक रिकाॅर्ड के पहले एक धन का चिन्ह ;़द्ध लगा हुआ प्रदर्शित हो रहा है। किसी भी कर्मचारी की श्रवपदपदह क्ंजम तथा प्दबतमंउमदज त्ंजम को प्रविष्ट करने के लिए हम उस रिकाॅर्ड को पूर्व में दिए गए धन के चिन्ह ;़द्ध पर क्लिक करते हैं। अब परिणामस्वरूप, निम्नांकित चित्र की भांति के अनुसार क्ंजमऋश्रवपदपदह तथा प्दबतमंउमदजऋत्ंजम फील्ड्स प्रदर्शित एक उप-डेटाशीट में प्रदर्शित होती हैं, तथा धन का चिन्ह ;़द्ध अब ऋण के चिन्ह ;.द्ध हो जाता है।
च्ंहम 360
इस उप-डेटाशीट में वांछित डेटा प्रविष्टि करने के उपरान्त त्मबवतक मेन्यू के विकल्प ैंअम त्मबवतक का प्रयोग करके इस प्रविष्टि को सुरक्षित कर देते हैं। इस उप-डेटाशीट विन्डो को बन्द करके अगले रिकाॅर्ड में प्रविष्टि करने के लिए , ऋण के चिन्ह ;.द्ध पर क्लिक करते हैं। इसी प्रक्रिया को दोहराते हुए हम अन्य रिकाॅडर््स में प्रविष्टि कर सकते हैं।
रिलेटेड टेबल्स के डेटा को त्मबवतक.इल.त्मबवतक प्रविष्ट करने के लिए हम फाॅर्म भी बना सकते हैं। उदाहरण के लिए हम म्उचज्ंइसम तथा म्उचज्ंइसम1 टेबल्स में परस्पर सम्बन्ध स्थापित करने के पश्चात् दोनो ही टेबल के रिकाॅर्डस में एक साथ प्रविष्टि करना चाहते हैं, तो हमें निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करना होगा
एक्सेस 2002 में म्उचसवलमम डेटाबेस को टूल आइकन व्चमद पर क्लिक करके खोल लेते हैं। अब प्रदर्शित होने वाले म्उचसवलममरू क्ंजंइंेम ;।बबमेे 2000 थ्पसम थ्वतउंजद्ध डायलाॅग बाॅक्स में व्इरमबजे के नीचे दिए गए थ्वतउे नामक आइकन पर क्लिक करके छमू टूल आइकन पर क्लिक करते हैं। अब संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शित होने वाले छमू थ्वतउ डायलाॅग बाॅक्स में थ्वतउ ॅप्रंतक विकल्प को चुनकर पुश बटन पर क्लिक करते हैं।
अब माॅनीटर स्क्रीन पर थ्वतउ ॅप्रंतक के पहले चरण को दर्शाने वाले डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन संलग्न चित्र की भांति होता । इस डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन संलग्न चित्र की भांति होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में ज्ंइसमध्फनमतपमे के नीचे दिए गए बाॅक्स पर क्लिक करके प्रदर्शित होने वाली सूची में से ज्ंइसम रू म्उचज्ंइसम को चुन लेते हैं। इसे चूनते ही म्उचज्ंइसम की सभी फील्ड्स ।अंपसंइसम थ्पमसके के नीचे दिए गए बाॅक्स में प्रदर्शित होने लगती है। इन सभी फील्ड्स को फाॅर्म में सम्मिलित करने के लिए पुश बटन ;झझद्ध बटन पर क्लिक करते हैं। ऐसा करते ही म्उचज्ंइसम की सभी फील्ड्स ैमसमबजमक थ्पमसके के नीचे दिए गए बाॅक्स में स्थानान्तरित हो जाती है।
फाॅर्म में म्उचज्ंइसम1 टेबल की फील्ड्स को सम्मिलित शामिल करने के लिए पुनः ज्ंइसमध्फनमतपमे के नीचे दिए गए बाॅक्स पर क्लिक करके प्रदर्शित होने वाली सूची में से ज्ंइसम रू म्उचज्ंइसम1 को चुन लेते हैं। इसे चुनते ही म्उचज्ंइसम1 की सभी फील्ड्स ।अंपसंइसम थ्पमसके के नीेचे दिए गए बाॅक्स में प्रदर्शित होने लगती हैं। इस बाॅक्स में से क्ंजं श्रवपदपदह तथा प्दबतमंउमदजऋत्ंजम फील्ड को एक-एक करके पुश बटन ;झद्ध पर क्लिक करके ैमसमबजमक थ्पमसके के नीचे दिए गए बाॅक्स में स्थानान्तरित कर लेते हैं। इस टेबल से म्उचसवलममऋप्क् फील्ड का स्थानान्तरित नही किया जाता है, म्उचसवलममऋप्क् फील्ड दोनो टेबल से त्मंसजमक अथवा स्पदामक है।
