माइक्रोसाॅफ्ट आउटलुक 2002 का परिचय एवं प्रयोग

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माइक्रोसाॅफ्ट आउटलुक 2002 का परिचय एवं प्रयोग
माइक्रोसाॅफ्ट एक्सेस 2002 आॅफिस ग्च् में का एक अत्यन्त महत्वपूर्ण डेस्कटाॅप इन्फाॅरमेशन मेनेजमेण्ट ;क्मेाजवच प्दवितउंजपवद डंदंहमउमदज दृ क्प्डद्ध एप्लीकेशन प्रोग्राम है। यह प्रोग्राम सन्देशों ;डमेेंहमेद्ध किसी व्यक्ति से मिलने के लिये निर्धारित समय एवं स्थान ;।चचवपदजउमदजेद्ध ए सम्पर्कों ;ब्वदजंबजेद्ध तथा विभिन्न कार्यों ;ज्ंेोद्ध को व्यवस्थित करने में सहायता प्रदान करता है। यह किसी प्रयोगकत्र्ता के लिए अपने व्यक्तिगत एवं कार्यालय से सम्बन्धित ऐसे अनेक कार्यो केा कुशलता से कर सकता है, जिसके लिए प्राइवेट सैक्रेट्री की आवश्यकता होती है। परम्परागत पर्सनल इन्फाॅरमेशन मैनेजमेण्ट सिस्टम ;च्मतेवदंस प्दवितउंजपवद ैलेजमउ दृ च्प्डद्ध प्रोग्राम्स में एड्रैसबुक, टास्क लिस्ट , कैलेण्डर एवं नोटपैड होते हैं। कुछ च्प्ड प्रोगाम्स में विशिष्ट ई-मेल सिस्टम भी प्दइवग में समाहित है। प्दइवग ई-मेल प्राप्त करने एवं भेजने की सुविधा प्रदान करता है। हम आउटलुक 2002 का प्रयोग ैजंदक ।सवदम मोड तथा छमजूवता मोड, दोनो में समान रूप से कर सकते हैं। आउटलुक 2002 का प्रयोग करके हम निम्नलिखित कार्य कर सकते हैं
हम व्यक्तिगत तथा व्यापारिक व्यक्तियों के नाम , पता तथा उनसे सम्बन्धित विभिन्न सूचनाओ को संग्रहित कर सकते हैं।
हम विभिन्न प्रकार के किए जाने वाले कार्य , उनकी प्राथमिकताएं तथा उनके समापन की तिथि को संग्रहीत कर सकते हैं।
हम किसी व्यक्ति से मिलने की तिथि, समय, स्थान तथा सम्पर्क करने के माध्यम से सम्बन्धित जानकारी संग्रहीत कर सकते हैं।
अपने निकटवर्ती विशिष्ट व्यक्तियों के जन्मदिन, आदि को भी संग्रहीत कर सकते हैं।
छुट्टियों के दिन तथा महत्वपूर्ण तिथियों को भी संग्रहीत कर सकते हैं
इन्टरनेट अथवा प्रयोग किये जाने वाले नेटवर्क के द्वारा इलेक्ट्राॅनिक मेल ;म्.उंपसद्ध प्रेषित कर सकते हैं।
टेलीफोन पर हुई बातचीत अथवा मीटिंग में हुई बातों को नोट्स के रूप में संग्रहीत कर सकते हैं।
अपने वर्कग्रुप से सम्बन्धित लोगों के मध्य मीटिंग की तिथि तथा समय निर्धारित कर सकते हैं।
इस प्रकार आउटलुक 2002 पर्सनल इनफाॅर्मेशन मैनेजर का कार्य करता है। उपरोक्त कार्यो को आउटलुक पृथक्-पृथक् फोल्डर्स में संग्रहीत करता है। विभिन्न कार्यो को रिकाॅर्ड अथवा संग्रहीत करने के लिए आउटलुक 2002 अग्रलिखित छह फोल्डर्स का प्रयोग करता है
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ब्वदजंबजे इस फोल्डर में व्यक्तिगत तथा व्यापारिक व्यक्तियों से सम्बन्धित सूचनाएं; जैसे-नाम, पता , ई-मेल पता , टेलीफोन नम्बर आदि , को संग्रहीत किया जाता है। हम इस फोल्डर में संग्रहीत किए गए कान्टैक्ट्स ;ब्वदजंबजेद्ध के द्वारा ई-मेल अथवा पत्र भी प्रेषित कर सकते हैं, साथ ही फोन काॅल भी कर सकते है।
ज्ंेो इस फोल्डर में हमारे द्वारा सम्पादित किए जाने वाले कार्यो का विवरण , जैसे कार्य का नाम , कार्य का नाम , कार्य की प्रारम्भिक तथा समापन तिथि, कार्यो की प्राथमिकता आदि को संग्रहीत किया जाता है।
ब्ंसमदकंत इस फोल्डर में ।चचवपदजउमदजे तथा मीटिंग की तिथि एवं समय को संग्रहीत किया जाता है। इसके अतिरिक्त छुट्टियों के दिन, जन्मदिन एवं वर्षगांठ आदि को सभी इस फोल्डर में संग्रहीत किया जा सकता है।
प्दइवग इस फोल्डर में प्राप्त हुए ई-मेल सन्देशों को संग्रहीत किया जाता है।
श्रवनतदंस इस फोल्डर में हमारे द्वारा आउटलुक में किए गए विभिन्न कार्य स्वतः ही संग्रहीत होते रहते हैं। अतः श्रवनतदंस पर्सनल डायरी की भांति कार्य करता है।
छवजमे इस फोल्डर में नोट पैड में लिखे गए छोटे-छोटे कार्याें का विवरण आदि का तिथि एवं समय के साथ फाइल्स के रूप में संग्रहीत रहता है।
आउटलुक 2002 को लोड करना
आउटलुक 2002 को लोड करने के लिए हम आॅफिस ग्च् शाॅर्टकट बार पर दिए गए आउटलुक के टूल आइकन पर क्लिक करते हैं अथवा विन्डोज आॅपरेटिंग सिस्टम की टास्क बार पर स्थित दिए गए ैजंतज बटन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले मेन्यू में से च्तवहतंउ विकल्प पर माउस प्वाॅइन्टर को लाने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में से डपबतवेवजि व्नजसववा नामक एप्लीकेशन प्रोग्राम पर क्लिक करते है। परिणामस्वरूप, निम्नांकित चित्र की भांति आउटलुक 2002 की विन्डो माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होती है
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आउटलुक 2002 एवं आउटलुक एक्सपे्रस दोनो ही भिन्न एप्लीकेशन प्रोग्राम्स हैं। आउटलुक एक्सपे्रस इन्टरनेट एक्सप्लोरर के साथ दिया होता है ओर इसमें किये जाने वाले कार्य आउटलुक 2002 की तुलना में सीमित हैं, जबकि आउटलुक 2002 आॅफिस ग्च् का एक एप्लीकेशन प्रोग्राम है। अतः इन दोनो के बीच कोई भी भ्रांति नहीं होनी चाहिए।
आउटलुक 2002 की एप्लीकेशन विन्डो
पिछले पृष्ठ पर दिए गए चित्र में आउटलुक 2002 के एप्लीकेशन विन्डो को दर्शाया गया है। एप्लीकेशन विन्डो के टाइटल बार पर एप्लीकेशन का नाम तथा वर्तमान में फोल्डर का नाम प्रदर्शित होता है। टाइटल बार के नीचे आउटलुक 2002 की मेन्यू बार प्रदर्शित होता है। यह विन्डो आॅफिस ग्च् के अन्य एप्लीकेशन प्रोग्राम्स से कुछ भिन्न होती है।
आउटलुक बार
एप्लीकेशन विन्डो के बाई ओर एक ऊध्र्वाधर बार प्रदर्शित होती है, जिसे आउटलुक बार कहा जाता है। आउटलुक बार पर सामान्यतः प्रयोग किए जाने वाले फोल्डर्स के शाॅर्टकट्स प्रदर्शित होते हैं। आउटलुक बार आउटलुक 2002 के विभिन्न विशिष्टताओं को प्रयोग करने का सबसे सरल तरीका है। आउटलुक बार पर दिए गए आइकन्स पर क्लिक करके हम आउटलुक टूडे और इनबाॅक्स , कैलेण्डर , काॅन्टैक्स्ट्स , टास्क्स , नोट्स एवं आइटम्स का प्रयोग शीघ्रता से कर सकते हैं। यदि आउटलुक बार पर आइटम्स इससे अधिक हैं अथवा हमने आउटलुक 2002 की विन्डो का आकार छोटा किया हुआ है, तो इस बार पर नीचे दाई ओर एक डाउन ऐरो प्रदर्शित होता है, इस ऐरो पर क्लिक करके इस बार के अन्य आइकन्स को भी प्रदर्शित करके , उनका प्रयोग किया जा सकता है।
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आउटलुक 2002 में, रिकाॅर्ड किए गए एप्वाॅईन्टमेंट, काॅन्टैक्ट, टास्क, ई-मेल मैसेज, नोट या जनरल इन्ट्री का आइटम कहा जाता है।
आउटलुक 2002 में आउटलुक बार के तीन पूर्वनिर्धारित ;इल क्मंिनसजद्ध गु्रप्स होते है। ये गु्रप्स इस आउटलुक बार पर पुश बटन्स के रूप में दिए होते हैं। ये तीन ग्रुप हैं व्नजसववा ैीवतजबनजे (जिसमें आउटलुक टुडे, कैलेण्डर , काॅन्टैक्ट्स , अपडेट फोल्डर्स होते है) तथा व्जीमत ैीवतजबनजे (जिसमें माई कम्पयूटर, माई डाॅक्यूमेण्ट्स एवं फेवेरिट्स फोल्डर्स होते हैं)।
आउटलुक बार पर प्रदर्शित हो रहे फोल्डर्स के आइकन्स को छोटा कर प्रदर्शित करने के लिए हम आउटलुक बार के रिक्त स्थान पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर माउस का दायां बटन दबाने पर पिछले पृष्ठ पर दिए गए चित्र की भांति एक शाॅर्टकट मेन्यू प्रदर्शित होता है।
यह शाॅर्टकट मेन्यू चार भागों मे बंटा होता है। इसके पहले भाग मे दिए गए दो विकल्पों स्ंतहम प्बवदे तथा ैउंसस प्बवदे आउटलुक बार पर प्रदर्शित होने वाले फोल्डर्स के आइकन्स का आकार बड़ा अथवा छोटा निर्धारित करने के लिए प्रयोग किए जाते है। पिछलेे पृष्ठ पर दिए गए चित्र में इनमें से स्ंतहम प्बवदे विकल्प का प्रयोग किया हुआ है। आउटलुक बार मे फोल्डर्स आइकन को छोटा कर प्रदर्शित करने के एिल हम ैउंसस प्बवदे विकल्प का प्रयोग करते है।
आउटलुक बार पर नया ग्रुप जोड़ने के लिए दूसरे भाग में दिए गए ।कक छमू ळतवनच विकल्प का प्रयोग किया जाता है। यह नया गु्रप आउटलुक बार पर नीचे की ओर प्रदर्शित होता है। यहां पर हमें इस नए गु्रप को एक नाम देना होता है। नाम टाइप करने के पश्चात् जब हम की-बोर्ड पर म्दजमत ‘की‘ को दबाते हैं, तो यह अन्य गु्रप्स के समान ही पुश बटन के रूप मे प्रदर्शित होने लगता है। त्मउवअम ळतवनच विकल्प का प्रयोग चुने गए गु्रप को मिटाने के लिए किया