इसके बाद के चरणों मे हम वही कार्य करते हैं, जोकि हमने एक टेबल की प्रविष्टि के फाॅर्म बनाने में किया था। इसके बारे में चर्चा हम इसी अध्याय में पहले पृष्ठ 348-349 पर कर चुके हैं।
इस विजार्ड के अन्तिम चरण में आकर, जब पुश बटन छमगज निष्क्रिय हो जाता है, एक बार पुनः किए गए निर्धारणों की जांच पुश बटन ठंबा पर क्लिक करते हुए इससे पूर्व के चरणों में जाकर वापस चरण पर आकर पुश बटन थ्पदपेी पर क्लिक करने पर कुछ ही देर में अगले पृष्ठ पर दिए गए चित्रानुसार डेटा एण्ट्री फाॅर्म तैयार होे
च्ंहम 361
जाता है। हम यहां पर प्रत्येक फील्ड में उनके अनुरूप में डेटा प्रविष्ट कर सकते हैं। जिस उद्देश्य के लिए जिस फील्ड का निर्धारित किया था, उस फील्ड में उससे सम्बन्धित डेटा को प्रविष्ट किया जाता है।
एक्सेस 2002 में क्वैरी
एक्सेस 2002 में फनमतल ज्ंइसम से किसी विशेष प्रकार के रिकाॅर्ड्स में संचित सूचनाओं को जानने की विधि है, अर्थात् हम अपनी ज्ंइसम के बारे में विशेष प्रकार के रिकाॅर्ड्स के बारे में पुछताछ करते हैं। फनमतल का शाब्दिक अर्थ है पुछताछ करना।
क्वैरी भी टेबल तथा फाॅर्म की तरह डेटाबेस का एक आॅब्जेक्ट होता है। क्वैरी का प्रयोग प्रायः दो या दो से अधिक टेबल्स में से मनोवांछित उेटा को निकालने के लिए किया जाता है। क्वैरी फिल्टर के ही समान होती है, परन्तु क्वैरी के द्वारा हम एक से अधिक टेबल के डेटा को , किसी शर्त के आधार पर साॅर्ट करते हुए निकाल सकते हैं। एक्सेस 2002 में निम्नलिखित पांच प्रकार की क्वैरीज होती हैं
सैलेक्ट क्वैरी
सैलेक्ट क्वैरी का प्रयोग एक या एक से अधिक टेबल्स से डेटा को निकालकर डेटाशीट विन्डो में प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। हम डेटाशीट विन्डो में प्रदर्शित हो रहे रिकाॅर्ड्स में वांछित सुधार ;डवकपपिबंजपवदद्ध भी कर सकते हैं। क्वैरी का प्रयोग, रिकाॅर्ड्स को गु्रप करके, उसका ैनउए ।अमतंहम इत्यादि की गणना करने के लिए भी किया जा सकता है।
पैरामीटर क्वैरी
पैरामीटर क्वैरी का प्रयोग , क्वैरी को चालु ;त्नदद्ध करके टेबल में से रिकाॅर्ड्स को निकालने के लिए किया जाता है। पैरामीटर क्वैरी में रन टाइम में ही ब्तपजमतपं को निर्धारित करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए पैरामीटर
च्ंहम 362
क्वैरी को रन करने के पश्चात् हम एक या अधिक टेबल्स में से केवल उन्हीं रिकाॅर्ड्स को निकाल सकते हैं। जिनकी ठंेपबऋैंसंतल फील्ड का मान 5000 से अधिक तथा 8001 से कम है।
क्राॅस टैब क्वैरी
क्राॅस टैब क्वैरी का प्रयोग ऐसे टेबल पर किया जाता है, जिस टेबल मे रिकाॅर्ड्स अर्थात् इनफाॅरमेशन के दो फील्ड्स अर्थात् काॅलम्स को गु्रप किया गया है।
एक्शन क्वैरी
एक्शन क्वैरी का प्रयोग, एक या एक से अधिक टेबल में गु्रप आॅफ रिकाॅर्ड्स को एक साथ मिटाने, अपडेट करने अथवा जोड़ने अर्थात् ।चचमदक करने के लिए किया जाता है। एक्शन क्वैरी प्रयोग एक या एक से अधिक टेबल्स के चुने हुए फील्ड्स से नए टेबल का निर्माण करने के लिए किया जाता है। एक्शन क्वैरी प्रयोग एक या एक से अधिक टेबल्स के चुने हुए फील्ड्स से नए टेबल का निर्माण करने के लिए किया जाता है। एक्शन क्वैरी निम्नलिखित प्रकार की होती हैं