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जाता है। आउटलुक 2002 इस ग्रुप को मिटाने से पूर्व हमसे ब्वदपितउंजपवद मांगता है। त्मदंउम ळतवनच विकल्प का प्रयोग किसी ग्रुप का नाम बदलने के लिए किया जाता है। यदि हम आउटलुक बार को लुप्त ;भ्पकमद्ध करके इनफाॅरमेशन व्यूअर विन्डो के आकार को और भी बड़ा करना चाहत हैं, तो भ्पकम व्नजसववा ठंत विकल्प का प्रयोग किया जाता है। आउटलुक बार को पुनः प्रदर्शित करने के लिए टपमू मेन्यू में दिए गए विकल्प व्नजसववा ठंत का प्रयोग किया जाता है।
फोल्डर लिस्ट
फोल्डर लिस्ट टूल का प्रयोग आउटलुक 2002 में विद्यमान विभिन्न फोल्डर्स की सूची विन्डोज एक्सप्लोरर की स्टाइल में प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। पिछले पृष्ठ पर दिए गए चित्र में आउटलुक 2002 के व्नजसववा ैीवतजबनजे ग्रुप के विभिन्न फोल्डर्स की सूची दर्शाई गई है। फोल्डर लिस्ट को प्रदर्शित करने के लिए पृष्ठ 367 पर दिए गए चित्र में वृत्त के अन्दर दर्शाए गए टूल आइकन पर क्लिक किया जाता है। इस आइकन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली थ्वसकमत स्पेज विन्डो में ब्सवेम बटन के स्थान पर एक च्पद का चिन्ह प्रदर्शित होता है। इस थ्वसकमत स्पेज में संें वांछित फोल्डर को चुनकर आउटलुक में किसी अन्य स्थान पर क्लिक करने पर यह फोल्डर लिस्ट प्रदर्शित होनी बन्द हो जाती है। यदि हम इसे स्थाई रूप से प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो इस च्पद के चिन्ह पर क्लिक करते हैं, अब यह चिन्ह ब्सवेम बटन में परिवर्तित होता है। किसी फोल्डर में वर्तमान आइटम्स को देखने के लिए उस फोल्डर पर क्लिक किया जाता है। फोल्डर लिस्ट प्रदर्शित करने के लिए हम आउटलुक 2002 के टपमू मेन्यू में दिए गए विकल्प थ्वसकमत स्पेज का प्रयोग भी किया जा सकता है। थ्वसकमत स्पेज को बन्द करने के लिए थ्वसकमत स्पेज विन्डो पर दिए गए ब्सवेम ;गद्ध बटन पर क्लिक करते हैं।
इन्फाॅरमेशन व्यूअर
आउटलुक बार के दाई ओर की विन्डो, जोकि इस एप्लीकेशन विन्डो का सबसे बड़ा भाग होता हैं, इनफाॅर्मेशन व्यूअर कहलाता है। इसमें आउटलुक 2002 की मुख्य विन्डो मे चुने गए फोल्डर में स्थित डेटा की सूची का प्रदर्शन होता है। इस विन्डो का डेटा का प्रदर्शन प्रयोगकत्र्ता का स्वयं निर्धारित करता है। आउटलुक 2002 में विभिन्न प्रकार के आइटम्स के डेटा के लिए विभिन्न प्रकार के आइटम्स के डेटा के लिए विभिनन प्रकार के प्रदर्शन किए जा सकते हैं, उदाहरण के लिए , कैलेण्डर का प्रदर्शन प्रत्येक दिन, पांच कार्यकारी दिवस के सप्ताह, सात दिन के सप्ताह एवं 31 दिन के माह के रूप में किया जा सकता है। इस विन्डो के नीेचे दिए गए क्षैतिज स्क्राॅल बार का प्रयोग इस विन्डो मे स्क्राॅल करने के लिए किया जाता है। स्टेटस बार में सक्रिय फोल्डर में वर्तमान आइटम की संख्या तथा आउटलुक में हो रहे कार्यो के संवाद प्रदर्शित होते हैं।
आउटलुक में काॅन्टैक्ट्स का प्रयोग
आउटलुक 2002 में हम अपने व्यापारिक एवं व्यक्तिगत काॅन्टैक्ट्स को व्यवस्थित कर सकते हैं। आउटलुक बार पर काॅन्टैक्ट्स ;ब्वदजंबजेद्ध टूल आइकन पर क्लिक करने पर आउटलुक 2002 का काॅन्टैक्ट व्यू अगले पृष्ठ पर दिए गए पहले चित्र की भांति माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है। यदि हमने आउटलुक में नयें काॅन्टैक्ट्स को स्थापित नहीं किया हैं तो इस व्यू में यह विन्डो रिक्त प्रदर्शित होती है। इस विन्डो में दायीं ओर एक टूलबार प्रदर्शित होती है। इस टूलबार पर दिए गए अक्षरों के प्रयोग से हम काॅन्टैक्ट्स को स्वबंजम करने में सहायता प्राप्त कर सकते हैं इस विन्डो में होने वाले इस प्रदर्शन को ।ककतमेे ब्ंतक व्यू कहा जाता है। यह इस विन्डो का पूर्वनिर्धारित प्रदर्शन है। इस विन्डो के विभिन्न प्रदर्शनों का निर्धारण इसके टपमू मेन्यू में दिए गए विकल्प ब्नततमदज टपमू को चुनने पर संलग्न चित्रानुसार प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में दिए गए विकल्पों का प्रयोग करके किया जा सकता है।
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इसी कार्य को हम विन्डो की ।कअंदबमक टूलबार पर दिए गए टूल आइकन ब्नततमदज टपमू के दाई ओर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से चुनकर भी किया जा सकता है। इस सूची में पिछले पृष्ठ पर दिए गए चित्र में दर्शाया गए उप-मेन्यू के दूसरे भाग मे दिए गए दो विकल्पो को छोड़कर शेष सभी विकल्प होते है। यदि हमारी आउटलुक विन्डो में ।कअंदबमक टूलबार का प्रदर्शन नही हो रहा है, तो हम इसका प्रदर्शन टूलबार पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर माउस का दायां बटन दबाने पर प्रदर्शित होने वाले शाॅर्टकट मेन्यू में से ।कअंदबमक विकल्प को चुनकर अथवा इसके टपमू मेन्यू में से ज्ववसइंते विकल्प को चुनने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में से ।कअंदबमक विकल्प को चुनकर किया जा सकता है। ।कअंदबमक टूलबार पर दिए गए ।ककतमेे ब्ंतक विकलप को चुनने पर पिछलें पृष्ठ पर दिए गए चित्रानुसार होने वाले प्रदर्शन में कान्ॅटैक्ट का नाम, पता, फोन नम्बर तथा ई-मेल एड्रैस प्रदर्शित होता है। क्मजंपसमक ।ककतमेे ब्ंतक विकल्प को चुनने पर प्रदर्शन एड्रैस कार्ड के समान ही होता है, परन्तु इसमें काॅन्टैक्ट के बारे में दी गई सभी सूचनाएं प्रदर्शित होती है। च्ीवदम स्पेज विकल्प को चुनने पर निम्नांकित चित्र की भांति एक तालिका के रूप काॅन्टैक्ट्स के टेलीफोन नम्बर्स एवं फैक्स नम्बर्स की सूची में प्रदर्शित होती है
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इस उप-मेन्यू में दिए गए अन्य विकल्पों ठल ब्ंजमहवतलए ठल ब्वउचंदलए ठल स्वबंजपवद एवं ठल थ्वससवू.नच थ्संह को चुनने पर विभिन्न फील्ड्स के ग्रुप के अनुरूप फोन लिस्ट का प्रदर्शन होता है।
यदि हम आउटलुक 2002 की टूलबार पर टूल आइकन छमू पर अथवा फाइल मेन्यू के छमू विकल्प पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में से ब्वदजंबज विकल्प को चुनते हैं, तो भी माॅनीटर स्क्रीन पर उपरोक्त चित्र की भांति ब्वदजंबज विन्डो प्रदर्शित होती है।
इस विन्डो में थ्नसस छंउम के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में हमें काॅन्टैक्ट का पुरा नाम टाइप करना होता है। थ्नसस छंउम पुश बटन पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ब्ीमबा थ्नसस छंउम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में काॅन्टैक्ट के पूरे नाम के विभिन्न तत्व पांच टैक्स्ट बाॅक्स के रूप में दिए होते हैं।
ज्पजसम के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स के दायीं ओर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से काॅन्टैक्ट के नाम का शीर्षक जैसे डतण्ए डतेण् आदि चुन लिया जाता है। थ्पतेजए डपककसम एवं स्ंेज में काॅन्टैक्ट का नाम टाइप किया जाता है। उदाहरण के लिए , यदि काॅन्टैक्ट का नाम ।दपस डवींउ है तो थ्पतेज के सामने बने टैक्स्ट बाॅक्स में ।दपसएडपककसम के सामने बने टैक्स्ट बाॅक्स को रिक्त छोड़कर स्ंेज के सामने डवींद टाइप किया जाएगा। ैनििपग के सामने दिए गए टैक्स्ट के दाई ओर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से यदि आवश्यक होता है तो काॅन्टैक्ट के नाम के लिए प्रत्यय जैसे श्रतण्ए ैतण् आदि चुन लिया जाता है। काॅन्टैक्ट का नाम टाइप करने के बाद हम जैसे ही म्दजमत ‘की‘ को दबाते हैं। इस विन्डो की टाइटिल बार पर न्दजपजसमक के स्थान पर यह नाम प्रदर्शित होने लगता है।
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श्रवइ ज्पजसम के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में काॅन्टैक्ट के पदनाम के बारे में जानकारी टाइप की जाती है। ब्वउचंदल के सामने काॅन्टैक्ट के प्रतिष्ठान का नाम टाइप कर दिया जाता है। पुश बटन ।ककतमेे पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ब्ीमबा ।ककतमेे डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए विभिन्न टैक्स्ट बाॅक्स के सामने काॅन्टैक्ट का पता टाइप किया जाता हेै। अब ज्ंइ ‘की‘ दबाने पर हम ।ककतमेे के नीेचे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स पर आ जाते हैं, यहां पर इस टैक्स्ट के दायीं ओर दिए गए डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में यह निर्धारित किया जाता है कि उपरोक्त पता उनके प्रतिष्ठान का हे अथवा घर का है अथवा कोई अन्य है? इसका प्रयोग करने से हम काॅन्टैक्ट के विभिन्न पतों का निर्धारण कर सकते है। अब काॅन्टैक्ट के विभिन्न फोन नम्बर्स को विभिन्न फोन नम्बर्स को च्ीवदम के सामने दिए गए चार टैक्स्ट बाॅक्स में टाइप किया जाता है। इन टैक्स्ट बाॅक्सेज के दाई ओर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से टेलीफोन नम्बर किस स्थान अथवा उद्देश्य के लिए है, यह निर्धारित कर सकते हैं। म्.उंपस के सामने काॅन्टैक्ट का ई-मेल पता टाइप किया जाता है और ॅमइ चंहम के सामने दिए काॅन्टैक्ट का इन्टरनेट पता ।
इस काॅन्टैक्ट को किस-किस श्रेणी में रखा जाना है, इसका निर्धारण इस डायलाॅग बाॅक्स में नीचे की ओर दिए गए पुश बटन ब्ंजमहवतपमे पर क्लिक करने पर संलग्न चित्रानुसार प्रदर्शित होने वाले ब्ंजमहवतपमे डायलाॅग बाॅक्स में किया जाता है। इस डायलाॅग बाॅक्स मे हम किसी काॅन्टैक्ट के लिए ब्ंजमहवतल के नाम से पहले बने चैक बाॅक्स पर क्लिक करके एक से अधिक श्रेणी निर्धारित कर सकते हैं। इस प्रकार इस विन्डो में सभी आवश्यक प्रविष्टियों का पूर्ण करके हम नया काॅन्टैक्ट निर्धारित कर सकते हैं।
इस काॅन्टैक्ट के बारे अन्य विस्तृत जानकारी भी रिकाॅर्ड में रखने के लिए इस विन्डो में क्मजंपसे पर क्ल्कि करने पर इस विन्डो के प्रदर्शन में दिए गए विभिन्न टैक्स्ट बाॅक्स में वांछित सूचनाओ को टाइप करना होगा ।
काॅन्टैक्ट के बारे में विभिन्न जानकारियांे टाइप करने के उपरान्त टूलबार दिए गए टूल आइकन ैंअम ंदक ब्सवेम पर क्लिक करके हम वापस आउटलुक 2002 के काॅन्टैक्ट व्यू में आ सकते हैं अथवा फाइल मेन्यू मे दिए गए विकल्प ैंअम ंदक छमू का प्रयोग करके अगले काॅन्टैक्अ के निर्धारण के लिए पुनः नयी न्दजपजसमक ब्वदजंबज विन्डो मे आ सकते है।
कैलेण्डर का प्रयोग
आउटलुक 2002 विन्डो मे आउटलुक बार पर ब्ंसमदकंत आइकन पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर अगले पृष्ठ पर दिए गए चित्र की भांति आउटलुक 2002 के इन्फाॅरमेशन व्यूअर में ब्ंसमदकंत प्रदर्शित होता है।
आउटलुक 2002 के इस कैलेण्डर व्यू में हम एप्वाॅइन्टमेण्ट निर्धारित कर सकते हैं तथा मीटिंग का आयोजन भी कर सकते हैं।
कैलेण्डर की सहायता से नया ।चचवपदजउमदज निर्धारित करने के लिये हमें इस व्यू में सबसे पहले दाएं ऊपर की ओर प्रदर्शित होने वाले विभिन्न दिनांको एवं माह में से वांछित माह की वांछित तिथि को चुनकर बायीं ओर उस दिन
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के लिए विभिन्न समयों की सूची में से उस समय पर माउस प्वाॅइण्टर लाकर डबल क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर निम्न चित्रानुसार ।चचवपदजउमदज विन्डो प्रदर्शित होती है
इस कार्य के लिए हम आउटलुक 2002 के फाइल मेन्यू में दिए गए पहले विकल्प छमू अथवा छमू टूल आइकन का भी प्र्रयोग कर सकते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में से ।चचवपदजउमदज विकल्प को चुनने पर भी उपरोक्त चित्रानुसार विन्डो प्रदर्शित होती हैं इस विन्डो में ैनइरमबज के सामने ।चचवपदजउमदज का विषय , स्वबंजपवद के सामने मिलने के साथ टाइप किया जाता है। यह मुलाकात किस दिन,किस समय से किस समय तक होनी है, इसका निर्धारण ैजंतज जपउम एवं म्दक जपउम के सामने दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के दाई ओर दिए गए डाउन ऐरो
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पर क्लिक करने पर प्रदर्शित दिनांक एवं समय की सूची में से वांछित दिनांक एवं समय को चुनकर किया जाता है। चैक बाॅक्स त्मउपदकमत पर क्लिक करके हम इसके आगे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स को सक्रिय कर लेते हैं। इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली समय की सूची में से वांछित समय को चुनकर यह निर्धारित करते हैं कि हमें इस मुलाकात से कितने समय पूर्व स्मरण कराना है।
कम्प्यूटर मुलाकात से निर्धारित समय पूर्व एक ध्वनि संकेत द्वारा याद दिलाता है। ध्वनि संकेत में किस प्रकार की ध्वनि हो, इसका निर्धारण ैवनदक टूल बटन पर क्लिक करने पर संलग्न चित्र की भांति प्रदर्शित होने वाले त्मउपदकमत ैवनदक डायलाॅग बाॅक्स में किया जाता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में वांछित ध्वनि इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन ठतवूेम पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले त्मउपदकमत ैवनदक थ्पसम डायलाॅग बाॅक्स में वांछित फोल्डर से वांछित साउण्ड फाइल को चुनकर पुश बटन व्चमद पर क्लिक करने इस टैक्स्ट बाॅक्स में चुनी गई साउण्ड फाइल के नाम का प्रदर्शन होने लगता है।
ैीवू जपउम ंे के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स मे यह निर्धारित किया जाता है कि कम्प्यूटर पर मुलाकात के लिए समय को किस प्रकार दर्शाना। यह मुलाकार किस प्रकार की है, इसका निर्धारण ब्ंजमहवतपमे पुश बटन पर क्लिक करने पर पृष्ठ 372 पर दिए गए दूसरे चित्र की भांति प्रदर्शित होने वाले ब्ंजमहवतपमे डायलाॅग बाॅक्स में किया जाता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में नीचे दी गयी विभिन्न प्रकारों की सूची में से वांछित प्रकार को उसके नाम से पहले दिए गए चैक बाॅक्स पर क्लिक करके चुन लिया जाता है। हम इस सूची में एक से अधिक प्रकार को भी चुन सकते हैं।
यदि यह मुलाकात लगातार इस निर्धारित समय पर एक से अधिक दिन होनी है तो इस विन्डो की टूलबार पर दिए गए टूल आइकन त्मबनततमदबम पर क्लिक करने अथवा मेन्यू बार के ।चचवपदजउमदज मेन्यू में दिए गए इसी विकल्प को चुनने पर निम्न चित्रानुसार प्रदर्शित होने वाले ।चचवपदजउमदज त्मबनततमदबम डायलाॅग बाॅक्स में इसका निर्धारण किया जा सकता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में मुलाकात किस समय से शुरू होनी है और किस समय तक चलनी है, इसकी निर्धारण यूं तो पहले कर चुकें हैं परनतु यहां पर इसमें परिवर्तन भी कर सकते हैं। यह मुलाकात प्रतिदिन होनी है, प्रति सप्ताह होनी है, प्रतिमाह होनी है अथवा प्रतिवर्ष इसका निर्धारण त्मबनततमदबम च्ंजजमतद वाले भाग में दिए विकल्पों का प्रयोग करके किया जाता है। ।चचवपदजउमदज का निर्धारण करने के बाद इसकी टूलबार पर दिए गए टूल आइकन ैंअम अथवा थ्पसम मेन्यू में दिए गए ैंअम विकल्प का प्रयोग करके इस ।चचवपदजउमदज में ैंअम कर लिया जाता है।
।चचवपदजउमदज डायलाॅग बाॅक्स में चैक बाॅक्स ।सस कंल मअमदज को चुनने पर इस विन्डो में म्अमदजे का निर्धारण किया जा सकता है। म्अमदज कम-से-कम एक अथवा अधिक दिन के लिए होता है।
हमने अभी जो ।चचवपदजउमदज निर्धारित किया है वह किसी अन्य की प्रार्थना पर किया है। अब हम किसी अन्य व्यक्ति से मुलाकात का सूय निर्धारित करने के लिए प्रार्थना करने की विधि के बारे में चर्चा करेंगे।
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आउटलुक टुडे का प्रयोग
जब हम आउटलुक 2002 को किसी भी दिन, किसी भी समय लोड करते हैं, तो सर्वप्रथम आउटलुक की विन्डो में , निम्नांकित चित्र की भांति व्नजसववा ज्वकंल का ही प्रदर्शन होता है
उपरोक्त चित्र में हम यह देख सकते हैं, कि ज्ंेो के नीचे कुछ टास्क प्रदर्शित हो रहे हैं। इन टास्कों में आज के डेटा से पहले को टास्क लाल रंग से प्रदर्शित होते हैं। इसका तात्पर्य यह है, कि वह कार्य क्नम क्ंजम से सम्पन्न नहीं हुआ है। अतः आप उस कार्य को आज पहले सम्पन्न कर लें तथा फिर अगले टास्क को सम्पन्न करें। व्नजसववा ज्वकंल आज के डेट से पांच दिन बाद भी होने वाले कार्यो की सूची प्रदर्शित करता है।
हम व्नजसववा ज्वकंल को कस्टमाइज कर यहा निर्धारित कर सकते हैं, कि जब आउटलुक 2002 लोड हो, तो यह केवल आज के टास्क्स् ही प्रदर्शित करें अथवा आने वाले पांच अथवा अधिक दिनों तक का भी टास्क प्रदर्शित करें। इससे पहले कि आप व्नजसववा ज्वकंल को कस्टामइन करें। आइए व्नजसववा ज्वकंल में रहते हुए, इसमें किए जाने वाले कार्यो को डेट के अनुसार इनपुट सीखते हैं।
आउटलुक में टास्क निर्धारित करना
व्नजसववा ज्वकंल में टास्क को इनपुट करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करना होगा
उपरोक्त दिए गए चित्र में इनफाॅर्मेशन व्यूअर में भूरे ;ळतंलद्ध रंग में प्रदर्शित होने वाली बार , जिस पर ज्ंेो लिखा हुआ प्रदर्शित हो रहा है, पर माउस प्वाॅइन्टर को लाते हैं। जब माउस प्वाॅइन्टर की आकृति हाथ के चिन्ह में परिवर्तित हो जाती है, तो माउस का बायां बटन क्लिक करने प् माॅनीटर स्क्रीन पर अगले पृष्ठ पर दिए गए चित्र की भांति प्रदर्शन होता है। इस प्रदर्शन में आउटलुक की विन्डो के इन्फाॅरमेशन व्यूअर में टास्क्स को लिखने के लिए दो टैक्स्ट बाॅक्स प्रदर्शित होते हैं।