डिलीट क्वैरी डिलीट क्वैरी का प्रयोग टेबल में से एक से अधिक रिकाॅर्ड्स को एक साथ मिटाने के लिए किया जाता है।
अपडेट क्वैरी अपडेट क्वैरी का प्रयोग एक या एक से अधिक टेबल में रिकाॅडर््स को एक साथ अपडेट करने के लिए किया जाता हैैं उदाहारणार्थ, किसी विशेष डिपार्टमेन्ट के कर्मचारियों की ठंेपब ैंसंतल में रू 1200.00 का एक समान इन्क्रीमेन्ट करना ।
एपेन्ड क्वैरी एपेन्ड क्वैरी का प्रयोग एक साथ एक या एक अधिक टेबल्स से गु्रप आॅफ रिकाॅर्ड्स को किसी दूसरे टेबल में जोड़ने के लिए किया जाता है।
मेक-टेबल क्वैरीज़ मेक-टेबल क्वैरीज़ का प्रयोग एक या एक से अधिक टेबल्स से रिकाॅर्ड्स को निकालकर किसी नए टेबल को ब्तमंजम करके स्टोर करने के लिए किया जाता है। मेक-टेबल क्वैरीज द्वारा ऐसे टेबल का निर्माण करना त्नद ज्पउम ज्ंइसम ब्तमंजपवद भी कहलाता है।
एस.क्यू.एल. क्वैरी
एस.क्यू.एल. क्वैरी ैफस् स्टेटमेन्ट द्वारा बनाई जाती है। एस.क्यू.एल. क्वैरीज़ निम्नलिखित तीन प्रकार की होती है
डेटा डेफनीशन क्वैरी यह क्वैरी डेटा डेफनीशन लैंग्वेज के स्टेटमेन्ट्स द्वारा बनाई जाती है।
पासथ्रो क्वैरी इस क्वैरी का प्रयोग कमाण्ड्स को व्क्ठब् ैमतअमत में सीधे भेजने के लिए किया जाता है। यह क्वैरी एक्सेस 2002 के डपबतवेवजि श्रमज क्ंजंइंेम म्दहपदम का प्रयोग नही करता है। डपबतवेवजि श्रमज क्ंजंइंेम म्दहपदम एक साॅफ्टवेयर (प्रोग्राम) होता है, जो प्रयोगकर्ता द्वारा दिए गए ैफस् स्टेटमेन्ट्स के आधार पर डेटाबेस में डेटा मैनिपुलेशन करता है।
युनियन क्वैरीज यूनियन क्वैरीज का प्रयोग यूनियन आॅपरेटर के द्वारा दो या दो से अधिक ‘सैलेक्ट क्वैरी‘ के परिणाम को जोड़कर प्रयोग करने के लिए किया जाता है।
डेटाबेस में सामान्यतः सैलेक्ट क्वैरी का ही प्रयोग किया जाता है। सैलेक्ट क्वैरी हमारे द्वारा निर्धारित किए गए ब्तपजमतपं के अनुसार एक सा एक से अधिक टेबल से रिकाॅर्ड्स को निकालकर , क्वैरी का निर्माण करता है। अतः हम यहां पर केवल सैलेक्ट क्वैरी की निर्माण प्रक्रिया के बारे में ही जानकारी प्राप्त करेंगे।
एक्सेस 2002 में सैलेक्ट क्वैरी का निर्माण करना
आइए, सर्वप्रथम स्लेक्ट क्वैरी बनाने की सरलतम प्रक्रिया , ब्तमंजम फनमतल इल नेपदह ॅप्रंतक की चर्चा करते हैं।
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हम लोग म्उचसवलमम डेटाबेस का प्रयोग कर, सैलेक्ट क्वैरी निर्माण करने की प्रक्रिया का अध्ययन करेंगे। हमने म्उचसवलमम डेटाबेस फाइल में दो टेबल्स बनाए हैं। पहली टेबल का अध्ययन हम अब तक करते आए हैं। दूसरी टेबल में हमने म्उचसवलममऋप्क्ए म्उचसवलममऋछंउमए क्मचंतजउमदजए क्ंजमऋश्रवपदपदहए प्दबतमंउमदजऋत्ंजपव तथा ठंेपबऋैंसंतल फील्डृस क्ंजम तथा प्दबतमंउमदज त्ंजपव को निकालने के लिए क्वैरी का निर्माण करते हैं। इस क्वैरी के परिणाम में अन्य फील्ड्स सम्मिलित नहीं होंगी। इस क्वैरी को बनाने के लिए हमें निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करना होगा
एक्सेस 2002 में म्उचसवलमम डेटाबेस को टूल आइकन व्चमद पर क्लिक करके खोल लेते हैं।