च्ंहम 376
ैनइरमबज के नीचे प्रदर्शित होने वाले पहले बाॅक्स , जिसमें ब्सपबा ीमतम जव ंकक दमू ज्ंेा लिखा प्रदर्शित हो रहा है, में टास्क टाइप कर दिया जाता हैं; जैसे ज्मसमचीवदपब ब्वदजंबज जव डतण् ।दपस डवींद।
क्नम क्ंजम के नीचे प्रदर्शित होने वाले बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर निम्नांकित चित्र की भांति वर्तमान साल के वर्तमान माह का कैलेन्डर प्रदर्शित होता है, जिसमें वर्तमान डेट भूरे रंग के बाॅक्स में हाइलाइटेड होती है
जैसाकि आप देख सकते हैं, कैलेण्डर के ऊपर दोनों ओर दो क्पतमबजपवद बटन्स दिए हुए हैं। यदि हम क्नम क्ंजम वर्तमान महीने में न निर्धारित करके किसी अगले महीने की किसी तिथि को निर्धारित करना चाहते हैं, तो दाई ओर दिए गए क्पतमबजपवदे बटन पर क्लिक करते हे, अब अगले महीने का कैलेण्डर प्रदर्शित होने लगता है। इसमें से हम उस तिथि पर क्लिक कर देते हैं, जिसे क्नम क्ंजम के रूप में निर्धारित करना चाहते हैं।
टाइप किए गए टास्क को टास्क शीट में सम्मिलित करने के लिए हम टास्क शीट के किसी भी स्थान पर क्लिक कर देते हैं।
अब उपरोक्तानुसार अन्य टास्क्स को भी टाइप कर लेते हैं। हम जैसे-जैसे टास्क को प्रविष्ट करते जाएंगे, टास्क स्वतः ही ैंअम होते चले जाते हैं।
पुनः व्नजसववा ज्वकंल में वापस आने के लिए हम आउटलुक बार पर दिए गए व्नजसववा ज्वकंल नामक आइकन पर क्लिक करते हैं।
आउटलुक टुडे को कस्टमाइज करना
आउटलुक टुडे को कस्टमाइज करने के लिए ब्नेजवउप्रम व्नजसववा ज्वकंल विकल्प पर क्लिक किया जाता है।
च्ंहम 377
यह विकल्प आउटलुक टुडे विन्डो के इन्फाॅरमेशन व्यूअर वाले भाग में वर्तमान तिथि के सामने प्रदर्शित होता है। देखें पृष्ठ 366 पर दिया गयसा चित्र । इस विकल्प पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति इन्फाॅरमेशन व्यूअर वाले भाग में ब्नेजवउप्रम व्नजसववा फाॅर्म का प्रदर्शन होता है
इस फाॅर्म में दिए गए विभिन्न विकल्पों का आशय निम्न प्रकार है
ैजंतजनच चैक बाॅक्स के रूप में दिए गए इस विकल्प को चुनने पर हम जब भी माइक्रोसाॅफ्ट आउटलुक को लोड करेंगे, तो उसमें सर्वप्रथम व्नजसववा ज्वकंल सम्बन्धित इनफाॅरमेशन्स के साथ होता है। ठल क्मंिनसज यह विकल्प चुना हुआ होता है।
डमेेंहम इस विकल्प का प्रयोग आउटलुक टुडे में डमेेंहम के अन्तर्गत प्रदर्शित होने वाले विभिन्न फोल्डर्स का निर्धारण करने के लिए किया जाता है। इस भाग में दिए गए पुश बटन ब्ीववेम थ्वसकमत पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले ैमसमबज थ्वसकमत डायलाॅग बाॅक्स में से वांछित फोल्डर्स का चुनाव किया जा सकता है। ठल क्मंिनसज आउटलुक टुडे में डमेेंहम के अन्तर्गत प्दइवगए क्तंजिे तथा व्नजइवग फोल्डर्स प्रदर्शित होते हैं।
ब्ंसमदकमत इस विकल्प का प्रयोग आउटलुक टुडे के इन्फाॅरमेशन व्यूअर वाले भाग में कैलेन्डर के नीेचे कितने दिनों के ।चचवपदजउमदजे की सुचना प्रदर्शित होनी है, इसका निर्धारण किया जाता है। इस भाग में दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स में 1 से 7 के मध्य का कोई अंक चुना जा सकता है।
ज्ंेो इस विकल्प के पहले भाग में दो उप-विकल्प होते हैं। पहले विकल्प , ।सस का प्रयोग सभी टास्क्स को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। दूसरे विकल्प , ज्वकंलष्े ज्ंेा का प्रयोग केवल आज की तिथि के टास्क्स को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। यदि हम ऐसे टास्क्स को भी प्रदर्शित करना चाहते हैं, जिनकी क्नम क्ंजम निर्धारित नहीं है, तो इस भाग में दिए गए चैक बाॅक्स प्दबसनकम ज्ंेो ूपजी दव क्नम क्ंजम पर क्लिक करके चुन लिया जाता है।
च्ंहम 378
ज्ंेो विकल्प के दूसरे भाग में दिए गए उप-विकल्प ैवतज उल जंेा सपेज इल का प्रयोग व्नजसववा ज्वकंल में टास्क्स को क्नम क्ंजमए ब्तमंजपवद क्ंजमए ैजंतज क्ंजम या प्उचवतजंदबम के अनुसार आरोही ;।ेबमदकपदहद्ध अथवा अवरोही ;क्मेबमदकपदहद्ध क्रम में ैवतज करने के लिए किया जाता है।
ैजलसमे इस विकल्प का प्रयोग व्नजसववा ज्वकंल में टास्क्स को विभिन्न स्टाइल जैसे, ैजंदकंतक ;ज्ूव ब्वसनउदद्ध ए ैजंदकंतक ;व्दम ब्वसनउदद्ध ए ॅपदजमत अथवा ैनउउमत आदि में प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है।
जब हम व्नजसववा ज्वकंल के सभी विकल्पों का वांछित निर्धारण कर लेते हैं, तो ैंअम ब्ींदहमे नामक विकल्प पर क्लिक कर देते हैं। व्नजसववा ज्वकंल को कस्टमाइज करने से पूर्व , जो डेटा आपने ज्ंेो में इनपुट किए , वो इनफाॅर्मेशन व्यूअर मोड में इनपुट किए गए थे। अतः टास्क्स के ैनइरमबज के साथ, उसके अन्य तत्व जैसे ैजंतज क्ंजमए च्तपवतपजल ए ैजंजने इनपुट नही किये जा सके थे। आउटलुक 2002 में कोई भी नया टास्क या काॅन्टैक्ट को सम्पूर्ण डेटा के साथ इनपुट करने के लिए फाॅर्म में आसानीपूर्वक इन्ट्री की जाती है।
फाॅर्म का प्रयोग कर डेटा इनपुट करना
आइए, सर्वप्रथम फाॅर्म का प्रयोग कर नये टास्क को इनपुट करते हैं। ऐसा करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करना होगा
सबसे पहले स्टैण्डर्ड टूलबार पर दिए गए छमू टूल आइकन क्लिक करने पर अथवा थ्पसम मेन्यू के छमू विकल्प पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में से ज्ंेो विकल्प पर क्लिक करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति न्दजपजसमक दृ ज्ंेा विन्डो का प्रदर्शन होता है
इस विन्डो में हम ैनइरमबज के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में टास्क का विषय अथवा नाम टाइप करते हैं।
क्नम क्ंजम तथा ैजंतज क्ंजम बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर बारी-बारी से क्लिक करते हैं। जब
च्ंहम 379
हम इन डाउन ऐरोज पर क्लिक करते हैं, तो वर्तमान माह का कैलेण्डर प्रदर्शित होता है, इस कैलेण्डर में से वांछित तिथि को चुनकर क्रमशः टास्क के समापन तथा प्रारम्भ की तिथि को निर्धारित किया जाता है।
ैजंजने सैलेक्शन बाॅक्स पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से वांछित विकल्प को चुनकर टास्क की वर्तमान स्थिति का निर्धारण किया जाता है।
च्तपवतपजल सैलेक्शन बाॅक्स पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले सूची में वांछित विकल्प को चुनकर टास्क की प्राथमिकता का निर्धारण किया जाता है।
त्मउपदकमत चैक बाॅक्स को चुनने पर इसके सामने दिए गए विकल्प सक्रिय हो जाते है। इनका प्रयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जाता है, कि इस टास्क के लिए हमें कब याद दिलाया जाए। इसके लिए तिथि तथा समय का निर्धारण तिथि तथा समय वाले बाॅक्स में किया जाता है। इस रिमाइन्डर के लिए ध्वनि संकेत का निर्धारण ैवनदक बटन पर क्लिक करके पूर्व की भांति किया जाता है।
टास्क की कैटेगरी निर्धारित करने के लिए ज्ंेा एप्लीकेशन विन्डो के सबसे नीेचे प्रदर्शित होने वाले ब्ंजमहवतपमे बटन पर क्लिक करते हैं। अब पृष्ठ 372 पर दिए गए दूसरे चित्र की भांति ब्ंजमहवतपमे डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इसमें ।अंपसंइसम ब्ंजमहवतपमे के नीचे दिए गए बाॅक्स में से वांछित कैटेगरी के नाम से पहले दिए गए चैक बाॅक्स को चुन लिया जाता है। अब सक्रिय होने वाले पुश बटन ।कक जव स्पेज पर क्लिक करने पर यह कैटेगरी ऊपर वाले बाॅक्स में प्रदर्शित होने लगती है। इसके उपरान्त पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर हम पुनः ज्ंेा एप्लीकेशन विन्डो में वापस आते हैं।
इस टास्क को सेव करने के लिए थ्पसम मेन्यू में दिए गए विकल्प ैंअम का प्रयोग करके इस टास्क को सुरक्षित कर लिया जाता है। इब हमारे द्वारा प्रविष्ट किया गया टास्क ैनइरमबज बाॅक्स में टाइप किए टैक्स्ट के नाम से सुरक्षित हो जाता है। ज्ंेो फोल्डर में नया टास्क जोड़ने के लिए पुनः उपरोक्त प्रक्रिया को अपनाया जाएगा।
च्ंहम 380
आउटलुक 2002 में ई-मेल भेजना
आउटलुक 2002 में ई-मेल मैसेज भेजने के लिए आउटलुक बार में से डल ैीवतजबनजे गु्रप को चुनने पर प्रदर्शित होने वाले आइकन्स में से क्तंजि आइकन पर क्लिक करके इन्फाॅरमेशन व्यूअर में माउस प्वाॅइन्टर को लाकर माउस का बायां बटन लगातार दो बार दबाया जात है। अब माॅनीटर स्क्रीन पर पिछले पृष्ठ पर दिए गए चित्र की भांति ई-मेल एडीटर , माइक्रोसाॅफ्ट वर्ड में व्चमद होकर प्रदर्शित होता है।
यहां पर हम ज्व के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में, उस व्यक्ति अथवा संस्था का ई-मेल एड्रेस टाइप करते हैं, जिसें हमें ई-मेल भेजना है। यदि हम ज्व बाॅक्स में ई-मेल एड्रेस टाइप किया जाता है, जिसको भेजी जाने वाली ई-मेल की एक प्रति भेजनी है। ैनइरमबज के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में हम भेजी जाने वाली ई-मेल का विषय टाइप कर देते हैं।
ैनइरमबज बाॅक्स के नीचे दी गई विन्डो में हम सन्देश को टाइप करते हैं। यदि हम सन्देश के साथ किसी अन्य फाइल को भी सम्बद्ध ;।जजंबीद्ध करके भेज सकते हैं। इसके लिए हमें इसके प्देमतज मेन्यू के विकल्प थ्पसम का प्रयोग करना होगा । इस विकल्प का प्रयोग करने पर प्रदर्शित होने वाले प्देमतज थ्पसम डायलाॅग बाॅक्स में से उस फाइल चुनकर पुश बटन प्देमतज पर क्लिक करने पर , इन्सर्ट की गई फाइल ई-मेल के रूप में ।जजंबी (अटैच) हो जाती है। अब हम आप ई-मेल को भेजने के लिए ैमदक टूल पर क्लिक करते हैं।
डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट या ग्रुप बनाना
डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट किसी टीम अथवा गु्रप के लोगों के एड्रेस अथवा काॅन्टैक्ट की एक सूची होती है। डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट के प्रयोग करने का लाभ यह है, किसी मैसेज को अलग-अलग व्यक्तियों को न भेजकर केवल टीम को भेज दिया जाता है। डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट को बनाने के लिए हम निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करते हैं
आउटलुक के ज्ववसे मेन्यू के पहले विकल्प ।ककतमेे ठववा पर क्लिक करते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर नीचे बाई ओर दिए गए चित्र की भांति ।ककतमेे ठववा विन्डो का प्रदर्शन होता है।
अब इस विन्डो के थ्पसम मेन्यू के पहले विकल्प छमू म्दजतल पर क्लिक करते हैं। परिणामस्वरूप, ऊपर दाई ओर दिए गए चित्र की भांति छमू म्दजतल डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में ैमसमबज जीम मदजतल जलचम के नीचे दिए गए बाॅक्स में से छमू क्पेजतपइनजपवद स्पेज विकल्प
च्ंहम 381
को चुनकर , पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर उपरोक्त चित्र की भांति न्दजपजसमक क्पेजतपइनजपवद स्पेज विन्डो का प्रदर्शन होता है।
इस विन्डो में छंउम के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में क्लिक करके टीम अथवा गु्रप का नाम टाइप कर देते हैं।
इसके उपरान्त पुश बटन ैमसमबज डमउइमते पर क्लिक करते हैं, माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ैमसमबज डमउइमते डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
ैमसमबज डमउइमत विकल्प का प्रयोग, आउटलुक 2002 में ब्वदजंबज फोल्डर तथा ।ककमेे ठववा के अन्तर्गत पहले से बनाएं गए काॅन्टेक्ट्स में से वर्तमान नामों को चुनकर ग्रुप बनाने के लिए किया जाता है। अतः हम बनाए जा रहे ग्रुप अथवा डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट में जिस नाम केा सम्मिलित करना चाहते हैं, उस नाम को चुनकर पुश बटन डमउइमतेझ पर क्लिक कर देते हैं। अब वह नाम ।कक जव क्पेजतपइनजपवद स्पेज बाॅक्स में स्थानान्तरित हो जाता है।
बनाई गई डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट को ैंअम करने के लिए थ्पसम मेन्यू के विकल्प ैंअम का प्रयोग करते हैं।
डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट को निर्धारित करने के पश्चात् थ्पसम मेन्यू के विकल्प ब्सवेम पर अथवा इसकी टूलबार पर दिए गए विकल्प ैंअम ंदक ब्सवेम का प्रयोग करने पर हम पुनः ।ककतमेे ठववा विन्डो में वापस आ जाते हैं।
गु्रप या डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट को ई-मेल भेजना
किसी ग्रुप के सभी सदस्य अथवा डिस्ट्रब्यूशन लिस्ट को ई-मेल भेजने के लिए हम ई-मेल विन्डो में दिए गए ज्व अथवा ब्ब् टैक्स्ट बाॅक्स में डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट का नाम टाइप कर देते हैं अथवा ज्व या ब्ब् से पहले दिए गए आइकन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले ैमसमबज छंउमे डायलाॅग बाॅक्स में से डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट अथवा गु्रप (टीम) का नाम चुन लेते हैं, जिसे हमें ई-मेल भेजना है।
अब पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर हम वापस डमेेंहम विन्डो मेें आ जाते हैं। इस विन्डो में ई-मेल का विषय ैनइरमबज के सामने उिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में तथा नीचे बडे़ बाॅक्स में ई-मेल सन्देश को टाइप करके टूल आइकन ैमदक पर क्लिक करके ई-मेल को भेजा जा सकता है।
च्ंहम 382
किसी मेम्बर को गु्रप या डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट में जोड़ना
पहले से बिना डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट में किसी नए सदस्य का नाम जोड़ने के लिए हमें निम्नलिखित चरणो का अनुसरण करना होगा
आउटलुक के ज्ववसे मेन्यू के पहले विकल्प ।ककतमेे ठववा पर क्लिक करते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति ।ककतमेे ठववा विन्डो का प्रदर्शन होता है
इस विन्डो में से उस डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट को चुन लेते हैं, जिसमें नए सदस्य (मेम्बर) को जोड़ा जाना है।
इसके उपरान्त चुनी गई डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर माउस का बायां बटन लगातार दो बार क्लिक करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति क्पेजतपइनजपवद स्पेज विन्डो प्रदर्शित होती है
इस विन्डो में पुश बटन ।कक छमू पर क्लिक करने पर निम्नांकित चित्र की भांति माॅनीटर स्क्रीन पर ।कक
च्ंहम 383
छमू डमउइमत डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में क्पेचसंल छंउम के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में व्यक्ति का नाम तथा म्.उंपस ।ककतमेे के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में उस व्यक्ति का ई-मेल एड्रैस टाइप कर दिया जाता है।
यदि हम मेम्बर (व्यक्ति) का एड्रैस ब्वदजंबजे फोल्डर (एड्रैस बुक) में सम्मिलित करना हैं, तो ।कक जव ब्वदजंबजे चैक बाॅक्स पर क्लिक करके इसे चुन लेते हैं।
अन्त में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर हम पुनः क्पेजतपइनजपवद स्पेज विन्डो में वापस आ जाते हैं तथा यह नाम डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट में सम्मिलित होकर प्रदर्शित होने लगता है।
डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट से किसी मेम्बर को हटाना
डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट से किसी मेम्बर को हटाने के लिए पिछले पृष्ठ पर दिए गए दूसरे चित्र में दर्शाई गई क्पेजतइनजपवद स्पेज विन्डो में उस मेम्बर चुनकर पुश बटन त्मउवअम पर क्लिक करते हैं।
ई-मेल मैसेज फाॅरमेट को निर्धारित करना
आउटलुक 2002 ई-मेल मैसेज के तीन फाॅरमेट्स का समर्थन करता है-
भ्ज्डस् यह फाॅरमेट आउटलुक 2002 का क्मंिनसज फाॅरमेट है। हम जब भी आउटलुक में ई-मेल तैयार करते हैं तो यह भ्ज्डस् ;भ्लचमत ज्मगज डंतानच स्ंदहनंहमद्ध फाॅरमेटिंग, जैसे, बैकग्राउन्ड का निर्धारण करना, बुलेट्स एवं नम्बरिंग का प्रयोग एवं वेब पेेज पर प्रयक्त होने वाली अन्य फाॅरमेटिंग को प्रभावी कर सकते हैं। यह फाॅरमेट अधिकांशतः ई-मेल सिस्टम्स में उपलब्ध है।
त्पबी ज्मगज इस फाॅरमेट में हम ई-मेल मैसेज के टैक्स्ट के फाॅन्ट को फाॅरमेट कर सकते है। पैराग्राफ को ।सपहद कर सकते हैं। बुलेटेड लिस्ट का प्रयोग कर सकते हैं। यह फाॅरमेट केवल डपबतवेवजि म्गबींदहम ब्सपमदज 4.00 और 5.00 संस्करण तथा आउटलुक के सभी संस्करणों में उपलब्ध हैं।
च्संपद ज्मगज यह फाॅरमेट, ब्वनतपमत फाॅन्ट में ई-मेल मैसेज के टैक्स्ट को प्रदर्शित करता है तथा इसमें किसी भी प्रकार की फाॅरमेटिंग नहीं किया जा सकती ।
ई-मेल मैसेज फाॅरमेट को निर्धारित करने के लिए हम निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करते हैं
आउटलुक के ज्ववसे मेन्यू के पहले विकल्प व्चजपवदे पर क्लिक करते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स के छह मुख्य विकल्प होते हैं। ई-मेल मैसेज का फाॅरमेट निर्धारित करने के लिए इस डायलाॅग बाॅक्स के तीसरे मुख्य विकल्प डंपस थ्वतउंज का प्रयोग किया जाता है।