अब प्रदर्शित होेने वाले म्उचसवलमम रू क्ंजंइंेम ;।बबमेे 2000 थ्पसम थ्वतउंजद्ध डायलाॅग बाॅक्स में व्इरमबजे के नीचे दिए गए फनमतपमे आइकन पर क्लिक करते हैं। अब इसके दाएं भाग में प्रदर्शित होने वाले दो विकल्पों ब्तमंजम फनमतल पद क्मेपहद टपमू तथा ब्तमंजम फनमतल इल नेपदह ॅप्रंतक में से ब्तमंजम ं फनमतल नेपदह ॅप्रंतक विकल्प पर माउस प्वाॅइन्टर को लाकर लगातार दो बार क्लिक करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ैपउचसम फनमतल ॅप्रंतक के पहले चरण का प्रदर्शन होता है।
इस विन्डो में ज्ंइसमेध्फनमतपमे के नीचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स पर क्लिक कर ज्ंइसमरूम्उचज्ंइसम टेबल को चुनने पर म्उचज्ंइसम के सभी फील्ड ।अंपसंइसम थ्पमसके बाॅक्स में प्रदर्शित होने लगते हैं।
अब इस बाॅक्स में से हम म्उचसवलममऋछंउमए क्मेपहदंजपवद तथा ब्पजल फील्ड्स को एक-एक कर चुनते हैं और पुश बटन ;झद्ध पर क्लिक करते हैं, तो ये फील्ड्स ैमसमबजमक थ्पमसके के नीेचे दिए गए बाॅक्स में स्थानान्तरित हो जाते हैं।
अब हम पुनः ज्ंइसमध्फनमतपमे बाॅक्स पर क्लिक करके इसमें से ज्ंइसम रू म्उचज्ंइसम1 टेबल चुन लेते हैं, तो म्उचज्ंइसम1 टेबल के सभी फील्ड्स ।अंपसंइसम थ्पमसके के नीचे दिए गए बाॅक्स में प्रदर्शित होने लगते हैं। अब
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इस बाॅक्स में से हम क्ंजमऋश्रवपदपदह तथा प्दबतमंउमदजऋत्ंजपव फील्ड्स को एक-एक कर चुनते हैं और पुश बटन ;झद्ध पर क्लिक करते हैं, तो ये फील्ड्स ैमसमबजमक थ्पमसके के नीचे दिए गए बाॅक्स में स्थानान्तरित हो जाते हैं।
अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर इस विजार्ड के दूसरे चरण का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर पिछले पृष्ठ पर नीेचे बाई ओर दिए गए चित्र की भांति होता है। इस चरण में दिए गए दो विकल्पों से किसी एक को चुनकर हम यह निर्धारित करते हैं, कि हम क्मजंपस क्वैरी तैयार करना चाहते हैं अथवा ैनउउंतल क्वैरी। हमने यहां पर पहले विकल्प क्मजंपस को चुन लिया ।
अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर इस विजार्ड के तीसरे चरण का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर पिछले पृष्ठ पर नीचे दाई आरे दिए गए चित्र की भांति होता है। इस चरण में ॅींज जपजसम कव लवन ूंदज वित लवनत ुनमतलघ् के नीचे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में क्वैरी का शीर्षक टाइप करते हैं तथा नीेचे की ओर दिए गए दो विकल्पों में से व्चमद जीम ुनमतल जव अपमू पदवितउंजपवद विकल्प को चुन लेते हैं।
अब पुश बटन थ्पदपेी पर क्लिक करने पर निम्नांकित चित्र की भांति म्उचज्ंइसमफनमतल रू ैमसमबज फनमतल विन्डो में दोनों टेबल्स में से चुनी गई फील्ड्स के सभी रिकाॅर्डस प्रदर्शित होते हैं
अब हम इस क्वैरी परिणाम, जोकि म्उचज्ंइसमफनमतल के नाम से तैयार हुआ है, में रिकाॅर्डस पर वे सभी कार्य कर सकते हैं, जोकि किसी टैबल पर किए जा सकते हैं।
इस अध्याय में हमने माइक्रोसाॅफ्ट एक्सेस 2002 में किए जा सकने वाले विभिन्न कार्याे एवं एक्सेस 2002 में दी गई विभिन्न सुविधाओं और अनाके प्रयोग करने के बारे में जानकारी प्राप्त की, अब हम अगले अध्याय में माइक्रोसाॅफ्ट आउटलुक 2002 का परिचय एवं प्रयोग के बारे में जानकारी प्र्राप्त करेंगे।

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