डंपस थ्वतउंज विकल्प का प्रयोग करने पर व्चजपवदे
च्ंहम 384
डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर नीचे बाई ओर दिए गए चित्र की भांति होता हैं। इस डायलाॅग बाॅक्स में ब्वउचवेम पद जीपे उमेेंहम वितउंज के सामने दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली ड्राॅप-डाउन लिस्ट में तीनों प्रकार की ई-मेल फाॅरमेटिंग के नाम प्रदर्शित होते हैं। इनमें से वांछित फाॅरमेट को चुन लेते हैं।
प्दजमतदमज डंपस से सम्बन्धित विकल्पों को निर्धारित करने के लिए इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन प्दजमतदमज थ्वतउंज पर क्लिक करते हैं, अब माॅनीटर स्क्रीन पर ऊपर दाई ओर दिए गए चित्र की भांति प्दजमतदमज थ्वतउंज डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। यदि हम ई-मेल मैसेज में सम्मिलित किए गए पिक्चर अथवा ग्राफ को हाइपरलिंक के रूप में प्रयोग करना चाहते हैं, तो भ्ज्डस व्चजपवदे के नीचे दिए गए चैक बाॅक्स पर क्लिक करके उसे चुन लेते हैं अर्थात् इस चैक बाॅक्स को चैक ;√द्ध कर देते हैं।
ई-मेल भेजने के लिए हम जिस मैसेज फाॅरमेट को चुनना चाहते हैं, उस फाॅरमेट को ॅीमद ेमदकपदह व्नजसववा त्पबी ज्मगज उमेेंहमे जव प्दजमतदमज तमबपचपमदजे ए नेम जीपे वितउंज के नीचे दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली ड्राॅप डाउन लिस्ट में से चुन लेते हैं। अब पुश व्ज्ञ पर क्लिक करने पर हम वापस व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स मेे आ जाते हैं।
ई-मेल के टैक्स्ट का डिफाॅल्ट बैकग्राउण्ड कलर व फाॅन्ट का निर्धारण
ई-मेल टैक्स्ट का डिफाल्ट बैग्राउन्ड कलर , फाॅन्ट तथा पिक्चर आदि का निर्धारण करने के लिए हम निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करते हैं
आउटलुक के ज्ववसे मेन्यू के पहले विकल्प व्चजपवदे पर क्लिक करते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर पिछले पृष्ठ पर दिए गए चित्र की भांति व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स के छह मुख्य स्क्रीन पर ऊपर बाई ओर दिए गए चित्र की भांति होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स के दूसरे भाग ैजंजपवदंतल ंदक थ्वदज में दिए गए पुश बटन ैजंजपवदंतल च्पबामत पर माउस
च्ंहम 385
प्वाॅइन्टर लाकर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति ैजंजपवदंतल च्पबामत डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में ैजंजपवदंतल के नीचे स्थित बाॅक्स में विभिन्न बैकग्राउण्ड स्टेशनरीज की सूची प्रदर्शित होती है। इनमें हम जिस भ स्टेशनरी पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर क्लिक करते हैं, उसका प्रदर्शन च्तमअपमू के नीचे दिए गए बाॅक्स में होता है। अब हम एक-एक स्टेशनरी पर क्लिक कर , उसका प्रिव्यू देख लेते हैं।
यदि आप चुनी गई स्टेशनरी के बैकग्राउण्ड का रंग तथा फाॅन्ट अपनी इच्छानुसार परिवर्तित करना चाहते हैं, तो उस स्टेशनरी को चुनकर इस डायलाॅग बाॅक्स में पुश बटन म्कपज पर क्लिक करते हैं।
पुश बटन म्कपज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर नीचे बाई ओर दिए गए चित्र की भांति म्कपज ैजंजपवदंतल डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
स्टेशनरी में ई-मेल सन्देश के लिए प्रयोग होने वाले फाॅन्ट को परिवर्तित करने के लिए डमेेंहम थ्वदज वाले भाग में दिए गए पुश बटन ब्ींदहम थ्वदज का प्रयोग किया जाता है। इस पुश बटन पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर ऊपर दाई ओर दिए गए चित्र की भांति थ्वदज डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में से हम ई-मेल सन्देश के लिए वांछित फाॅन्ट, फाॅन्ट स्टाइल, फाॅन्ट आकार तथा फाॅन्ट कलर का निर्धारण करके पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर पुनः म्कपज ैजंजपवदंतल डायलाॅग बाॅक्स में वापस आ जाते हैं।
स्टेशनरी में प्रदर्शित होने वाले पिक्चर तथा बैकग्राउन्ड कलर का निर्धारित करने के लिए ठंबा ळतवनदक वाले भाग में रेडियो बटन के रूप में दिए गए च्पबजनतम अथवा ब्वसवत विकल्प को चुनने पर इसके सामने दिए गए सैलेक्शन बाॅक्स के सक्रिय होने पर , इस सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर
च्ंहम 386
प्रदर्शित होने वाली सूची में से वांछित पिक्चर अथवा रंग को चुन लिया जाता है। अब पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करन ेपर हम पुनः ैजंजपवदंतल च्पबामत डायलाॅग बाॅक्स में वापस आ जाते हैं।
अब ैजंजपवदंतल च्पबामत डायलाॅग बाॅक्स में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करते हम व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स में वापस आ जाते हैं।
व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स में ।चचसल पुश बटन पर क्लिक करने के उपरान्त पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करते हैं।
अब हम जब भी कोई नया ई-मेल सन्देश तैयार करते है, तो उसकी बैकग्राउण्ड तथा सन्देश का फाॅन्ट आदि हमारे द्वारा किए गए निर्धारण के अनुरूप प्रदर्शित होता है।
ई-मेल सन्देश में सिगनेचर्स का प्रयोग
सिगनेचर्स का प्रयोग ई-मेल सन्देश में महत्वपूर्ण डेटा को स्वतः ही प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है; जैसे सन्देश के अन्त में अपना एड्रैस , किसी प्रोडक्ट का प्रचार इत्यादि के लिए। हम आउटलुक 2002 में अनेक सिगनेचर्स तैयार कर सकते हैं तथा उन सिगनेचर्स में से वांछित सिगनेचर का प्रयोग अपने ई-मेल सन्देश पर कर सकते हैं। आउटलुक 2002 में सिगनेचर्स तैयार के लिए हम निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करते हैं
आउटलुक के ज्ववसे मेन्यू के पहले विकल्प व्चजपवदे पर क्ल्कि करते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर पृष्ठ 383 पर दिए गए चित्र की भांति व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स के छह मुख्य विकल्पों में से डंपस थ्वतउंज विकल्प का प्रयोग करने पर व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन माॅनीटर स्क्रीन पर पृष्ठ 384 पर बाई ओर दिए गए चित्र की भांति होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स के तीसरे भाग ैपहदंजनतम में दिए गए पुश बटन ैपहदंजनतमे पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन नीचे बाई ओर दिए गए चित्र की भांति ब्तमंजम ैपहदंजनतम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है
इस डायलाॅग बाॅक्स में पुश बटन छमू पर क्लिक करने पर नया सिगनेचर निर्धारित करने के लिए ब्तमंजम छमू ैपहदंजनतम डायलाॅग बाॅक्स में म्दजमत ं दंउम वित लवनत दमू ेपहदंजनतम के नीेचे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में तैयार किए
च्ंहम 387
जाने वाले नए सिगनेचर का नाम टाइप कर देते हैं। अब पुश बटन छमगज पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति म्कपज ैपहदंजनतम डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में हम ैपहदंजनतम ज्मगज के नीचे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में वह टैक्स्ट कर दिया जाता है, जिसे हम ई-मेल सन्देश में प्रदर्शित करना चाहते हैं। टाइप किए गए टैक्स्ट को चुनकर उसका फाॅन्ट , फाॅन्ट स्टाइल तथा फाॅन्ट के रंग का निर्धारण पुश बटन थ्वदज पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले थ्वदज डायलाॅग बाॅक्स में से किया जाता है तथा टैक्स्ट का ।सपहदउमदज पुश बटन च्ंतंहतंची पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले च्ंतंहतंची डायलाॅग बाॅक्स में किया जाता है। इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन ब्समंत का प्रयोग उपरोक्त टैक्स्ट बाॅक्स को रिक्त करने के लिए किया जाता है।
यदि हम सिगनेचर टैक्स्ट में हाइपरलिंक अथवा इमेज; जैसे पिक्चर, ग्राफ आदि , का प्रयोग करना चाहत है, तो पुश बटन ।कअंदबम म्कपज पर किल्क करते हैं, अब माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति डपबतवेवजि व्नजसववा एक सन्देश बाॅक्स प्रदर्शित करता है।
इस सन्देश बाॅक्स में पुश बटन ल्मे पर क्लिक करने पर सिगनेचर का टैक्स्ट निम्नांकित चित्र की भांति डपबतवेवजि थ्तवदजच्ंहम में प्रदर्शित होता है
च्ंहम 388
इस एडीटर में सिगनेचर टैक्स्ट में वांछित फाॅरमेटिंग करके इसके थ्पसम मेन्यू में दिए गए विकल्प ैंअम का प्रयोग करके सिगने चर फाइल को ैंअम कर लेते हैं। टैक्स्ट की फाॅरमेंिटंग करना हम वर्ड 2002 में सीख चुके हैं। टैक्स्ट की फाॅरमेटिंग की उपरान्त इसके थ्पसम मेन्यू के म्गपज विकल्प का प्रयोग करने पर हम पुनः ब्तमंजम ैपहदंजनतम डायलाॅग बाॅक्स मे वापस आ जाते हैं।
अब पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर हम व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स वापस आ जाते हैं।
इस प्रकार हमने सिगनेचर बनाना सीखा। अब हम ई-मेल सन्देश में इन सिगनेचर्स का प्रयोग कर सकते हैं। किसी ई-मेल सन्देश के टैक्स्ट में सिगनेचर का प्रयोग करने के लिए आप जब हम ई-मेल तैयार करते हैं, तो यह सिगनेचर स्वतः ही मैसेज विन्डो में प्रदर्शित होता है। मैसेज टेक्स्ट विन्डो में इस सिगनेचर को हम अपनी आवश्यकतानुसार निर्धारित कर सकते है।
आउटलुक च्तवपिसमे
च्तवपिसम एक फाइल होती है, जिसमें आउटलुक के काॅन्फिगरेशन सम्बन्धित इनफाॅरमेशन संग्रहीत रहती हैं। च्तवपिसम हमारे कम्पयूटर (लोकल कम्प्यूटर) में स्टोर रहती हैं। आउटलुक च्तवपिसम को निर्धारित करने से पूर्व आइए च्तवपिसम से सम्बन्धित मूलभूत जानकारियां प्राप्त करते हैं। आउटलुक 2002 का प्रयोग करके हम , ई-मेल एकाउन्ट्स को निम्नलिखित में से किसी भी ैमतअमत (सर्वर) से जोड़ सकते हैं
डपबतवेवजि म्गबींदहम ैमतअमत इस सर्वर का प्रयोग कर हम मेल-बाॅक्स ।बबमेे कर सकते हैं, मेल को पढ़ सकते हैं, मेल का जवाब भेज सकते हैं तथा च्नइसपब फोल्डर को ।बबमेे कर सकते हैं। साथ ही डाॅक्यूमेण्ट्स को ैींतम भी कर सकते हैं।
च्व्च्3 ;च्वेज व्ििपबम च्तवजवबवसद्ध इस सर्वर का प्रयोग करके हम इन्टनेट सर्विस प्रोवाइडर ;प्ैच्द्ध से ई-मेल को डाउन-लोड कर सकते हैं।
प्ड।च् ;प्दजमतदमज डमेेंहम ।बबमेे च्तवजवबवसद्ध इस सर्वर का प्रयोग करके हम ई-मेल का डाउन लोड कर सकते हैं, साथ ही मेल-बाॅक्स फोल्डर्स को सिनक्रोनाइज भी कर सकते हैं।
भ्ज्ज्च् ;भ्लचमतजमगज ज्तंदेमित च्तवजवबवसद्ध इस सर्वर का प्रयोग करके हम ई-मेल को डाउन लोड कर सकते हैं, साथ ही मेल-बाॅक्स फोल्डर्स को सिनक्रोनाइज भी कर सकते हैं।
श्रवनदंस का प्रयोग
आउटलुक में जनरल एक ऐसा फोल्डर में जहां हमारे द्वारा कम्प्यूटर पर किए जाने वाले कार्यो की समस्त गतिविधियों रिकाॅर्ड होती रहती हैं। जनरल हमारे द्वारा प्रेषित अथवा प्राप्त किए गए ई-मेल, मीटिंग त्मेचवदेमए टास्क त्मुनमेज तथा आॅफिस ग्च् के किसी भी एप्लीकेशन में बनाएं गए डाॅक्यूमेण्ट्स इत्यादि से सम्बन्घित जानकारियों का स्वतः ही रिकाॅर्ड करता है। जनरल को स्वतः ही आइटम्स से सम्बन्धित जानकारियों का रिकाॅर्ड करने के लिए हम निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करते हैं
आउटलुक के ज्ववसे मेन्यू के पहले विकल्प व्चजपवदे पर क्लिक करते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर पृष्ठ 383 पर दिए गए चित्र की भांति व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स के ब्वदजंबजे वाले भाग में दिए गए पुश बटन श्रवनतदंस व्चजपवदे पर क्लिक करने पर माॅनीटर
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स्क्रीन पर संलग्न चित्र की भांति श्रवनतदंस व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में ।नजवउंजपबंससल तमबवतक जीमेम पजमउे के नीचे दिए गए बाॅक्स में श्रवनतदंस में स्वतः ही रिकाॅर्ड किए जा सकने वाले आइटम्स को चुन लेते हैं, जिन्हें हम श्रवनतदंस द्वारा स्वतः ही रिकाॅर्ड करना चाहते है; जैसे , ई-मेल, टास्क रेसपाॅन्स इत्यादि के लिए।
इस डायलाॅग बाॅक्स में ।कक तमबवतक पिसमे तिवउ के नीचे दिए गए आॅफिस ग्च् के उन एप्लीकेशन्स को चुन लेते हैं, जिनमें बनने वाले डाॅक्यूमेन्ट्स सम्बन्धित जानकारियों को हम श्रवनतदंस रिकाॅर्ड करना चाहते हैं।
इस डायलाॅग बाॅक्स में थ्वत जीमेम बवदजंबजे के नीचे दिए, काॅन्टैक्ट्स में से उन काॅन्टैक्ट्स को चुन लेते हैं, जिनके साथ होने वाले प्रत्येक ब्वउनदपबंजपवद को हम रिकाॅर्ड करना चाहते हैं।
इस डायलाॅग बाॅक्स में थ्वत जीमेम बवदजंबजे के नीचे दिए, काॅन्टैक्ट्स में से उन काॅन्टैक्ट्स को चुन लेते हैं, जिनके साथ होने वाले प्रत्येक ब्वउउनदपबंजपवद को हम रिकाॅर्ड करना चाहते हैं।
इस डायलाॅग बाॅक्स के क्वनइसम.बसपबापदह ं रवनतदंस मदजतल वाले भाग में रेडियों बटन्स के रूप में दिए गए दो विकल्पो में पहले विकल्प , व्चमदे जीम रवनतदंस मदजतल को चुन लेते हैं। इससे जब हम जनरल फोल्डर को खोलकर किसी आइटम पर डबल-क्लिक करत हैं, तो वह आइटम प्रविष्टि के साथ खुलकर प्रदर्शित होगा।
अब पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर श्रवनतदंस के लिए निर्धारित किए गए विकल्प ैंअम हो जाएंगें तथा हम पुनः व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स में वापस आ जाएंगे।
व्चजपवदे डायलाॅग बाॅक्स में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर यह डायलाॅग बाॅक्स भी बन्द हो जाता है।
अब हम आउटलुक 2002 अथवा आॅफिस ग्च् के किसी भी एप्लीकेशन में जो भी कार्य करेंगे, उससे सम्बन्धित इनफाॅरमेशन की प्रविष्टि स्वतः श्रवनतदंस में हो जाएगी।
श्रवनतदंस में मैनुअली प्रविष्टि करना
श्रवनतदंस में मैनुअली स्वयं प्रविष्टि करने के लिए हम आउटलुक टूलबार पर दिए गए श्रवनतदंस आइकन पर क्लिक करते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर जरनल , ज्पउम स्पदम टपमू मेें अगले पृष्ठ पर दिए गए पहले चित्र की भांति खुल जाता है। इस प्रदर्शन में प्रत्येक प्रविष्टि से पूर्व म्गचंदक बटन ;़द्ध प्रदर्शित हो रहा है। इस प्रविष्टि को देखने के लिए इस म्गचंदक बटन पर क्लिक करना होता है। अब यह म्गचंदक बटन ब्वससंचेम बटन ;.द्ध में परिवर्तित हो जाता है। इस बटन पर क्लिक करने पर प्रविष्टि ब्वससंचेम हो जाती है।
अगले पृष्ठ पर दिए गए पहले चित्र में श्रवनतदंस में केवल दो ही प्रकार की प्रविष्टियां प्रदर्शित हो रही हैं। हम श्रवनतदंस में लगभग 20 प्रकार की प्रविष्टियां कर सकते हैं। नई श्रवनतदंस प्रविष्टि तैयार करने के लिए, आउटलुक की स्टैण्डर्ड टूलबार पर दिए गए छमू टूल आइकन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में से श्रवनतदंस म्दजतल विकल्प को चुनते हैं। आउटलुक के थ्पसम मेन्यू के पहले विकल्प छमू पर माउस प्वाॅइन्टर लाने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में संे श्रवनतदंस म्दजतल विकल्प का प्रयोग करके अथवा इनफाॅरमेशन व्यूअर विन्डो में माउस प्वाॅइन्टर लाकर डबल क्लिक करके भी नई श्रवनतदंस प्रविष्टि तैयार करने का कार्य किया जा सकते है। इन तीनों में कोई भी एक प्रक्रिया को
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अपनाने पर माॅनीटर स्क्रीन पर उपरोक्त चित्र की भांति न्दजपजसमक दृ श्रवनतदंस म्दजतल विन्डो का प्रदर्शन होता है। जैसाकि हम देख सकते हैं, श्रवनतदंस का पूर्व निर्धारित ;क्मंिनसजद्ध प्रविष्टि प्रकार च्ीवदम ब्ंसस है। आप यदि श्रवनतदंस में च्ीवदम ब्ंसस प्रकार की प्रविष्टि न करके किसी अन्य प्रकार की प्रविष्टि करना चाहते हैं, तो म्दजतल ज्लचम सैलेक्शन बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करते हैं। अब श्रवनतदंस के सभी प्रविष्टि प्रकारों की सूची में अगले पृष्ठ पर दिए गए पहले चित्र की भांति प्रदर्शित होती है।
इस सूची में से हम श्रवनतदंस में जिस प्रकार की प्रविष्टि करना चाहते हैं, उसे चुन लेते है। इसके पश्चात् श्रवनतदंस प्रविष्टि का विषय, ैनइरमबज के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में टाइप कर देते हैं। यदि कम्पनी का नाम भी ैजवतम किया
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जना आवश्यक हो, तो इसे ब्वउचंदल के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में टाइप कर दिया जाता है। स्टार्ट डेट और टाइम को ैजंतज ज्पउम फील्ड में निर्धारित कर देते है। यदि हम च्ीवदम ब्ंसस की प्रविष्टि कर रहे हैं, तो ैजंतज ज्पउमत बटन पर क्लिक कर देते हैं। यदि हम फोन काॅल कर रहे हैं, तो ज्पउमत स्वतः ही हमारे द्वारा की गई बातचीत में लगे समय को, क्नतंजपवद बाॅक्स में रिकाॅर्ड कर देगा। यदि हम अन्य प्रकार की इन्ट्रीज कर रहे हैं, तो क्नतंजपवद बाॅक्स के दाएं सिरे पर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली ड्राॅप-डाउन लिस्ट में से ड्यूरेशन (समय) चुनकर निर्धारित कर देते हैं।
यदि हम बनाई जा रही श्रवनतदंस प्रविष्टि के लिए नोट्स लिखना चाहते हैं, तो क्नतंजपवद सैलेक्शन बाॅक्स में छवजमे टाइप कर देते हैं। तैयार की जा रही श्रवनतदंस प्रविष्टि कैटेगरी के अनुसार रिकाॅर्ड करने के लिए ब्ंजमहवतपमे नामक पुश बटन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले ब्ंजमहवतपमे डायलाॅग बाॅक्स में वांछित कैटेगरी को चुन लेते हैं।
यदि हम चाहते हैं, कि हमको छोड़कर , अन्य लोग इस प्रविष्टि इन्ट्री को नही पढ़ सके , तो च्तपअंजम चैक बाॅक्स पर क्लिक करके इसे चुन लेते हैं। अन्त में श्रवनतदंस प्रविष्टि को सुरक्षित करने के लिए ैंअम ंदक ब्सवेम टूल बटन पर क्लिक करते हैं।
आउटलुक व्यूज
आउटलुक के व्यूज, माॅड्यूल ;ज्ंेोए ब्ंसमदकमतए व्नजसववा ज्वकंल इत्यादिद्ध के अनुसार बदलते रहते हैं। आउटलुक में मुख्य रूप से निम्नलिखित पांच प्रकार के व्यूज होते है
ज्ंइसम टपमू यह ज्ंेो का पूर्व निर्धारित व्यू है तथा इस व्यू में डेटा पंक्तियां तथा काॅलम्स में प्रदर्शित होते हैं।
ज्पउमसपदम टपमू इस व्यू में जनरल में घटनाएं समय के अनुरूप प्रदर्शित होती है।
ब्ंतक टपमू इस व्यू में ब्वदजंबजेए एड्रैस-कार्ड्स फाॅर्मेट में प्रदर्शित होते हैं।
क्ंलध्ॅममाध्डवदजी टपमू इस व्यू में ब्ंसमदकमत का डेट-नेवीगेटर, क्ंलए ॅवता ॅममाए ॅममा तथा डवदजी ठनजजवद के साथ प्रदर्शित होता है।
प्बवद टपमू यह व्यू छवजमे का डिफाल्ट व्यू होता है।
विभिन्न व्यूज का प्रयोग आउटलुक आइटम के डेटा को न केवल आसानीपूर्वक देखने के लिए किया जाता है,
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वरन् डेटा को गु्रप के अनुसार व्यवस्थित कर , प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। हम ब्नेजवउ टपमू तैयार करके न केवल डेटा को अच्छे ढंग से प्रदर्शित कर सकते हैं, बल्कि उन डेटा पर आधारित रिपोर्ट्स (जैसे कैलेण्डर, प्रोजेक्ट रिपोर्ट्स , ैीमकनसमे इत्यादि) बनाकर प्रिन्ट भी कर सकते हैं।
आइए,हम पहले से बने हुए व्यू का प्रयोग कर अपना टपमू बनाते हैं। पहले से बने हुए व्यू ;म्गपेजपदह टपमूद्ध के आधार पर अपना व्यू बनाने के लिए हम निम्नलिखित चरणांे का अनुसरण करते हैं
आउटलुक में ज्ंेोए ब्ंसमदकंतए ब्वदजंबजे इत्यादि में से उस माॅड्यूल को खोल लेते हैं, जिस पर आधारित नया व्यू बनाना चाहते हैं।
अब आउटलुक के टपमू मेन्यू के ब्नततमदज टपमू विकल्प पर माउस प्वाॅइन्टर को लाने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में से क्मपिदम टपमूे विकल्प को चुनते हैं, तो माॅनीटर स्क्रीन पर निम्नांकित चित्र की भांति कब क्मपिदम टपमूे३ण् डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है
नया टपमू तैयार करने के लिए इस डायलाॅग बाॅक्स में दिए गए पुश बटन छमू पर क्लिक करते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्रा की भांति व्यू का नाम तथा प्रकार निर्धारित करने के लिए ब्तमंजम ं छमू टपमू डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है।
इस डायलाॅग बाॅक्स में हम छंउम व िदमू अपमू के नीचे दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में तैयार कए गए जा रहे नए व्यू का नाम टाइप कर देते है।
इस व्यू का प्रकार, ज्लचम व िअपमू के नीचे दिए गए बाॅक्स में प्रदर्शित होने वाली विभिन्न व्यूज की सूची मे संे वांछित व्यू को चुनकर निर्धारित करते हैं।
इस डायलाॅग बाॅक्स के ब्ंद इम नेमक वद वाले भाग में तीन विकल्प रेडियो बटन्स के रूप में दिए होते हैं। इनमें से हम पहले विकल्प ज्ीपे विसकमतए अपेपइसम जव मअमतलवदम को चुन लेते हैं।
अन्त में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर टपमू ैनउउंतल डायलाॅग बाॅक्स का प्रदर्शन
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संलग्न चित्र की भांति होता है। इस डायलाॅग में थ्पमसके पुश बटन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले ैीवू थ्पमसके डायलाॅग बाॅक्स में से इस व्यू में वांछित फील्ड्स को जोड़ा अथवा हटाया जा सकता है। यहां पर हम अपनी नई फील्ड भी बना सकते हैं।
इस डायलाॅग में ळतवनच ठल पुश बटन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले ळतवनच ठल डायलाॅग बाॅक्स में से इस व्यू में डेटा के गु्रपिंग का निर्धारण किया जाता है।
यदि हम डेटा को साॅर्टिंग कर , प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो ैवतज पुश बटन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले ैवतज डायलाॅग बाॅक्स में से वांछित आइटम के अनुरूप साॅर्ट करने के लिए उस आइटम को चुनकर साॅर्टिंग का क्रम ;।ेबमदकपदह अथवा क्मेबमदकपदहद्ध का निर्धारण किया जाता है।
यदि हम किसी शर्त के आधार पर रिकाॅर्ड्स को निकालकर प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो थ्पसजमत पुश बटन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले थ्पसजमत डायलाॅग बाॅक्स में वांछित ब्तपजमतपं का निर्धारण किया जा सकता है।
।नजव थ्वतउंजजपदह पुश बटन पर करने पर प्रदर्शित होने वाले ।नजव थ्वतउंजपदह डायलाॅग बाॅक्स में से वांछित विकल्प को चुनकर आइटम्स पर आउटलुक का फाॅरमेटिंग रूल्स स्वतः ही व्यू में ।चचसल किया जा सकता है, जैसे प्दइवग के वे आइट्म्स, जो खोलकर नहीं पढे़ गए होंगे ;न्दतमंक प्जमउेद्ध बोल्ड में प्रदर्शित होंगे।
अब पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर हम वापस क्मपिदम टपमूे३ण् डायलाॅग बाॅक्स में आ जाते हैं। इस डायलाॅग बाॅक्स में अब ।चचसल छमू पुश बटन सक्रिय हो जाता है। इस पुश बटन पर क्लिक करने पर , बनाया गया व्यू वर्तमान फोल्डर पर ।चचसल हो जाता है।
अन्त में पुश बटन व्ज्ञ पर क्लिक करने पर नया व्यू आउटलुक के व्यूत लिस्ट में शामिल हो जाएगा।
बनाए ंगए व्यू को मिटाना
बनाए गए व्यू को डिलीट करने के लिए उस माॅड्यूल को ओपन करें, जिसमें वह व्यू बनाया गया है। इसके पश्चात् टपमू मीनू पर क्लिक कर, ब्नततमदज टपमू नामक विकल्प पर माउस प्वाॅइन्टर को ले जाकर , क्मपिदम टपमूे नामक उप-विकल्प पर क्लिक करें। उस व्यू को स्लेक्ट कर लें, जिसे डिलीट करना है। अन्त में पुश बटन क्मसमजम पर क्लिक करने पर बनाया गया व्यू मिट जाएगा
छवजमे का प्रयोग
हमारे दैनिक जीवन में कई ऐसे इन्फाॅर्मेशन होते हैं, जो ब्वदजंबज या ज्ंेो से सम्बन्धित नहीं होते हैं, जैसे जीवन बीमा निगम अथवा किसी बीमा का विवरण , फ्लाइट इन्फाॅर्मेशन इत्यादि । इस प्रकार के इनफाॅर्मेशन को आउटलुक में छवजमे अनुसरण करते हैं
आउटलुक के थ्पसम मेन्यू के छमू विकल्प पर माउस प्वाॅइन्टर लाने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू में से छवजमे विकल्प का प्रयोग करने पर माॅनीटर स्क्रीन पर संलग्न चित्र एक ब्लैंक नोट विन्डो डेट और टाइम के साथ प्रदर्शित होती है।
च्ंहम 394
इस ब्लैंक नोट में हम वांछित इनफाॅर्मेशन का टाइप कर देते हैं।
टाइप किए गए इनफाॅर्मेशन को सुरक्षित ;ैंअमद्ध करने के लिए नोट विन्डो के ऊपर दाई ओर दिए गए आइकन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले मेन्यू में से ैंअम ।े विकल्प को चुन लेते हैं। अब माॅनीटर स्क्रीन पर ैंअम ।े डायलाॅग बाॅक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलाॅग बाॅक्स मंे इस नोट का नाम थ्पसम दंउम के सामने दिए गए टैक्स्ट बाॅक्स में टाइप करके पुश बटन ैंअम पर क्लिक कर देते हैं। अब यह नोट दिए गए नाम से सुरक्षित हो जाता है।
नोट विन्डो को बन्द करने के लिए नोट विन्डो पर दिए गए ब्सवेम ;गद्ध बटन पर क्लिक कर देते हैं।
छवजमे को देखना
आउटलुक में नोट्स को देखने के लिए , हम आउटलुक बार पर दिए गए छवजमे फोल्डर पर क्लिक करते हैं। परिणामस्वरूप , इन्फाॅर्मेशन व्यूअर में सभी नोट्स प्रदर्शित हो जाते हैं। हम जिस नोट को खोलकर पढ़ना चाहते हैं, उस नोट पर माउस प्वाॅइन्टर लाकर डबल क्लिक करने पर नोट विन्डो में से नोट में दी गई सूचनाएं प्रदर्शित होने लगती है।
इस अध्याय में हमने माइक्रोसाॅफ्ट आउटलुक 2002 में किए जा सकने वाले विभिन्न कार्यो एवं आउटलुक 2002 में दी गई विभिन्न सुविधाओं ओर उनको प्रयोग करने के बारे में जानकारी प्राप्त की और यह देखा किस प्रकार आउटलुक 2002 हमारे जीवन के दैनिक गतिविधियों को व्यवस्थित करने के लिए एक उपयोगी एप्लीकेशन है। अब हम अगले अध्याय में माइक्रोसाॅफ्ट पब्लिशर 2002 का परिचय एवं प्रयोग के बारे में जानकारी प्राप्त करेंगे।

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